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【Microsoft Ignite セッションまとめ】 目指すは 3 ヶ月で 導入率 90%! 失敗させない Microsoft Teams 導入のコツ

By: AvePoint

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9 月 24 日に開幕した Microsoft Ignite 2018 では、AvePoint CMO (マーケティング最高責任者) の Dux Raymond Sy (@MeetDux) が、Microsoft Teams 関連セッションを中心に複数回登壇させていただいております。

今回の記事では、24 日に開催されたセッション 「How to achieve 90% Microsoft Teams adoption in three months」 (3 ヶ月で Microsoft Teams の導入率 90% を達成する方法) において、Arriva 社のデジタル コラボレーション リード Kimberley Morris 氏とともに展開したセッションの内容を日本語でお届けいたします。

【はじめに・変化って大変!】

Microsoft Teams に代表される新技術導入の際、導入を担当する人間が最も苦労させられるのは技術そのものではなく、技術を取り巻く 「ひと」 の問題であることが間々あります。

これは何も Teams に限った話ではなく、SharePoint など、以前から存在するツールでも同じことです。相当前になりますが、メールがまだ普及していなかった時代、ある顧客にメールを送信したことがありました。何とその顧客はメールをわざわざプリントアウトし、加筆して FAX で送り返してきたのです!

では、なぜ人々は変化、特にテクノロジーの変化に、ここまで頑強に抵抗するのでしょうか?

エベレット・ロジャースによる 『イノベーションの普及』 などでも分析されているとおり、組織内で新しいテクノロジーが利用可能となった場合、積極的なアーリー・マジョリティとしてその技術を利用するのは、全体のたった 34 % であるといわれています。

しかし、「では仕方がない」 と諦めてしまっては、加速度的に変化するビジネスの世界についていくことはできません。では、どうすればよいのでしょうか。

【なぜ変化は失敗するのか・SaaSツール編】

2018 年 6 月に発表となったガートナーのレポート によると、SaaS ツールの導入が進まない理由としては、主に次の3 点が挙げられています。

1) 付加価値/新しいバリューが提示されていない: 導入担当が IT 部門だった際に起こりがちな事態として、新しいプラットフォームへの移行 のみ に意識が集中してしまい、その結果、「何ができるようになるのか」 「どのように便利になったのか」 など、エンド ユーザーに対する価値の提示がお留守になる傾向があります。

しかしエンド ユーザーにとっては、プラットフォームがクラウドであろうがオンプレミスであろうが、それはどうでもよいことなのです! エンド ユーザーが気にするのは、「きちんとメールが使えるかどうか」 です。

2) SaaS プラットフォームの変化に、採用組織がついていけない: 従来型の IT 担当部署は、「この人は Skype/Lync 担当」 「この人は Exchange 担当」 というように、「製品を担当する」 配置になっていることがよくありました。

しかし、SaaS プラットフォームはクラウドの性質上、常に変化し続けており、数多くの新モジュールが絶え間なく登場し続けます。また、例えば Microsoft Teams のように、従来型の切り分けでは適切な運用管理が困難であるツールも続々登場してきます。

従来型の考え方やチーム編成では、プラットフォームの変化のスピードについていけなくなるのは目に見えています。

3) モバイル関連の投資が不足している: WhatApp や LINE、Facebook メッセンジャーなど、一般向け商業チャット アプリの普及率には目覚ましいものがあります。

実際、家族や友人と計画を立てる際には、スマートフォンを持ったほとんどの人がチャット アプリを使い、メールを使うのはオンライン ショッピングの購入記録や領収書を受け取るときだけ、という人も多いのではないでしょうか。

それならばなぜ、オフィスに一歩足を踏み入れた瞬間、「コミュニケーションは必ずメールでなければならない」 という不文律が生まれてしまうのでしょう。チャット ベースではなぜいけないのでしょうか?

これは、往々にして企業向けの導入の際、しばしばモバイルの要素を排除した形で導入計画が進んでしまうことが背景にあると考えられます。

【問題はトレーニングにもあり】

新ツール導入の際のトレーニングはしばしば 「役に立たない」 という悪評がつきまといますが、これもきちんと見ていくと、以下のような要因が見え隠れしていることがあります。

トレーニングというと、一定の日が決まって関係者が一室に集められ、担当者が前に立ってひたすら喋るだけ、という形式のものがいまだに目立ちます。

この形式では、ある程度の 「知識」 は身につくかもしれませんが、その知識をそれぞれの業務に活かして使いこなせるのでしょうか?

また、退屈なトレーニングの果てに、その知識を果たして使いたいと思うでしょうか? 自信をもって新しい機能を使ってみる態度は生まれるでしょうか?

