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ファイルサーバー、それでもまだメインで使い続けますか?

By: 金本

アクセスして頂きましてありがとうございます。

AvePoint Japan営業の金本と申します。ほんの少しお時間を頂き、下記を読んでいただければ効率的な SharePoint の運用方法を知ることができると思います。

この記事の内容のようにファイルサーバーを使われている企業様がいればご連絡頂きたいと思っております。SharePoint を利用することで貴社の業務生産性を高め、さらに簡単で安全なデータ管理ができるようにご支援させて頂きます。

私は営業なので様々なお客様と会話をさせていただく機会が多くありますが、SharePoint の一般的な利用方法は、お客様の話を総合するとざっくり以下の 四つに分けられます。

1) ポータル(全社、部門)
2) 文書管理
3) ワークフロー(承認ワークフローなど)
4) コラボレーション(チームサイト、プロジェクトサイトなど)

今回は、ポータルと文書管理についてお話しさせて頂ければ思います。

ポータルには 2 つの視点があり、例えるなら、テレビ番組と電話のような使い方に近いです。テレビ番組のような使い方としては発信者が受信者に対して情報を通知することです。対して、電話のような使い方は、発信者と受信者が相互に情報を交換することです。ポータルには上記二つの利用方法があります。

ようするにポータルとは、社員が見たい(あるいは社員に見せたい)情報に、はやく確実にアクセスできるようにすること、つまり「情報アクセスを最適化すること」が SharePoint ポータルの一般的、効果的な使い方であると言われております。実際、SharePoint ポータルの特徴としてユーザーが迷うことなく欲しい情報にたどり着けるような UI が備わっています。確実に欲しい情報にすぐにアクセスでき、それらの情報を他のユーザーと共有できる SharePoint は企業にとって業務生産性レベルを上げるために重要な情報共有基盤となっています。

しかし、私が担当している多くのお客様は、ファイルサーバーを文書管理ツールとして利用しています。

上記で述べた SharePoint ポータルで文書管理をされているお客様とファイルサーバーで文書管理をされているお客様では業務生産性が大きく異なるのではないでしょうか。なぜなら、ファイルサーバーは、情報を蓄積・保管する容器としては使うことができますが、情報の 「共有」 にはあまり向いていないからです。

実際、ファイルサーバーをコラボレーションプラットフォームとして利用する場合、以下のような問題があります。

■ファイルサーバーのフォルダ体系は情報が埋もれやすい

ファイルサーバー内のコンテンツのビューが唯一のビューになるので本人以外がその情報を欲しいときには当事者のフォルダ体系を理解しなくてはいけないのです。欲しい情報がすぐに見つからないという環境では業務の生産レベルは下がってしまいます。一方、SharePoint には、Web パーツとして列を追加できるため、様々な任意のカテゴリーを追加してファイルを整理された状態で管理することができます。

■ファイルサーバー上でファイルを削除してしまうと復旧が大変!

ファイルサーバーでは、一度ファイルを削除してしまうと、IT 管理者などに依頼して手動で復旧しなければなりません。しかし、SharePoint ではゴミ箱の機能があるため、誤って削除してしまった場合でも、ユーザー自身がゴミ箱からファイルを取り出すことができます。

■ファイルサーバーではアクセス履歴がとれません。

IT 管理者の重要な業務の一つとしてアクセス履歴の把握があるかと思います。ファイルサーバーの標準機能ではアクセス履歴がとれないため、誰が参照/ダウンロード/上書き/削除をしたかの判断をつけるのが難しいです。
また、どのコンテンツがどれだけ使われているか判断がつかないので、どれが必要なコンテンツでどれが不必要なコンテンツかを判断することができません。SharePoint であれば監査ログ、変更履歴を取ることが可能ですのでユーザーがどのようにコンテンツを利用しているのか可視化できる利点があります。

上記のような点からファイルサーバーを多用していることによって出てくるデメリットを全て SharePoint 上で解決することができます。

私どもは SharePoint 運用に関するアドオンツールなどを主に販売はしておりますが、ファイルサーバーから SharePoint への切り替え/連携、さらには SharePoint 上での理想的なコンテンツ管理の仕方などもお打合せで詳しくご説明しています。
是非、一度お話しさせてください。ご連絡お待ちしております。

◆ 移行不要で、ファイルサーバー内のコンテンツをSharePoint 上で表示できるAvePoint ソリューション
◆ ブログ記事 「SharePoint のストレージ最適化 (ファイルサーバー連携)