DocAve の利用により Microsoft® SharePoint® ハイブリッド環境への移行を実現したシャーロット郡庁

クリティカル ニーズ

  • ハイブリッド SharePoint 2013 環境へのシンプルな移行
  • SharePoint 管理タスクにかかる IT 面での負担を軽減
  • 自動制御機能により、環境内のガバナンスや機密データのセキュリティを確保することが可能に

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ハイライト

  • AvePoint Client Services により、300 GB のデータをオンプレミス SharePoint 2010 環境からハイブリッド SharePoint 2013 環境へ移行することに成功
  • クラウドに向けたコンテンツの単方向レプリケーションやアイテム レベルでの最小単位リストアなど、ハイブリッド SharePoint 環境の管理・保護作業をシンプル化
  • SharePoint サービス依頼処理を自動化するソリューションを導入、ポリシーを遵守した状態で環境内の機密データを監視
「AvePoint は当組織の SharePoint 移行作業を通じ、一貫して信頼できるアドバイザーであり続けてくれました」
Bryon Catlin シャーロット郡庁 情報サービス マネージャー

挑戦

15 万人の住民にサービスを提供しているシャーロット郡庁では、内外のリソース管理ツールとして Microsoft SharePoint を使用しています。ここでは 1,100 名の職員がビジネス プロセス自動化とドキュメント ストレージのプラットフォームとして SharePoint を利用しているほか、外部向け Web サイトのバックエンド テクノロジーとしても SharePoint を活用していました。

「当組織では現在プロセス自動化というテーマに取り組んでおり、SharePoint はそのエンジンともいうべき存在です」 シャーロット郡庁で情報サービス マネージャーを務める Bryon Catlin 氏は話します。「SharePoint のおかげで、請求書や行政承認などの処理にかかる時間を削減することができました」

今回シャーロット郡庁では、SharePoint の最新機能を活用すべく、SharePoint 2010 から SharePoint 2013 への移行を計画しました。これに伴い、オンプレミス環境にホストしていた Web サイトと内部 SharePoint 環境を、両方ともクラウドへと移すことを考えたといいます。「例えば災害が発生し、データ センターがオフラインになるような状況を想定し、外部にデータを移す必要性を感じていました」 Catlin 氏は話します。「これにより、災害以外の状況、例えばメンテナンス時に Web サイトを落とす、といったような場合にも改善が見込めると考えたのです」

しかし、ハイブリッド SharePoint 2013 環境への移行という複雑な作業を成功させるために、シャーロット郡庁は助けを必要とすることになります。「SharePoint 2013 に詳しく、初めての移行プロジェクトに失敗しないための経験を持った専門家を求めていました」 Catlin 氏は話します。

AvePoint のソリューション

新環境への移行を成功させるため、シャーロット郡庁は SharePoint における豊富な経験を持つ AvePoint との連携を決定しました。「AvePoint を選んだ大きな理由の一つは、AvePoint が Microsoft と強固な関係を築いていたという点です」 Catlin 氏は話します。「SharePoint をとりまく環境は日々進化していますが、AvePoint と協力することで常に最先端の状態を維持することができるだろうと感じました」

シャーロット郡庁が抱える SharePoint 移行作業の細かい調整を担当したのは、AvePoint Client Services (ACS) というチームでした。ACS はまず、シャーロット郡庁の既存環境に対してヘルスチェックを行い、それを元にベストな移行アプローチを提案したといいます。 「組織外からアイディアをもらい、移行計画の支援を受けるという形は結果的に良かったと思っています」 Catlin 氏は話します。「AvePoint は当組織の SharePoint 移行作業を通じ、一貫して信頼できるアドバイザーであり続けてくれました」

移行作業に伴い、ACS チームによって新たにハイブリッド SharePoint 2013 環境が設計、構築されました。ところが、まさにこの新環境の構築作業中、Microsoft は Office 365 - SharePoint Online の外部向け Web サイト機能に対するサポートの縮小を発表します。この機能はシャーロット郡庁にとって、Web サイトをホストする際に重要な部分を占めるものでした。組織の Web サイトをクラウドに展開するという当初の目的を達成するため、ACS チームはクラウド プロバイダーの Fpweb.net がホストする SharePoint 2013 環境へと Web サイト コンテンツを移すことを決断します。「Microsoft の発表は私たちが全く予期していなかったものでしたが、AvePoint はプロジェクトを当初の予定通り達成するべく対処してくれました」 Catlin 氏は話します。

