脱 Teams 中毒! 通知管理で Microsoft Teams とワーク ライフ バランスの両立を実現するための小技 4 種

By: AvePoint

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【はじめに】

Microsoft Teams は、モバイル デバイスからでも簡単にチームメイトやタスクと 「つながる」 ことを可能にしてくれるアプリケーションの好例といえるでしょう。

Teams アプリを利用すれば、同僚や外部関係者とのチャットや共同作業、ビデオや音声を利用した会議にいたるまで、手元のスマートフォンやタブレットからボタン・タップひとつで簡単に実行可能になります。

しかし、この便利さの裏には、「仕事場と常につながって【しまう】」 = 「どこにいても仕事から離れることができない」、ワーク ライフ バランスにとっては非常に危険ともいえるリスクが潜んでいます。

「ちょっとだけ」 と思って開いた SNS を眺めていたら、いつの間にかとんでもない時間が経過していた」 という経験はどなたにもあることと思いますが、それと同じことが Teams でも起きてしまう危険性は十分にあります。

いつでもどこでも仕事ができるのは確かに非常に便利ではあるのですが、仕事から頭を切り離し、家族や友人、趣味や人生のための時間を確保するのも同様に大切なことです。

「どこからでも仕事ができる、これで家族と過ごす時間が増える! 趣味に割く時間が増える! しっかり休める!」

と喜んでいるうちに、気がついたらいつも Teams の通知を気にしている、通知が鳴るとついついアプリをタップしてしまう…などと、いう事態になっては、元も子もありません。

そんな 「Teams 中毒」 の方、便利さは手放したくないけど、夜中や有休中に通知が鳴るのはちょっと勘弁、という方、どうでもいい通知がたくさん飛んできて困っているという方は、是非以下の通知管理機能を活用してみてはいかがでしょうか。

【ご注意】 今回の記事は情報提供のみを目的として作成されたものであり、以下でご紹介する機能は、2018 年 12 月 6 日時点で利用可能であるものです。Office 365 を含むクラウド ツールの性質上、利用可能な機能や設定は今後変更になる場合があります。また、ご契約内容によって一部利用できる機能が異なる可能性もあります。ご利用の前には必ずご自身のデバイスで確認されることをお勧めいたします。

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1) モバイル アプリ通知設定を変更する

モバイル アプリの通知設定を変更するには、まずモバイル アプリの左上にある三本線アイコンをタップします。設定 > 通知 の順番に選択すると開く画面で、通知設定の管理をすることができます。

プッシュ通知設定
Teams のプッシュ通知は、以下のアクションが発生した際に表示されます。
• チャット
• メンション
• 返信
• フォロー中
• アプリ
• いいね!
• ボイスメール
• その他
上記のアクションは、個別にオンとオフを選択することができるため、好みやニーズに応じて通知を切り替えることができます。

例えば 「メンションされた場合は通知してほしいけど、フォローは別に通知されなくてもいい」 という場合は、メンションをオンに、フォローをオフにすれば OK です。また、サウンドやバイブレーションのオンオフもここで管理できます。

2) 【通知オフ】 機能を活用する

さらに、同じ設定ページにある 通知オフ 機能を利用すれば、一定の時間帯や曜日に来る通知をすべてシャットアウトすることができます。

左のスクリーンショットは、通知ページの最上部にある 通知オフ をタップすると表示される画面です。

毎日通知オフ では通知をオフにする時間を、画面下部の 通知オフ では曜日を選択することができます。

「21 時からは家族の時間!」「土日くらい Teams の通知を気にせずに過ごしたいけど、手動でオフにすると元に戻すのを忘れそうで怖い」 という方から、「グローバル チーム所属なので、夜中でも通知が平気で飛んできて気が散ります…」 という方まで、便利に活用できる機能ではないでしょうか。

3) フォロー チャネルを減らす

「そもそも、業務中に受け取る通知が多すぎる気がする」 とお考えの場合は、フォローするチャネルを減らすことを検討してみたほうがよいかもしれません。

参加しているチームのフォロー状態を確認し、「これは 1 日 1 回チェックすればいいかな」 と感じたチャネルについては、三点リーダーから開くドロップダウンで 「このチャネルのフォローを解除」 を選択すれば、今後はそのチャネルからのプッシュ通知は届かなくなります。

ただし、フォロー解除したことを忘れてしまうと、「気が付いたらこんなに重要な内容が未読のままだった」 と青くなる結果になるかもしれないので、注意深く選択しましょう。

また、このような 「通知過剰状態」 は、チームの数の爆発的な増大からも発生しがちです。「気が付いたら似たようなチームばかり大量にできていた!」 と頭を抱える前に、ガバナンスを活用してチームを効率よく整理することも考えてみましょう。

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4) 【チャットからの退出】と 【ミュート】を活用する

Teams チャットでは、一対一だけでなく複数のグループチャットも可能です。

集団で話し合いをする必要がある場合はとても便利なのですが、「話が進行していくうちに、自分とは関係ない流れになった」 という場合は、関係のない話の通知が延々と届くのも面倒です。

・チャットからの退出
会話内容が全く関係ないものになってしまい、「もう参加しなくてもいいかな」 という場合は、会話から退出してしまえば、通知は届かなくなります。
*デスクトップ アプリの場合: チャット画面の参加人数にカーソルを置くと、「退出する」 が表示されます。
*モバイル アプリ (Android) の場合: チャット画面の右上部に表示される三点リーダーをタップし、チャットの詳細 を選択して表示される画面で 「チャットから退出」 を選択します。

・チャットのミュート
「今のところは通知が来なくても問題なさそうだけど、完全に退出してしまうのは困る」 という場合は、ミュート機能が便利です。
*デスクトップ アプリの場合: チャット参加者欄の右側にカーソルを置くと表示される三点リーダーをクリックして、表示されるドロップダウンから ミュート を選択します。
*モバイル アプリ (Android) の場合: チャット画面の右上部に表示される三点リーダーをタップし、チャットをミュートする を選択します。

おわりに

「静かな森、いい風…あれ、それとも Teams の通知?」

Microsoft Teams 通知管理を利用したワーク ライフ バランスに関するご提案、いかがでしたでしょうか?

Teams の機動力を活かして手に入れた自由が、「どこまでも仕事を引きずる自由」 になってしまっては本末転倒ですし、いつまでも仕事から離れられない状況は、却って生産性の低下にもつながる恐れがあります。

2019 年はもうすぐそこまで来ています。「来年こそワーク ライフ バランスをしっかり」 とお考えの方は、通知機能の設定を試してみてはいかがでしょうか。