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マイクロソフト製品と連携して会議を効率化する AvePoint Meetings

2015年4月7日
By: AvePoint

2014年の正社員の残業時間が年間173時間と過去20年間で最長となったそうです(日本経済新聞の記事)。厚労省の統計結果だそうです。サービス残業の時間は当然含まれていないため、実際には残業時間はもっと長いのが実態でしょう。

様々な要因があるにせよ、長時間労働の一因の一つは、「会議」 です。会議時間を短縮して会議を効率化できれば、残業時間の削減にもつながり、ワークライフバランスを保てるようになります。

会議効率化の方法

色々な考え方やアプローチがありますが、まとめると以下が王道のようです。

1. 会議をやめる。企業内 SNSなど別のコミュニケーション手段を選ぶ
2. 人数を減らし、2~3名の少数精鋭で行う
3. 事前にアジェンダを配り会議の目的を明確化する
4. 座らずに全員立って会議する
5. 時間を 30 分など時間制限を設ける
6. 資料の印刷配布を行わないで、タブレット端末で共有・閲覧する
7. 合意形成がとれた内容を議事録として残す
8. タスクに落とし込み、誰が・何を・いつまでに・どういう形で・アウトプットを出すか 決める

IT で会議を効率化する

テクノロジーを活用するのも一つの手です。例えば、マイクロソフトの Lync を使ってオンライン会議を行えば、会議のために長距離移動しなくて済みます。ブレストが目的なら会議ではなく、Yammer といった企業内SNSで意見交換することもできます。

AvePoint Meetings も会議効率化ツールの一つです。マイクロソフトの SharePoint、Outlook、Exchangeと連携・同期することで、会議の事前準備・本番・事後の一連のプロセスにある業務を効率化します。(ちょうど、本日より最新版AvePoint Meetings の国内提供を開始しました。)

Meetings の最大の特徴は、SharePoint サイトにインストールされた Meetings アプリ内に、会議にまつわるすべてのコンテンツ (アジェンダ、資料、議事録、決定事項、アクション アイテムなど) を一点集約する点です。すべての情報はMeetings アプリ内に置かれますので、情報があちこちに散在しません。事後もMeetings アプリ内で必要な情報を素早く見つけることができます(タグ付け・検索機能が充実しています)。

AvePoint Meetingsで会議を効率化

SharePoint 上にあるAvePoint Meetings にアクセス。会議の一覧が表示される。

 

AvePoint Meetings で会議を効率化する

会議「新商品販促キャンペーン キックオフ ミーティング」をクリックすると表示される画面。各アジェンダ (ここでは“マーケティングキャンペーンについて“) に対し、決定事項やアクションを追加

AvePoint Meetings で会議を効率化

検索画面では、会議名・アンジェンダ・ノート(議事録のこと)・アクション・決定事項・添付ファイルといったカテゴリー別に検索結果が表示されます。

 

AvePoint Meetings で会議を効率化

詳細検索では、ユーザー独自の検索クエリを追加することも可能です(ここでは課と部署を追加)。AND/OR検索もあり、必要な情報をすばやく見つけ出すことができます。

Meetings の基本機能については、ブログ記事 「会議の生産性をアップするSharePoint アプリ – 後編」 をご覧ください。

Office 365 などマイクロソフト製品を利用中なら、AvePoint Meetingsで会議効率化を

Meetings は、Office 365 – SharePoint Online、SharePoint Server 2013、Outlook 2010/2013、Exchange 2010/2013 環境に対応しています。「Office 365を導入して業務効率化に取り組んでいる」 「Windows OS搭載のタブレット端末を使って会議のペーパーレス化を推進している」といった、企業・官公庁様の取り組みを後押しするのが Meetings です。実際、国内の自治体様・民間企業様も採用いただいております。

会議効率化の利用例
1) Surface などのタブレット端末を持って外回りの営業をしている営業社員が、外出先からオンライン会議に参加して、SharePoint にある Meetings サイトで会議資料を見るとか、欠席した会議の決定事項や議事録を確認する
2) 遠隔地間(拠点間)のオンライン会議で活用:Lync Online を使ったリモート会議の時に、音声・ビデオはLyncを活用し、資料の閲覧については、全員がSharePoint 上にあるMeetings にログインして資料を見て会議を進める

本製品は、SharePoint Server 2010 に搭載されていた機能 「会議ワークスペース」 (SharePoint Server 2013 からは廃止) の代替ツールでもあります。会議ワークスペースを使っていた企業様で今後 SharePoint 2013 (オンプレミス/Online) への切り替えを予定している場合は利用価値があるかと思います。

ずっと使い続けられる無料のオンライン版の効率化アプリも

Office 365 版については Officeストア で提供中です。SharePoint Online のサイトコンテンツからでも入手可能です。最初の 30 日間はすべての機能が搭載されたPro版を利用いただけます。30 日経過後は、機能を絞った Lite版 を引き続き無料で利用できるのでお得です。
オンプミレス版の無償試用版 については、AvePoint ウェブサイト で提供中です。すべての機能を 30 日無料でご利用いただけます。

製品デモ を受け付けているほか、ご質問がありましたら、営業までお気軽に お問い合わせ ください。