英国鳥類保護協会、Microsoft® SharePoint® 2010 への移行作業を DocAve® によって2か月削減

クリティカル ニーズ

  • Microsoft SharePoint 2003/Microsoft Office SharePoint Server 2007 から Microsoft SharePoint 2010 へ の迅速なアップグレード
  • アップグレード完了後、SharePoint 2010 へのシームレスかつ完全忠実 なデータ移行

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  • 顧客ロケーション 英国 ベッドフォードシャー
  • 業界 非営利団体
  • プラットフォーム SharePoint 2010
  • AvePoint ソリューション

    DocAve 移行 (レガシー環境移行)

ハイライト

  • Microsoft SharePoint 2003 および Microsoft Office SharePoint Server 2007 から SharePoint 2010 への移行を3か月で完了、SharePoint 既定機能を使う予定だった当初 の計画に比べ 2 か月削減することに成功
  • 6GB の増分コンテンツをサイトレベルで、メタデータやセキュリティ設定、バージョン履歴などをすべ て保持した完全忠実な形で移行
  • データ移行をスケジュール通りに完了し、アップグレード直後から新プラットフォームのトレーニングを エンドユーザーに対して展開
“DocAve がなければ、 SharePoint の移行作業は不可能に近かったと思います。 想像すらできません”
Lucy Garrett 情報サービス スペシャリスト 英国鳥類保護協会

挑戦

1,300 人のスタッフと 18,000 人を超えるボランティアを抱える RSPB では、英国本部と国内3か 所のオフィス、さらに国外9か所のオフィスとの間で、効率的なナレッジ・ワーカー同士のコラボレーション を目的として SharePoint を活用していました。現在 RSPB の環境には従業員とボランティアを合わ せて 130 名のユーザーがおり、チーム サイト・プロジェクト サイトの作成やドキュメントの共有、リソース へのアクセス、ブログのメンテナンスなど、プロジェクトにおけるコラボレーションの場として積極的にプラット フォームを活用しています。組織内には 28 のチーム サイト、14 のプロジェクト サイト、26 のワークグ ループ サイトがあり、ファーム構成は Web フロントエンド1台、SQL サーバー1台となっています。さら にそれぞれが仮想化された環境を構築しています。

プラットフォームの活用を通して、RSPB は SharePoint の持つ情報共有・組織内コラボレーションを 実現するツールとしての機能を非常に高く評価していました。「プロジェクトのいくつかでは使用するドキ ュメントをすべて SharePoint 上に保管しており、タスクやカスタム リストといったプラットフォームの機能 も活用しているようです」 RSPB 情報サービス スペシャリストの Lucy Garrett 氏は話します。「デー タを共有ドライブに保管するよりも、情報アクセス管理の機能を備えた SharePoint の方が優れてい ます。また、ナレッジを使いやすくアクセスしやすい形で保管するストレージとしての機能だけでなく、ブロ グや Wiki といったシステムも情報共有に役立っています」 やがて RSPB は、Microsoft SharePoint 2003 と Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) という2つのバージョン を使い分けていくようになります。

ただ RSPB では、SharePoint の活用を積極的に進めてきたのは組織 内でほとんど IT 部署のみという現状がありました。そこで RSPB は SharePoint の使用をマーケティング チームにも拡大することを決めま す。ちょうどこの頃、RSPB では SharePoint 2010 への切り替えを検 討し始め、最新の機能を最大限活用するため既存環境からすべてのデー タを 2010 へと移す計画を立てていました。

しかしながらこの計画にはいくつかの大きな問題がありました。2つの全く異なる環境から同時に移行するという複雑な工程に加え、SharePoint の既定機能では 2003 から 2010 へ直接データを移行する方法がなか ったのです。「予算も限られ、SharePoint 管理者も3名しかいないという状況の中、SharePoint の既定機能のみを使用して移行作業を進め るのは困難を極めました。当時の概算では、すべての作業を完了するのに 最低でも5か月はかかるだろうと考えていました」 RSPB ビジネス情報マ ネージャーを務める Jo Bryce 氏は語ります。「私たちの環境にとってさら に重要なことは、移行の際にデータが損失してしまうということがないように することです。データを完全忠実な形で移行することができるような形を模 索していました」

