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ファイルサーバーを SharePoint Online に統合する【どきゅなびOnline】

By: 太田

初めまして、太田と申します。弊社オンライン製品のリリースなどを担当しています。

乾燥の時期ですね…少し前まで、喉に違和感を感じていましたが、みなさんは大丈夫ですか?以前にニュースのブログ記事でたまたま見つけたフィレンツェの健康法なのですが、喉のイガイガにはハチミツとリンゴ酢を分量一対一で合わせたものを 4 時間おきに大さじ 1 杯飲むのがいいらしいです。さっそく試してみたのですが、これ結構いいですよ。ぜひ喉がイガイガする方は試してみてください。薬用の喉スプレーもいいですが、こちらは自然素材ですし、おすすめです。くれぐれも体調崩さない様に気を付けてください。

さて、今回が初のブログ記事となりますが初回トピックは 「AvePoint どきゅなび Online」 になります。ちょうど、昨日から日本での提供を開始しました。(1 月 15 日発信 どきゅなび Online プレスリリース)

どきゅなび Online は、AOS のなかの一つのモジュールになりますのでご紹介します。AOSとは AvePoint Online Services の略称になります。弊社が提供する SharePoint Online に対する一元化されたサービスの総称です。今後の記事では詳しく AOS にその他どんな機能があるかを紹介していきます。(下図 AOS のメイン画面になります。どきゅなび Online 以外にも、DocAve Online や Governance Automation などいくつかの製品パネルをご覧いただけます。)

AvePoint Online Services

どきゅなびの製品名の由来は「ファイルシェアナビゲーター」です。ファイルシェアナビゲーター、長いですよね…。(本社米国では File Share Navigator Online というそのままの製品名なのですが…)ファイルシェアってどうしても短くならないので、ファイルシェア→ドキュメント→ドキュメントナビゲーション→短く!覚えやすく!という思いを込めて、きゅっとさせて日本向けには 「どきゅなび」 という製品名にして世に送り出しました。

なんとなく、“ドキュメント管理のファイルシェアへナビゲートしてくれる製品なのかな??”なんて簡単に想像いただけますでしょうか?

どきゅなび Online では、既存のファイルサーバーのコンテンツリンク情報を SharePoint Online で管理し、ファイルサーバーへのアクセスを SharePoint Online 経由で行います。そのため、外出先からも VPN の利用なしにファイルサーバーのコンテンツにアクセスすることが可能になります。また、ファイルサーバーからコンテンツを移行することなく、SharePoint Online からファイルサーバー上にあるコンテンツにアクセスが可能になると共に SharePoint Online リストの機能を最大限に活用することが可能になります。

イメージ通りでしたか?どきゅなび Online を利用することで SharePoint Online のリストから既存ファイルサーバーのドキュメントへとナビゲートしてくれるのです。これにより SharePoint Online のカスタム メタデータを付与することが可能になるため、ファイルサーバー内に埋もれてしまっているドキュメント・コンテンツに対しても、SharePoint Online と同じレベルの文書管理をできるようになります。きちんと整理整頓できるうえ、ドキュメントの見つかりやすさが高まり、エンドユーザーの利活用を促進できます。

SharePoint Online 側

 

ファイルサーバー側

なお、本製品の最大の機能メリットは、どきゅなび Online を利用してのユーザーのダウンロードアクションを監査ログとして取得できることです。SharePoint Online の標準機能ではドキュメントの閲覧ログが取れないから監査ができない、という声をよくお客様から聞きますが、どきゅなび Online を利用することで、SharePoint を通じたファイルサーバー上のドキュメントへのアクセス(=ダウンロードアクション)に対して誰が、いつ、なんのドキュメントをダウンロードしたかをログレポートとして出力することができます。

また、さらなる活用方法としては、どきゅなび Online を利用し実際にユーザーに利用されているドキュメントが明確になるため、どのデータをファイルサーバーから SharePoint Online へ移行するかの判断材料にもなり、その結果、移行プロジェクトへスムーズにつなげることが可能になります。

既存のファイルサーバーもあるし、Office365 の契約はしたけど Lync と Exchange だけ始めて SharePoint Online はそのうち…といったお客様の声をよく耳にします。せっかく SharePoint Online もあるのですから、もったいないですし、できることがたくさんあります。ファイルサーバーを保持しつつ SharePoint Online の利用を始めてみませんか?

今後は AOS (AvePoint Online Services) のその他機能についてブログでご案内できればと思います。

どきゅなび Online を利用したOffice 365 – SharePoint Online でのファイルサーバーの活用