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受け身の運用から攻めの SharePoint 運用へ!

By: 原田

はじめまして。普段は大阪支店にて主に西日本のお客様をメインで担当しております。

今回は、担当しておりますお客様向けに、よく紹介する提案概要を簡単に紹介します。

 


目次

1. 情報基盤の刷新・運用に共通する課題

2. SharePoint サイトプロビジョニングの可能性と必要性

3. 業務改善プロセスのメニュー&プロセス化

4. 様々なサイト運用のカタチ

5. 運用負担は最低限に、基盤の活用促進を最大限に


 

1. 情報基盤の刷新・運用に共通する課題

まず、提案段階として、お客様のコンディションを大きく分けると下記の通りです。

◇他システムから Microsoft 社プラットフォームへの情報基盤刷新検討フェーズ(グローバル対応など)

◇既存 SharePoint アップグレードに伴う データ移行、運用業務の見直しフェーズ

◇グループ会社統合に伴う、システム統合立案、運用業務の統合に関する検討フェーズ

などです。各項目の詳細要件は当然異なりますが、各々課題をざっくり俯瞰して眺めると、案外類似していることが分かります。一例を挙げてみます。

◇基盤刷新の立案に費やすテーマは、メールシステム/インフラ基盤が中心となり、企業内ポータル(SharePoint)の運用設計は後追いになりやすい(運用が始まってから、困ったら都度検討)。

◇SharePoint 運用設計・運用は、検討~リリースに渡り IT 担当者のスキルに依存し、運用課題が見えない箇所が多い。そのため、採用・導入までにはあまり詰めた議論ができない。

◇企業内サイトの設計は、過去システムの踏襲が望ましい。もしくはリリース後、運用が始まってから具体的に課題が見えた段階で別途検討。受け身的な考えになりがちで、結局対応が後手になる。

例えば、この課題に対し、こんな話をよくしています。

当社が携わった過去事例をもとに、SharePoint 運用設計をパッケージ化したサービスメニューをご提供(図1)できます。例えば、運用業務の立案・運用担当者のスキルに依存しそうな箇所は、丸ごと分かり易いメニュー表示、作成した運用業務のメニューは、サイト管理者や一般ユーザー、または外部担当業者へオフショアすることを想定したサービスなどです。 (弊社 DocAve ガバナンスオートメーション for SharePoint  というパッケージを使った提案となります)。

[図1: SharePoint 運用業務のフロー]

[図1: SharePoint 運用業務のフロー]

これは SharePoint をプラットフォームとした情報基盤を上手に運用するためのレシピ集だとお考えください。このレシピ集は弊社がこれまで関わってきた国内外の企業様 13,000 社の運用設計ニーズを分析し、汎用的ニーズをギュッと凝縮させたパッケージとして販売しています。SharePoint 新規導入設計時、運用プロセス見直し時などに、このパッケージを運用業務の設計フレームとして取り込んでいただくことで、簡単・プロアクティブに業務を簡素化し、業務改善の PDCA サイクルを確実に素早く実行・継続させる効果が期待できます。ここでいう 「業務簡素化のプロセス」 を具体的な例としていくつか列挙したいと思います。

 

2. SharePoint サイトプロビジョニングの可能性と必要性

ここでいう SharePoint サイトプロビジョニングとは、新規サイト発行に伴う 設定値を事前に「それぞれの器」として準備しておくということです(図2)。例えば、各セクション (人事部門、営業部門、経理部門、グループ企業、チーム等) 単位で利用する必要なサイトテンプレートや Web パーツ配置、利用リソースの上限、サイトポリシーなどなど、器として用意すべきサイトの形は、それぞれ異なると思います。

この 「それぞれの器」 を事前定義しておき、あとはユーザーニーズに応じて、どんどん使ってもらう。ただ無防備に開放するとリスクもあるので、既存環境のリソースを考慮し、各部門で利用するデータ容量の上限、リース期間 1 年限定で利用してもらうようなルールも一緒にセットしておきます。また運用形態に応じ、サイト発行の申請ワークフローをユーザー部門内のグループメンバー間で申請・承認者を定義するため、リリース後は IT 部門の負荷も軽減します。

つまり OS プロビジョニングと同様、サイト構成や展開先の運用ポリシーを事前定義しておくことで、展開状況や最適稼働しているかを俯瞰して管理するだけの状況を作り出すことが期待できます。最近では、社員の PC 端末・デバイス端末からシームレスにアクセスすることができる OneDrive for Business のサイトプロビジョニングについても、お問い合わせも受ける機会が増えています。

実際の操作画面 はこちらをご参考ください。

[図2 : SharePoint業務設計の実装概念(初期構築時やリリース後に発生するサイト追加や部署サイト等の追加作業を簡素化)]

[図2 : SharePoint業務設計の実装概念(初期構築時やリリース後に発生するサイト追加や部署サイト等の追加作業を簡素化)]

 

3. 業務改善プロセスのメニュー&プロセス化

具体的には、運用業務の中で統制が難しい作業をメニュー&プロセス化します (一例ですが、列挙します)。

◇退職社員 作成データのアクセス権限付け替えサービス (SharePoint 内の AD 削除ユーザー検知機能含む)

◇出向社員等のサイトアクセス権変更・更新時の申請サービス (標準 or Nintex Workflow など 3rdParty FW 製品との連携承認プロセス)