ここで誤解しないでいただきたいのは、トレーニングそのものはきわめて重要であり、不必要なものでは決してないということです。しかし、技術 「だけ」 を伝えるためのトレーニングでは、エンド ユーザーの実際の使用には追い付かない ことが多々あります。

このため、エンド ユーザーが 「新プラットフォームではこんなことができるようになるのか」 とワクワクすることができるような形式のトレーニングが重要となるのです。

【導入を持続可能にするための 3 ステップ】

そして新ツールを導入する上で重要となるもうひとつのポイントは、持続可能な形で利活用促進ができるかどうか です。

人間の一般的な習慣でさえ、定着するのに 21 日は最短でもかかるといわれています。これが企業規模ともなれば、15 ヶ月から 18 ヵ月もの時間が必要であるとの研究結果があります。

では、企業に確実に変化の種を蒔き、90% の導入率を達成するためには、どうしたらよいのでしょうか。
以下の 3 ステップを是非参考にしてみてください (ステップという名称ではありますが、必ずしもこの通りの時系列で進める必要はありません)。

Step 1: 「正しいことをするのを楽にする」
・利用ルールや目的の明確化
エンド ユーザーに 「はい、これが Teams ですよ。会議とチャットとファイル共有と、あといろいろできます。じゃあ勝手に使ってください」 とばかりにツールのみを渡すだけでは、効率的な導入ができないばかりか、エンド ユーザーに無用な混乱を招いてしまいます。

どのような目的で導入するのか、何のために使うのかなど、まずは目的を明確化し、エンド ユーザーに目的や意図を理解してもらうこと、また ユーザーが実際に行う業務を中軸に据えた導入 を進めることが大切です。

STEP 2: 「Quick Win を目指す」
・「具体的にどう便利なのか」 の強調
Microsoft Teams には、すぐに利用を開始でき、目に見えて便利さがわかるモバイル アプリという強力な武器が備わっています。

アプリの便利さや会議開催の簡単さ、導入による生産性の向上を体感してもらうことで、「目に見える成果」 を挙げ、さらなる導入の拡大につなげることができます。

STEP 3: 「C レベル/マネジメント層の協力を取り付ける」
Arriva では、Teams に興味を持った重役からの協力を取り付け、シニア マネジメントを対象とした会議で Teams のデモンストレーションを行い、「具体的にどのように便利なのか、どう役立つのか」 を具体的な数字を交えて提示しました。

ここで Arriva が重視したのは、「Microsoft Teams 一般」 についてではなく、「すでに成功実績のある具体的なチーム」 に重点を置いてデモンストレーションを行うことでした。

結果としてマネジメント層は、「Microsoft Teams という技術を使って、実際の業務がどのように改善したか・働き方が変わったか」 を目にすることになりました。

つまり、「テクノロジーを中軸に据えたビジネスの変革」 ではなく、「ビジネスを中軸に据えたテクノロジーの導入」 が実現する ことを明確に示したわけです。

ここでも Quick Win の重視は重要となります。これは、「低リスクで高い効果が挙がる」 ことを強調し、また実際に示すことができれば、マネジメント層からの抵抗感を抑えられる からです。

「ちょっと実験的に使ってみましょう。効果が出なければやめればいいですから」 という姿勢のほうが、「社運を賭けたプロジェクトとして取り組みましょう!」 という姿勢よりも受け入れられやすく、柔軟に導入を進めることができます。

・グローバル チームの動向が一目でわかる Teams
AvePoint のマーケティング チームには、全世界で計 55 名のメンバーが在籍しています。当然のことながら、各オフィスの間には時差などの地理的な壁が存在するため、各メンバーとのコミュニケーションは大きな問題となりえます。

しかし Teams を使うことにより、各メンバーがどのようなプロジェクトに取り組んでいるのかが一目でわかり、いちいちメールで状況を確認したり、現状把握のためだけに長々と会議をしたりする必要がなくなりました。

これは、地理的な壁を乗り越え、グローバル レベルのチームをまとめなくてはならない経営層には、大きな魅力となり得ます。

全世界のマーケティング チームの動向が一目でわかるワンストップ ロケーションとしての活用

【Microsoft Teams 導入・ロードマップ】

セッション タイトルで触れた 「90 日間で Microsoft Teams 導入率を 90% にする」 という目標は、一見すると非現実的に見えるかもしれません。

しかし、これまで述べてきたような方法をしっかりと押さえて、Quick Win を目指し、目的をはっきりさせたロードマップを組むことで、目に見える・はっきりとわかる効果を実感することができる可能性は格段に向上します。

【Microsoft Teams 利活用促進は AvePoint まで!】

2001 年という黎明期から SharePoint に並走してきた AvePoint には、グローバル レベルで培われた情報共有プラットフォーム促進のノウハウが揃っています。

「Teams は導入したいけど、誰も使ってくれなかったら、もし失敗したらどうしよう…」 と心が折れそうになった担当者様、諦める前に AvePoint に相談してみませんか? 御社のビジネス ニーズやお悩みに合わせた効果的な導入方法、そして移行やデータ運用管理・保護まで含めた、効果的なソリューションを提案させていただきます。