移行作業にあたり ACS チームは、SharePoint 運用管理を実現するDocAve ソフトウェア プラットフォームの 1 モジュールとして AvePoint の DocAve 移行ソリューションを活用しました。ACS は DocAve を利用して移行作業を営業時間外に行い、外本番環境への悪影響を全く起こさないような形で実施しただけでなく、コンテンツを完全忠実な形で保持することで、組織の業務要件に沿った移行を実現しました。「DocAve のおかげで、移行作業を通じてダウンタイムを最小限に抑えることができました」 Catlin 氏は話します。「全ての部署が、必要な時に必要な SharePoint サイトへアクセスできるという環境が実現できたのです」

300 GB ものコンテンツを新たなハイブリッド環境へと移行することに成功した後も、シャーロット郡庁は DocAve の持つ様々な SharePoint 管理機能を活用しています。外部向け Web サイトのコンテンツが確実に組織内の公共情報部署 (PIO) で確認が行われてから公開されるという形を整えるため、当組織ではオンプレミス環境内の Web サイトを使用してインスタンスの変更を行うようなフローを策定しました。コンテンツ管理者によって変更や修正が加えられると、PIO がまず確認し、その後 DocAve によって単方向レプリケーションが行われることで、変更内容をクラウド環境へとプッシュされます。

「オンプレミス SharePoint 環境とクラウド SharePoint 環境の間では、DocAve レプリケーターが大活躍しています」 Catlin 氏は話します。

シャーロット郡庁ではまた、DocAve を使用して SharePoint コンテンツの保護も行っているといいます。DocAve バックアップ & リカバリーでは、個別アイテムから SharePoint 環境のメタデータ、セキュリティ設定、バージョン履歴など、すべてを保持したままでの完全忠実なバックアップ・リカバリー機能が可能です。「DocAve を導入したことで、アイテム レベルという最小単位でのリストアが可能になり、本当に助かっています」 Catlin 氏は話します。「SharePoint の既定機能では、サイト全体をリストアしてから必要なドキュメントを取り出す必要があったため数日かかることもざらでしたが、DocAve を使えば数分で済みます」

シャーロット郡庁では現在、シンプルな SharePoint サイト展開を自動制御できる DocAve Governance Automation を導入し、ユーザーの依頼に迅速に対応しながら IT 担当者の負担を軽減し、より簡単に組織内規定を遵守する形を構築することを検討しているといいます。さらに、AvePoint Compliance Guardian を導入することで、プライバシーやセキュリティー、コンプライアンスといった面で潜在的な問題を抱える機密コンテンツに対してよりプロアクティブな対応が可能になります。「DocAve Governance Automation や AvePoint Compliance Guardian を使用すれば、SharePoint が持つ様々な機能を最大限に活用しつつ、IT チームの負担を最小限に抑えることができると考えています。これは非常に大きいですね」 Catlin 氏は話します。

最終結果

AvePoint ソリューションの導入を決断したシャーロット郡庁では、ACS による移行サービスをはじめとする総合的なテクノロジーの提供を受け、ハイブリッド SharePoint 2013 環境の構築を成功させることができました。 「AvePoint によるカスタマー サービスも素晴らしいものでした」 Catlin 氏は話します。「良い会社とは、たとえ逆境の中にあっても対処できる組織だと思います。AvePoint はプロジェクトを通じて粘り強く私たちの力になってくれ、素晴らしい最終結果に導いてくれました」

顧客紹介 シャーロット郡庁

シャーロットは、フロリダ州にある郡 (カウンティ) です。シャーロット郡は、フロリダ州で都市圏を形成するプンタゴルダや、さらに合同統計地域を形成するノースポート・サラソータ大都市圏を含む地域にあります。

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