【ワークショップ レポート】AvePoint プレゼンツ: #MicrosoftTeams #ガバナンス ワールド ツアー・アジアの部

By: AvePoint

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グローバルですでに約 20 万組織に導入 され、無料版が発表されるSkype for Business Online との統合が本格的に進む など、Microsoft Teams の勢いは世界中でとどまるところを知りません。

しかし、新しいコラボレーション ツールの発展には、新しい問題がつきものです。特にエンド ユーザー同士のより直観的なコラボレーションを促進することを主眼としている Microsoft Teams では、「ガバナンスを効かせるにはどうしたらよいか」「使われなくなった Teams で Office 365 環境がカオス状態に陥るのを防止するためにはどうすればいいのか」 という問題がつきまといます。

特に アジア デジタル トランスフォーメーション指数で 1 位と 4 位をそれぞれ獲得している (リンク先 PDF) シンガポールと香港は、「面積が小さく、人口が密集している」「技術にフォーカスした経済構造をしている」 などの点から、コラボレーションを促進する Microsoft Teams には強い関心が寄せられつつ、ガバナンスの問題から導入に二の足を踏む企業・組織が多いのもまた事実です。

そこで AvePoint では、Microsoft Ignite などの大舞台で Microsoft Teams について登壇を続けてきた Dux Raymond Sy (CMO/Microsoft MVP リジョナル ディレクター) をこの二地域に派遣し、Microsoft と共同でワークショップを開催しました。

また、香港では Dan Stevenson 氏 (Microsoft Senior Director、Microsoft Teams) に共同登壇していただきました。Microsoft Teams を世に送り出したチームの一員と舞台を共有でき、またご来場いただいたお客様により深い内容をお届けできるという、AvePoint メンバーにとっては忘れがたい機会となりました。

【インタラクティブなツールのワークショップには、インタラクティブなワークショップを】

・「ガバナンスお絵かきチャレンジ」 の意外な効用
「Teams の導入・ガバナンスに際し、エンド ユーザーが直面するもっとも大きな問題を 3 種類挙げよ」 ― これが、ワークショップの最初に Dux から出された課題でした。参加者は少人数のグループに分かれ、協力してパネルにこの 3 つの問題への回答を示すよう指示されました – ただし、絵で!

それぞれ違う企業・組織からの参加者同士が協力しながら、ああでもないこうでもないと 「お絵かき」 をするという時間が設けられたためか、この種のワークショップとしては珍しいほど自由に意見が交換され、笑い声があちこちで聞こえるという雰囲気の中でワークショップが始まりました。

また、「プレゼンテーションの技法」 というテーマで登壇し、Microsoft Ignite 等の大会場を何度も満員にしてきた Dux 本人からの働きかけもあって、参加者がより自由に話をし、Teams 導入上で直面する 「お悩み」 について意見交換をし、気軽に発言できる空気が流れていました。

「お絵かきコーナー」 (描いた絵は他のグループに公開され、それぞれが何を表しているかのクイズが出題されました) の後は Dux 本人が登壇し、より技術的なセッションが展開されましたが、この自由な空気が消え去ることはなく、会場からは活発な質問や意見が相次ぎました。

・Microsoft Teams のよくあるお悩み、実環境をお見せしながらお答えします
「Teams より Yammer を使ったほうがいいのはどんなときですか?」
「Skype for Business Online からの移行はどのように進めればよいでしょうか」
「Microsoft Teams のコンテンツをセキュアに保つためにはどうすればよいですか?」

これらの質問は、実際に Microsoft Teams の導入を進めている・利用している企業や組織のメンバー自身から出されたものであるため、聞く側も熱心に耳を傾け、回答する側も熱を入れていました。

デモ画面ではなく、Dux 本人が実際に利用している Teams 環境を使って解説を実施

【カオス状態防止の最も有効な対策は、適切なツール】

Teams の作成過多・ガバナンスの不在により、環境が混乱状態となるのを防ぐためには、大きく分けて以下のふたつの方法が存在します。

Azure AD Premium ライセンスの活用:
PowerShell コマンドレッドを利用してグループ作成を制限する
プレフィックスやサフィックス、利用禁止ワードなどを織り込んだ命名ポリシーを設定する (ただしプレフィックスやサフィックスの最長ストリングは 53 文字まで)

エンド ユーザーが権限範囲内で自由なコラボレーションをすることが可能になりますが、コマンドレッドが必要であることなどから、IT 部門に新たな負担が生じる危惧もあることには注意が必要です。

サード パーティー ツールの活用:
AvePoint の Office 365 ガバナンス SaaS ツールである AvePoint Cloud Governance (アブポイント クラウド ガバナンス) は、自動化を採り入れた以下の 「3 点アプローチ」 を利用し、スプロール・カオス状態の発生を抑制することを可能にします。
IT 部門にもエンド ユーザーにも負担の少ないセルフ サービス形式を採用することにより、Teams (と Teams のメンバーシップ管理ツールである Office 365 Groups) の作成段階から利用中の管理、アーカイブ・廃棄まで継続的して見える化することが可能になります。

セルフ サービス形式は、Microsoft Teams のような 『自発的で自由なコラボレーション』 を可能にし、エンド ユーザーが生産性高く業務をこなせる環境づくりには特に有効となります。

【おわりに】

参加者の方からは、「課題だった Teams のガバナンスについて、グローバルで活躍するエキスパートに直接相談できたのがとてもよかった」「明るい雰囲気で楽しみながら理解を深めることができた」「導入に向けて自信がついた」 とのうれしいお声を頂戴しました。

AvePoint では、これからも日本を含む APAC 地域のお客様の Office 365 ツール導入・利活用促進のお役に立てるよう、ワークショップやセミナーを展開していく予定です。どうぞご期待ください。