Coeur d’Alene Casino Resort Hotel、DocAve® の活用により Microsoft® SharePoint® Online への移行時間を 50 %短縮

クリティカル ニーズ

  • Microsoft Office SharePoint Server 2007 から SharePoint Online への自動化した完全忠実な移行
  • SharePoint Online 環境内での包括的なコンテンツ管理

事例を PDF でダウンロード

  • Coeur d’Alene Casino Resort Hotel
  • 顧客ロケーション 米国 アイダホ州
  • 業界 エンターテイメント
  • プラットフォーム SharePoint Online
  • AvePoint ソリューション

    コンテンツ マネージャー

    DocAve レガシー環境移行

ハイライト

  • Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 から Microsoft Office 365 – SharePoint Online へのアップグレード、ネイティブ機能の使用に比べ 50 %の時間短縮を実現
  • 30,000 件のアイテムを含むリストをわずか 10 分でクラウドへ移行。ネイティブ機能使用時に必要な 1.5 時間に対して 86 %の時間削減
  • 最小単位の移行機能を使用することで、SharePoint データ全体の約 14 %を削減しアップグレード、ビジネスに必要なデータのみの移行を実現
  • すべての権限を含む完全忠実なデータの移行。SharePoint Online 環境でユーザーがセキュリティ レベル範囲外のコンテンツに対してアクセス権がないことを保証し、社内規定の遵守を維持
“DocAve の導入によって移行作業が自動化され、作業全体を通してすべての権限を維持できたことが、コンプライアンス準拠の強化に繋がりました”
RyAnne Abrahamson IT システム部門、技術者 Coeur d’Alene Casino Resort Hotel

挑戦

イントラネットを利用し社内でのコラボレーションを容易に行うため、CCRH は SharePoint の導入に乗り出しました。ユーザーがリゾートで開催されるイベント情報の入力・トラッキングに使用できる中央化したカレンダーなど、組織はプラットフォームに備わっている既定の機能を使用しました。

SharePoint ではセキュリティ インシデントや医療報告、職務内容などを一元管理できたほか、ドキュメント ライブラリを活用して社内でドキュメントを共有し、コラボレーションを容易に行うことも実現しました。「SharePoint が提供するドキュメントのチェックアウト機能により、社員が共有ファイルへ同時にアクセスすることで生じる問題が解消されました」


オンプレミス版の MOSS 2007 を数年間使用した後、CCRH はクラウドベースの Microsoft Office 365 を通じて使用できる、SharePoint Online へのアップグレードを決意しました。

このアップグレードにより、CCRH 管理者はハードウェアの購入・保守などにかかる費用の削減はもちろんのこと、容易な環境の拡張も可能になります。さらには毎週 5 時間という、オンプレミスのサーバー メンテナンスに要した時間も節約できたそうです。

「SharePoint Online を活用するということは、容量の空きや追加など、ハードウェアに関して心配しなくて済むのです。Microsoft が対処してくれるのですから」 CCRH の IT システム部門で技術者を務める RyAnne Abrahamson 氏は語ります。「オンサイトで管理の必要なものが減る、我々にとってこれ以上嬉しいことはありません」

SharePoint Online への移行にあたり、Abrahamson 氏はサード パーティによるソフトウェア ソリューションが必要だと考えました。「過去に 3 回自分で移行作業を行ったことから、これは膨大な時間を要する、冗長な作業だということを身に染みて理解しました」 と Abrahamson 氏は振り返ります。「私の通常の業務と移行にかかる作業時間を考慮すると、サード パーティのソフトウェアを利用しない場合、SharePoint Online への移行には約 2 年かかるでしょう」

AvePoint のソリューション

Microsoft チームとの対話を通じて、Abrahamson 氏は AvePoint の提供するエンタープライズ クラス SharePoint ガバナンス・管理プラットフォームである DocAve ソフトウェア プラットフォームの存在を知ることになります。

DocAve 移行ソリューションでは、SharePoint 旧バージョンから SharePoint Online へのエンタープライズ コンテンツの迅速な統合が実現されます。

「デモを確認したとき、DocAve の操作は大変簡単だと感じました」 Abrahamson 氏は語ります。「たった 10 分でこの製品の操作方法がわかってしまうんですから」


DocAve の実装により、Abrahamson 氏は MOSS 2007 環境内のコンテンツを SharePoint Online 内のマップされた要素へ自動的に移動することに成功しました。DocAve の単一 Web ベースであるユーザー インターフェイスが移行ジョブをシンプルかつ迅速に完成させたのです。

「DocAve のおかげで、30,000 件のアイテムを含むリストをわずか 10 分で直接 SharePoint Online に移行することができました」 と Abrahamson 氏は振り返ります。「このソフトウェア無しでは、少なくとも 1 時間半という作業時間がかかっていたと思います」


DocAve に備わっている最小単位コンテンツの移行機能やカスタマイズ可能なジョブのスケジュール設定機能により、Abrahamson 氏は CCRH のビジネス ニーズやタイムテーブルに従って移行プランを立てることができたそうです。新たな環境に必要なコンテンツのみを抜粋して移行することで、CCRH が保有するすべての SharePoint データの約 14 %を削減して移行することに成功しました。

「我々が使用していたイベント カレンダーには 400,000 以上もの項目が存在していましたが、そのすべてを SharePoint Online へ移動させる必要はありませんでした」 と Abrahamson 氏は振り返ります。「DocAve では条件に従ってフィルターの設定が可能なので、2012 年 1 月以降に作成されたアイテムのみを移行することに成功、これにより最新かつビジネスに重要な情報だけを移行することができました」


一連の移行作業を通じて、DocAve はフォルダー構造、ドキュメント プロパティ、関連するメタデータ、権限、アクセス コントロールをすべて完全忠実に維持できるということを証明しました。

「移行作業にあたり最も深刻な懸念のひとつは、新しい環境での権限の設定です。本来アクセス権が無いものに対し、アクセスが可能になってしまうことも起こり得るということです」 Abrahamson 氏は語ります。「DocAve の導入によって移行作業が自動化され、作業全体を通してすべての権限を維持できたことは、コンプライアンス準拠の強化に繋がりました」


DocAve 移行ソリューションに加え、Abrahamson 氏は DocAve コンテンツ マネージャーを使用して CCRH の SharePoint Online 環境内のコンテンツを簡単に再構築することにも成功しました。

「DocAve コンテンツ マネージャーの操作は本当にシンプルでした」 と Abrahamson 氏は振り返ります。「コンテンツを移動させたい場所をクリックするだけで、コンテンツやそれに関連する権限、メタデータを一度に移動できるのです」

最終結果

DocAve を導入することで、CCRH はオンプレミス版の MOSS 2007 から Office 365 上でホストされる SharePoint Online 環境への移行作業にかかる時間を半分に抑えることに成功しました。

Abrahamson 氏は DocAve を活用して合計 40 件のサイトを SharePoint Online へと移動しました。移行作業を通して Abrahamson 氏は AvePoint の 24 時間体制である技術サポート チームと緊密に連携できたそうです。

「AvePoint の技術サポート チームはフレンドリーなうえ、我慢強く対応してくれました。彼らの知識の豊富さから、こちらから何度もログを送る必要なく、問題点をすぐに把握してくれました」 と Abrahamson 氏は語ります。「彼らがいるから DocAve を購入するのです」

顧客紹介 Coeur d’Alene Casino Resort Hotel

Coeur d’Alene Casino Resort Hotel (CCRH) は連邦政府によって認知され、独立したインディアンであるコー・ダリーン部族が完全所有しているエンタープライズです。

Coeur d’Alene Casino Resort Hotel