「AvePoint は、我々の SharePoint プロジェクトが必要としていた専門知識・経験・信用性すべてを備えていました。」
約 8 年間 Autonomy を組織イントラネットとして使用した後、SMU は新規システムの導入を決定しました。
「我々のユーザーは、システムから必要なものを効率よく見つけることに困難を感じていました。イントラネットの更新には非常に手間がかかっていた上、特殊なソフトウェアを必要としました。また、ドキュメント上でコラボレーションを実行する手段はなく、コンテンツもモバイルでは使用し難いものでした」 と、SMU で Web & メディア テクノロジー部門副部門長を務める Goh Wee Sen 氏は語ります。「新しいシステムを導入すべき時期なのは明らかでした。」
1,100 名以上の大学スタッフ、そして 8,000 名以上の学生に新しいイントラネットを提供するため、SMU は組織に合ったテクノロジーを模索し始めます。
SMU では、Exchange などの Microsoft 製品を既に使用しており、一部のイントラネットでは SharePoint 2010 が導入済であったため、SMU は、オンプレミス版 SharePoint 2013 と SharePoint Online を併用することを決定しました。
「最新版のSharePoint には高度な検索機能・モバイルに対応したインターフェイス・Microsoft Office ツール スイートを利用したコラボレーションなどが備わっていたことに加え、コンテンツのアップデートや発行が簡単にできる機能が数多く含まれていることが決め手となりました」 と、Goh 氏は語ります。「これらの理由により、SharePoint が最適の選択肢であるとの判断に至りました。」
10 名からなるチームが SharePoint 導入に向けて準備を進める中、SharePoint に関する知識にチーム メンバー間で幅があったことから、チームはアドバイザーの招聘を決定します。
「有能なパートナーの協力を仰ぐことにより、プロジェクトに対するリスクを軽減することが目標でした」 と、Goh 氏は振り返ります。「複数の業界で深い経験を積んだエキスパートからのインプットを受け、他の組織がどのように問題に対処したのかを学びたかったのです。」
プロジェクトの実行に最適なパートナーを選出するため、SMU は 15 名から成る委員会を結成し、ベンダーからのプレゼンテーションを受けることにしました。
委員会は、全員一致で AvePoint の AvePoint Client Services (ACS) を選出しました。AvePoint は、Microsoft のベスト プラクティスに従い、13,000 以上の組織に対して SharePoint の導入計画・サービスを 2001 年から提供してきた企業です。
「AvePoint は、我々の SharePoint プロジェクトが必要としていた専門知識・経験・信用性すべてを備えていました」 と、Goh 氏は語ります。
まず、プロジェクトの初期段階では、SharePoint 導入についての計画設定を SMU がスムーズに行えるよう、SharePoint 技術のエキスパートによるワークショップを連続して実施しました。これらのワークショップには SMU の SharePoint チームのコア メンバーが参加し、SharePoint の情報アーキテクチャ・ガバナンス・移行のプロセスについての知識が共有されました。
「AvePoint のアドバイスに従い、SMU では SharePoint プロジェクトを数フェーズに分化して実行に移すことになりました」 と、Goh 氏は語ります。「まず、HR や財務など、学内最大規模の部門を複数選び、そこから着手することにしました。これらは学内のすべてのメンバーが使用する部門だからです。」
このフェーズの進行中、SMU の IT チームは、新環境に必要となるハードウェア インフラストラクチャを設定しました。計画から実行までのすべての段階を通じて、AvePoint から派遣された専門テクニカル ソリューション スペシャリストが SMU に常駐し、オンサイトで業務にあたりました。
「我々には、イントラネットの構築方法について 『こうあるべき』 という先入観があったため、この段階で AvePoint の経験から学ぶことができたのは有益でした」 と、Goh 氏は語ります。「また、プロジェクトのすべての段階において、ACS のスペシャリストが助言を行いつつ、詳細な付随資料を作成してくれたことも大きな助けとなりました。AvePoint は、質の良いサービスを提供してくれました。」
計画段階が完了し、SharePoint 環境が構築された後、ACS は SMU チームに対する SharePoint 管理に関するトレーニングと、エンドユーザー トレーニングに関するセッションを開始しました。
「AvePoint は、サイト コレクションとガバナンスや、ポリシーと使用方法の設定、データ保護のベスト プラクティス、トラブルシューティング方法など、SharePoint を SMU のチームが適切に管理するために必要な知識を提供してくれました」 と、Goh 氏は語ります。「その後、エンドユーザーに新しいプラットフォームに早く慣れてもらうにはどうしたらよいか、どのような教育を実施したらよいかについても、セッションを設けてもらいました。」
また、SMU は、導入のプロセスを短縮することに成功したばかりでなく、新規プラットフォームに対するユーザーの満足度を向上させることにも成功しました。
「チームでは、SharePoint プロジェクトの始動から完了までには最低でも 1 年かかるだろうとの見通しが有力でしたが、ACS のサポートを受けたことにより、たった 6 ヵ月で全フェーズを終えることができました」 と、Goh 氏は語ります。「導入後、新システムについてユーザーに満足度アンケートを実施したところ、10 点中平均 8.2 点という高評価となりました。」
SMU は、SharePoint の導入により、スタッフがより生産的に、またコラボレーションをより広範に取り入れて業務に取り組むことが可能になることとともに、導入はすべての段階において適切に実行されなくてはならないことも実感しました。SMU は AvePoint の ACS サービスを利用することにより、導入プロジェクトが効果的に、また高い影響力をもって実行されることを保証することに成功しました。
「AvePoint のおかげで、イントラネットを高い水準で作成することができました。また、スタッフも、イントラネットを新しい視点から考え直すことができました」 と、Goh 氏は証言します。「以前はイントラネットを、情報を消費するための手段としてしか考えていませんでしたが、ACS のサービスを受けたことにより、業務を行う上で欠かせない、コラボレーション・コミュニケーション・生産性向上のツールとしてイントラネットを捉えることができるようになりました。」
アジア最高レベルの大学である Singapore Management University (SMU) は、その第一線での研究と教育により、国際的な知名度を誇っています。
2000 年に設立された SMU のミッションは、世界にインパクトを与えることのできる高レベルの研究と、広範囲にわたる経験を持ち、かつ創造的で革新的な、知識集約型経済の担い手となるリーダーを育成することにあります。SMU では、学部生と大学院生をあわせ、8,300 名以上の学生が学んでいます。
「AvePoint は、我々の SharePoint プロジェクトが必要としていた専門知識・経験・信用性すべてを備えていました。」