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情報共有の質を向上させるには?

By: 斎藤

メリークリスマス!営業の斎藤です。
1 年 は 365 日もあるというのに、クリスマスにブログを書かせていただくなんて、嬉しいです。幸せです。

クリスマスが終わると、もう 1 年も終わるなーという気持ちに本格的になってきますよね。個人的には 2014 年の振り返りフェーズに入っております。
というわけで、今年最もよくお客様とお話しした話を、今日はご紹介したいと思います。

弊社は “Collaboration with Confidence” と謳っている会社ですし、まず最初に、どのお客様にも 「どのように情報共有していますか」 と伺います。すると、高確率で「ファイルサーバーとか、メールとか掲示板とか、いろいろ持ってるね」と返ってきます。現状 95 % くらいの確率です。とりあえず、情報を共有するツールはあると。

ただそこから、「情報がきちんと“共有”されていますか?社内ナレッジとして有効活用されていますか?」とお尋ねすると、「ゔうぅ~~ん・・・」という答えが返ってくることが多く、「完璧に情報共有できていて常に会社の成長に活かせています」という答えを聞いたことがないです。

たかが、情報共有、されど情報共有。
何もないところから、イノベーションを生み出し続けることは難しいです。
どの業種のどの職種でも、過去の事例を参照したり、他の人とのコラボレーションが必要になると思います。

・ 新しいプロジェクトを開始するので、ナレッジを持っている社内のキーパーソンにいろいろ聞いておきたい。でも誰に聞いたらいいのかわからない。
・ どこに過去資料が置いてあるかわからない。
・ 自分の欲しい資料を探すのに時間がかかりすぎる。
・ 似たようなファイルがあってイライラする。

…そんな経験ありませんか?
上記は私が今年いろいろなお客様から実際に聞いた声です。

結局は、バインダーがファイルサーバに置き換わる、手紙がメールに置き換わる、既存プラットフォームが新プラットフォームに同じ機能で置き換わるだけでは、根本的な解決には一切なりません。情報を探す時間よりも、情報を活用する時間に時間をかけていきませんか。

弊社ではそんな時に、情報の整理・分類をし、情報を置く「場」の定義をきちんとすることで、欲しい情報が誰にとっても取り出しやすく、かつ、情報が活用されやすくなるようにしましょうという提案をします。
※よく下記の資料を使います。

業務に合わない配置、業務に合った配置

業務内容に照らして、情報を整理・分類し、どこに情報を配置するのかについてのルールを決める。情報の入れ物である基盤はこのルールに沿った設計にする。その結果、情報の見つけやすさと活用度合が向上する。

業務に合うようそれぞれ「場」の定義をしていく必要があるので、数回に渡ってユーザー部門様に現状のヒアリング、アンケートの実施やワークショップを行い、お客様に最も適し、かつ、自信を持ってコラボレーションを進めていくことのできる情報共有基盤をご提案します。

また、実際に構築が始まった後も、作って終わりではなく、引き続き利活用状況をチェック・分析し改善を続け、基盤自体を、お客様のニーズと共に柔軟に変化・成長させていくことができます。

あまり語りだすと、長くなってしまうので、この辺にしておきますが、コラボレーションから得られるメリットは、業務効率化、生産性の向上、社員モチベーションの強化等、たくさんあります。悪いことが思い浮かびません。
IT は手段でしかないのですが、これをきっかけに、情報の整理・共有・活用のあり方を考えてみませんか?

今回はふわっとした話になってしまいましたが、具体的な事例もご案内致しますので、ご興味のある方は、いつでも斎藤までご連絡ください♪ どこまでも飛んで行きます♪

■ 必要とされる情報を活用しやすい形に変えていくには何をすべきか? 「データマネージメント2014」 の AvePoint 講演資料 が割と参考になるかもしれません。