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企業内ソーシャル「Yammer」のセキュリティをしっかり確保して活用を進める方法

By: ふくもり

こんにちは。ふくもりです。
早いものでもう 3 月に入りましたが、皆様いかがお過ごしでしょうか。この花粉が舞う時期は、花粉症の私にとっては考え物ですが、暖かい日が今後増えていくのは嬉しい限りです。

さて本日は弊社内で導入している Yammer の活用事例と、Yammer に対応している弊社ソリューションをご紹介します。

企業内 ソーシャル を利用されている方にお聞きしますが、SNS の何が一番のメリットとお考えでしょうか。私の個人的な意見ですが、情報収集が気軽に且つ効率的にできることではないかと感じでいます。


AvePoint 社内でも使われている Yammer

弊社内で利用している Yammer に存在するグループは多岐にわたります。営業、技術、製品管理など部署ごとのグループはもちろん、コンプライアンスやクラウドなどトピックごとにグループが存在し、海外のメンバーを交えた情報交換が日々行われています。私が情報収集をする主なグループは全社員が含まれる「全社グループ」なのですが、投稿されるコンテンツもまた様々です。製品管理部署の製品担当者による、新製品の目玉機能を紹介したブログや、海外で進行中のプロジェクトの概要、中東のビジネス展開に伴いアラビア語が話せる従業員の募集から、NASCAR チケットの希望者を募る投稿などなど・・

社内の最新情報が得られるだけでなく、どこの誰が何について詳しいのかが把握出来ることと、誰に聞けばいいか分からないことでも、「全社グループ」 に質問すれば、その質問に回答出来るであろう人を知る人がその質問の投稿にタグ付けしてくれるので、人と人とをつなげてくれることもメリットだと思っています。

 


セキュリティをどのように担保するのか

但し、Yammer に限ったことではありませんが、いざシステムを導入するとなった際に、個人情報などの機密情報の漏えい等懸念されるお客様もいらっしゃると思います。Yammer の標準機能である キーワードの監視機能 を利用することにより、ある指定されたキーワードが Yammer に投稿されると管理者に通知することが出来ますが、キーワードおよびユーザーが増えるとその通知メールが山のように溜まってしまう・・という懸念もお客様より伺ったことがあります。

Yammer を展開したいがセキュリティを考えると導入が難しいというお客様向けに、弊社の Compliance Guardian というソリューションをご提案しております (日本オフィスの社内では頭文字を取ってCG “シージー”と呼んでいます)。本ソリューションは、法で定められた基準や、社内独自の基準に基づいて文書管理ポリシーを作成し、システム上の実データと照らし合わせます。照合した結果を元に違反データを検知し、リスクデータを洗い出すという製品です。本製品が出来ることは大きく分けて 3 つあります。
・ コンテンツのスキャン
・ スキャン結果のレポート
・ スキャンに基づき適切なアクションを実施


Compliance Guardian のアプローチ

では、具体的に Yammer を利用する際にどのようなことが出来るのかというと、Yammer の会話やノート、ファイルに対してスキャンをかけ、「誰が」 「いつ」 「どのような内容」 のコンテンツを投稿したのかレポート化することが出来ます。また、スキャンに基づき、スキャンしたコンテンツの削除、投稿のブロックや墨消し(※)を行うことが出来ます。

※ 投稿のブロックや墨消しに関しては、SharePoint と連携させ、SharePoint の Web パーツとして表示された Yammer から投稿がされた場合に、これらのアクションを取ることが出来ます。

また、スキャン結果のレポートに、Compliance Guardian がどのくらいの Yammer コンテンツに対してアクションを実施したか(例えば、195 の会話がブロックされた、など)ダッシュボードに表示することも可能です(英語版となりますが画面ショットの円グラフをご参照ください。日本語版の製品も提供しております)。

 

Compliance Guardian による Yammer へのアクション結果をレポート化します

また Compliance Guardian はコンテンツに対してタグ付けをする機能もありますので、Yammer でどのようなキーワードが頻繁に利用されているのかレポート化することも出来ます。コンプライアンスの強化だけでなく、Yammer の活用状況の把握をすることも可能です。

本ソリューションは Yammer に限らず SharePoint (オンプレミス/Online) や Lync (オンプレミス) にも対応しておりますので、ご興味のある方は弊社までぜひ お問合せ くださいませ。

■ Yammer/SharePoint ソーシャルのリスク管理
■ AvePoint Compliance Guaridan が対応するプラットフォーム一覧と機能早見表 はこちら
■ ビデオ 「Compliance Guardian とは