SharePoint 2003 や MOSS 2007 から SharePoint 2010 へのア ップグレード作業を、できるだけシンプルに、かつデータの完全忠実性を維 持したまま行う形を目指し、RSPB の担当者はサードパーティの移行ソリ ューションを検討し始めます。

AvePoint のソリューション

『チャリティー コンソーシアム IT ディレクター グループ』 のメンバーでもある RSPB の担当者は、おすすめの SharePoint 移行ツールがないかどうか 他の参加メンバーに相談することにしました。そこで得たアドバイスを元に 調査を行った結果、理想のツールとして RSPB がたどり着いたのが AvePoint の DocAve 移行ソリューションだったのです。DocAve 移行 ツールは、それぞれ独自に展開可能な30以上のモジュールとそれを統合 するブラウザ ベースのインターフェイスから成るソフトウェア プラットフォーム DocAve 製品群の1つです。DocAve は全体で機能する統合的な構造を持ちながらも、それぞれのモジュールを単体で購入、展開することも可 能です。「私たちはまず DocAve の使いやすさに驚かされましたが、それ 以上に魅力的だったのは今後組織内の SharePoint のガバナンスや管 理に活用できるようなソリューションがすべてプラットフォームに備わっていた ということでした」 Lucy 氏は語ります。

シンプルなインストール工程が終わり、RSPB 担当者は DocAve 移行ツ ールを使用して、ただちに旧環境から SharePoint 2010 への移行作 業を開始します。

「データの移行を開始する前に、私たちは SharePoint 2010 上に新し くサイトを作成し、AD を使用してグループをセットアップしていきました」 Jo 氏は話します。「DocAve を使用したおかげで、移行作業は新しい環境 に増分で追加していくという私たちのビジネス要件に沿った形で実行するこ とができました」 さらに DocAve 使用の結果、コンテンツをアイテムやサイ ト、サイト コレクション レベルでの完全忠実な形で旧環境から移行するこ とができたといいます。

3か月後、RSPB の移行作業は無事に完了し、プロジェクトの期日にも 間に合わせることができました。全体として RSPB では DocAve を使用 し、合計 6 GB のデータを SharePoint 2003 および MOSS 2007、さらにファイルシェア内コンテンツの一部も移行を成功させることが できたのです。さらに、データの移行に際し完全忠実性を保持したいという 当初の RSPB の目標を達成できただけでなく、DocAve を使用したこと で手動で SharePoint 既定機能を使用して移行するよりも2か月以 上も作業を短縮することができました。「DocAve がなければ、 SharePoint の移行作業は不可能に近かったと思います」 Lucy 氏は 話します。「今では想像すらできませんね。恐らくとてつもない時間がかかっ ていたことでしょう」

最終結果

DocAve によって移行作業が完了した後、SharePoint 2010 は RSPB エンドユーザーによる活用が進んでいます。当初の計画通りまずマ ーケティング部がプラットフォームを使用し始め、現在では他の部署でも同 様に使用することを検討しているといいます。「移行作業が完了してすぐ、 私たちは誰もが SharePoint を使いこなせるようになるために、エンドユー ザー向けにトレーニングを始めました」 Jo 氏は語ります。「DocAve の迅 速かつビジネス要件に合わせたデータ移行機能のおかげで、私たちのエン ドユーザーがスケジュール通り新環境を使い始めることができるよう学べる 時間を取ることができたのです」

将来的に RSPB では組織内コラボレーションを促進するため、その他の 部署やボランティアにも SharePoint の活用を拡げていきたいと考えてい ます。現在は、新規に 500 人のユーザーに対してのトレーニングを含めた プランを計画しているといいます。また、環境内で扱うデータが増え、 SharePoint の展開も広がりつつある現在、担当者は組織へのガバナン ス ポリシーの導入・強化の必要性を感じています。「私たちは今、 DocAve 管理センターとコンテンツ マネージャーの導入を検討していま す。DocAve は SharePoint のガバナンス管理も助けてくれると信じています」 Lucy 氏は話します。

顧客紹介 英国鳥類保護協会

英国鳥類保護協会 (以下 RSPB) は、野生動物の保護を目指すヨーロッパで最大の組織です。鳥類をはじめとする野生動物に対する研究を展開し、環境を脅かす問題の解決に向けた活動を行って います。RSPB は、鳥類や環境の保全に対して皆が責任を負うべきだという強い理念によって支えら れ、私たちが依存する地球の健康状態は鳥の豊かさによって表されるという考えを持っています。