スムーズな SharePoint Online 移行から、移行後の運用管理効率化までを、DocAve 移行ツール & プラットフォームで実現したルネサス エレクトロニクス

クリティカル ニーズ

  • Livelink 環境から SharePoint Online への効率のよい移行ツール
  • 移行中ダウンタイムの削減・ネットワーク負荷の軽減
  • SharePoint Online 環境の運用管理効率化

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  • ルネサス エレクトロニクス
  • 顧客ロケーション 東京都・日本
  • 業界 製造
  • プラットフォーム Office 365
  • AvePoint ソリューション

    DocAve レガシー環境移行

    DocAve

挑戦

国内外に拠点を持つルネサス エレクトロニクスでは、手順書等の設計支援文書管理・情報共有ツールとしてオンプレミス文書管理システムの Livelink を導入し、国内・海外拠点共通の全社システムとして活用してきました。しかし、システム老朽化にともない、後継製品の継続使用か、Office 365 基盤の SharePoint Online への移行かを検討することになりました。

「導入評価ポイントは、『ハード/ソフトウェアを含めた開発・運用コストの優位性』『既存ドキュメント資産の保全性を含む継続性』『(既に導入済だった) Office 365との親和性』『移行ダウンタイム最小化』 の 4 点としました」 と、ルネサス エレクトロニクスで情報システム統括部インフラ企画部・部長を務める諏訪部泉氏は振り返ります。「これら 4 点を検討した結果、SharePoint Online への移行を決定しました。」

しかし、長年使用してきた Livelink には大量のデータが蓄積しており、どのように効率よく移行を実施するかが大きな問題となりました。

「インフラストラクチャーの観点からは、オンプレミスサーバーからクラウドへの大量データ転送によって発生するネットワーク トラフィックの影響が懸念されました。また、アプリケーションの観点からは、日々更新される文書情報システムのダウンタイムをどのように最小化するかが、大きな課題となりました」 と、同部で移行プロジェクトをリードし、技術面を担当した作田氏は説明します。

AvePoint のソリューション

効率のよい Office 365 移行ソリューションを模索していたルネサス エレクトロニクスに、ベンダーが紹介したのが AvePoint の移行ソリューションでした。

「次期システム評価検討の一環としてドキュメント管理ツール調査を実施した中で、移行推奨製品として紹介を受けました。Livelink から SharePoint への移行を実施できるベンダーがなかなか見つからなかったため、大変助かりました」 と諏訪部氏は振り返ります。

「設計支援文書移行評価を目的に、DocAve 移行ツールを使用し、移行先を SharePoint Online と想定した POC を 3 ケ月かけて実施しました。その結果、評価ポイント 4 点のすべてに対応できるツールであるとの結論に至ったため、採用を決定しました。」

新情報プラットフォームの構築プロジェクトは、サイト設計・ワークフロー構築を含め、のべ 11 ケ月間で新システム リリースまでの工程を完了しました。

「その中でデータ移行については DocAve を採用し、要件定義、ツール環境構築、移行リハーサル、本番移行までの工程を、約 5 ケ月間で完了することができました」 と作田氏は説明します。

「システム構築に伴う要件定義、設計・機能構築は構築委託先ベンダーに、DocAve の各種機能確認のサポートとツール不具合の対応は AvePoint に、という形でプロジェクトを進めました。

インフラ面については、DocAve 移行のスケジュール機能を活用することで、昼夜の移行ジョブ数を調整し、ネットワークへの影響を最小化することができました。

またアプリ面においては、分析機能と増分移行機能を組み合わせて活用することで、『更新頻度の低いドキュメントの先行一括移行』 と 『リリース直前の全ドキュメント差分移行』 の二段階移行方式を採用し、停止期間の最小化が実現しました。

移行量が多かったこともあり、移行中エラーの発生が懸念事項でしたが、DocAve 移行ツールの豊富な移行結果分析機能が、リカバリー時間、ひいては移行期間の大幅短縮に貢献してくれました。」

また、移行完了後の SharePoint Online 運用管理にも、AvePoint のハイブリッド SharePoint 対応管理ツール DocAve が貢献しています。

「当社では、BI ツールや特約店向けのサービスなど、カスタマイズの必要な外部向けのコンテンツではオンプレミスを、自社のユーザー用にはオンラインを、という形でハイブリッド クラウド環境を運用しており、その運用管理に DocAve プラットフォームを活用しています」 と作田氏は説明します。

「各サイトで設定された個別権限の出力や、サイト コレクション内の SharePoint グループ一覧、グループ内のメンバー出力等に、DocAve のモジュールであるレポート ポイントを利用しています。レポートの情報を参考にして、組織改変時の権限見直し・確認作業を実施できるため、作業が効率化することに大きなメリットを感じています。

また、例えば SharePoint Online のネイティブ機能では対応していないサイト単位の移動などのアクションが、DocAve を使えば実行可能になるのも便利ですね。」

最終結果

DocAve 移行ツールで Livelink からの移行を成功させ、移行後の運用管理にも DocAve 製品群を利用しているルネサス エレクトロニクスは、企業規模の拡大にともない、新たにライセンスを追加購入しました。

「企業買収を行った結果、SharePoint Online のユーザー数が増加したので、追加ライセンスが必要になりました」 と諏訪部氏は説明します。「海外子会社でも、オンプレミス サーバーから SharePoint Online への移行が進んでおり、完了後には DocAve を活用して運用管理を実施する予定です。」

また、ルネサス エレクトロニクスは、AvePoint が提供する Microsoft Teams の運用管理ツールにも関心を寄せています。

「AvePoint の製品は Office 365 との親和性がよいものが多く、特に最近の SaaS 製品では、Teams への対応も進んでいると聞いています」 と諏訪部氏は語ります。「当社でも Teams を利用しているため、これらの機能を是非試してみたいですね。」

顧客紹介 ルネサス エレクトロニクス

2010 年に NEC エレクトロニクスとルネサステクノロジーが統合して誕生したルネサス エレクトロニクス株式会社は、自動車・産業・家電、OA (オフィス オートメーション)、ICT (情報通信技術) をはじめとした幅広い分野に注力するグローバル半導体企業です。

全世界に約 2 万人の従業員を持ち、東京都江東区に拠点を構える同社は、各種半導体に関する研究・開発・製造・販売、およびサービスのグローバル リーダーとして、市場を牽引しています。

ルネサス エレクトロニクス

会社概要

AvePoint は、デジタル トランスフォーメーションを目指す企業・組織に、Office 365 ソリューションの移行·導入サービスと補完製品を全方向的に提供するソリューション ベンダーです。

「情報プラットフォーム利活用の推進」「働き方改革」「TCO 削減」 など、業種・業界に応じたニーズを、全世界 16,000 組織・600 万人のユーザーに提供しています。