Airways New Zealand、AvePoint の Office 365 対応ツールを活用してコンプライアンス・記録管理対策を実施

クリティカル ニーズ

  • コンプライアンス移行
  • 記録管理
  • Office 365 Groups 管理
  • Office 365 バックアップ

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ハイライト

  • データ ディスカバリー プロセスを活用し、2019 年までにコンプライアンス移行を完了する計画を策定
  • 退職したメンバーの OneDrive for Business から、重要なファイルをリカバリー
  • クラウド環境上で PRA 準拠を達成する企業の先駆けとなる
  • レポート生成などの様々な機能を活用し、レコード管理の効率性を向上
  • 280 件以上存在する Office 365 Groups に対するガバナンスを、展開・ライフサイクル管理・ アーカイブのすべてのフェーズで強化
「AvePoint の製品を使うことで、コンプライアンス遵守を正しく行う企業としての姿勢をみせることができればと願っています」
Jenny Ryan 氏 デジタル トランスフォーメーション アナリスト Airways New Zealand

挑戦

ニュージーランドの国有企業である Airways には、公記録法 (Public Records Act /PRA) に準拠する運営が求められます。また、民間航空や安全衛生などの厳しい基準を遵守する必要もあります。

Airways ではこれらの厳しい要求に対応するため、老朽化してきたオンプレミス インフラストラクチャからクラウドに移行するプロジェクトに 2015 年から着手しました。Airways が準拠すべき法律・基準は、2005 年に改定された公記録法 (PRA) や、2016 年の 安全衛生改正法案 (Health and Safety Reform Bill) など多岐にわたっています。

そして Office 365 に移行したことで、Airways は 電子データ形式の記録がコンプライアンスを遵守する状態をどのように維持するか、またニュージーランド国立公文書館が定めた 「公的記録に対する必須基準」 をどのように守るかという問題に直面することとなりました。特に、ユーザーの操作ミスでファイルが誤消去されてしまうなどの原因で発生する重要データのロスをどのように防ぐかは、重大な課題となっていました。

しかし、Airways のデジタル情報チームの懸念は、コンプライアンスだけではありませんでした。監査の際に提出する必要のあるレポート作成の効率化や、エンド ユーザーの利活用促進、さらにはエンド ユーザー同士のコラボレーション環境の維持まで、Airways はさまざまな課題に直面していました。

「デジタル情報チームの最も重要なミッションは、Office 365 環境でエンド ユーザーに積極的に活動してもらうことです」 と、Airways New Zealand でデジタル トランスフォーメーション アナリストを務める Jenny Ryan 氏は説明します。この目標を達成するため、Airways は数多くのサード パーティ ベンダーを検討しましたが、最終的に選ばれたのは AvePoint でした。

AvePoint のソリューション

Office 365 に移行することになった Airways は、既定のバックアップ機能をどのように強化するかという問題を検討しはじめます。

「Office 365 のネイティブ バックアップ機能は、一般的な企業であれば問題がないのかもしれませんが、政府機関である我々にはより粒度の細かい、メールや OneDrive for Business、SharePoint 内のドキュメントといった、コンテンツ レベルまで対応したバックアップが必要でした」 と、Ryan 氏は説明します。

そして、AvePoint のツールは、重要な情報を個人用の OneDrive for Business に格納したまま退職してしまった職員が出た際に、早速役に立ちました。デジタル情報チームの適切なアクションと AvePoint Cloud Backup の機能により、重要なドキュメントを取り出すことに成功しました。

また、デジタル情報チームは、Airways のメンバーが Office 365 Groups を便利に活用しており、Office 365 の使用を開始してから実に 280 件以上のグループが作成されていることを把握しました。

これを受けて、Airways は AvePoint Cloud Governance と GroupHub をさらに導入し、グループの運用管理・削除などに役立てる計画です。特に、公記録法 (PRA) に準拠した形式でグループが自動作成される機能には、大きな期待が寄せられています。

「コンプライアンス順守環境の利用を簡単にしたいというのが、我々の目標です」 と Ryan 氏は語ります。「その意味では、AvePoint Cloud Governance を使うことで、SharePoint のサイトやグループの作成が簡単に、しかもコンプライアンスを準拠した形態で実行できるのは非常に便利だと考えています。

リクエストは質問票に回答するだけで簡単に上げることができる上、適切なメタデータも付加され、承認も自動化されているので、生産性の向上が期待できます。」

最終結果

Airways が必要としていたのは、コンプライアンスが効き、しかも簡単に利用できる情報環境でした。AvePoint の製品を利用してこの目標を達成した同社は、生産性アップやレポート機能の向上、柔軟なコラボレーションの促進など、さまざまな付加効果も手に入れることができました。

顧客紹介 Airways New Zealand

ニュージーランドの国有である Airways は、航空交通管制およびナビゲーション サービスを提供する企業です。航空交通管制に関連するコンサルティングやトレーニング サービスも提供しており、ニュージーランド国内以外にも 65 ヵ国で活動しています。

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