◇人事異動・組織変更に伴うサイトアクセス権(AD ユーザー/セキュリティーグループ / SharePoint グループ) 申請サービス

◇サイト機能 (掲示板・お知らせ・ディスカッション・ライブラリ)やポータル発行の申請サービス(サイトライフサイクルのルールあり)

◇使用頻度が低いサイト(掲示板・お知らせ・ディスカッション・ライブラリ)の監視、及び削除する PDCA サイクル実施

◇サイト内の操作ログ取得 or ユーザー申請状況の可視化レポートを取得し、稼働状況把握 /等

あくまで一例ですがこのような項目のメニュー&プロセス化で、図 3/4 のような効果が期待されます。

[図3 : 運用業務の担当:IT 担当者の手が足りない、サービスメニュー設定運用会社へ運用譲渡する場合]

[図3 : 運用業務の担当:IT 担当者の手が足りない、サービスメニュー設定運用会社へ運用譲渡する場合]

[図4 : 運用業務の改善プロセス概念]

[図4 : 運用業務の改善プロセス概念]

※DocAve ガバナンスオートメーション for SharePoint はプライベートクラウド・オールクラウド・オンプレ・ハイブリッド環境に対応可能です。

 

4. 様々なサイト運用のカタチ

一例となりますが、私がデモでよく紹介するサンプルの WEB アプリケーション構成 (図5・6) です。書庫サイトとして外部ファイルサーバーのファイルデータをポータル統合したサイト領域 (画面 7)、コミュニティー領域やドキュメントで評価された 「いいね」 の集計ランキングを TOP ページで表示したり (画面 8)、オペレーションミスなどでプライバシー情報をアップロードした場合、該当書類をアップロード時にリアルタイムにスキャンしリスク項目としてタグ付け (画面 9)、氏名情報を墨消しするルールを適用した人事サイトなど様々な業務オペレーション統制に関わるツールを提供しています。

[図5 : WEB アプリケーション構成(サンプル)]

[図5 : WEB アプリケーション構成(サンプル)]

[図6 : 各サイト領域のルール(サンプル)]

[図6 : 各サイト領域のルール(サンプル)]

[画面7 : 書庫サイトとして外部ファイルサーバーのファイルデータをポータル統合したサイト領域(サンプル)]

[画面7 : 書庫サイトとして外部ファイルサーバーのファイルデータをポータル統合したサイト領域(サンプル)]

ファイルサーバー連携 についてはこちら をご参考ください。

Azure や Box などのクラウドサービスとのデータ連携ソリューションもあります 。

[画面8 : コミュニティー領域やドキュメントで評価された 「いいね」 の集計ランキングを TOP ページで表示(サンプル)]

[画面8 : コミュニティー領域やドキュメントで評価された 「いいね」 の集計ランキングを TOP ページで表示(サンプル)]

※監査ソリューションを使って集計しレポートを提示しています。監査ソリューション についてはこちらをご参考ください。

 

[画面9 : プライバシー情報をアップロードした場合、該当書類のアップロード時にリアルタイムにスキャンしリスク項目としてタグ付け]

[画面9 : プライバシー情報をアップロードした場合、該当書類のアップロード時にリアルタイムにスキャンしリスク項目としてタグ付け]

コンプライアンス ソリューション はこちらをご参考ください。

※企業ウェブサイトや Yammer、Windows ベースのファイルサーバーも対象。2015 年改正予定の個人情報保護法にあたりパーソナルデータ取扱いの運用見直しにもお役に立てるかもしれません(コンプライアンス ソリューションのリスクレポート・アクションレポートは、画面 10/11 参照)。

[画面10 : コンプライアンス ソリューションのリスクレポート]

[画面10 : コンプライアンス ソリューションのリスクレポート]

[画面11 : コンプライアンスソリューションのアクションレポート]

[画面11 : コンプライアンスソリューションのアクションレポート]

 

5. 運用負担は最低限に、基盤の活用促進を最大限に

これまで簡単に紹介したケースがすべてユーザー企業のユースケースに当てはまらないかもしれませんし(もちろん追加要件は承ります)、レシピがあるからと言って 3 分クッキングのように簡単に出来上がるものでもありません。ただ一般的に予測される運用業務がパッケージとして提供されていて、全体の 6 ~ 8 割くらいは満たせるとしたら、いかがでしょうか。

逆にこれらを一つ一つ立案、設計、展開、浸透させるとなると専門知識やアドバイザーへのコスト、検討期間が膨大にかかってしまいます。基盤利用の範囲拡張に伴う運用ルールの全般見直し、ユーザー部門からの対応スピード向上、運用担当者のスムーズな引き継ぎなど技術的要素はなるべく軽減し、せっかく導入した基盤活用の検討に時間をかけてみてはいかがでしょうか。

今回紹介しました要素を運用フレームワークとして関連業務に含めることで、攻めの運用に切り替える余力が生まれ、結果的に情報共有基盤の導入・見直し時の立案に必要な ITIL 要素を取り込み、ガバナンスを効かせた運用を遂行いただけると考えています。冒頭でもお伝えした通り、昨今グローバル化に伴う基盤見直し、クラウド化、統合という大きなテーマに対し、スピード感をもって対応していかなければいけない時代です。その立案・遂行に少しでもお役に立てれば幸いです。

以上、提案例を簡単に紹介しましたが、詳しくはワークショップや プライベートセミナー 、個別 FitGap を実施しておりますので、是非お問い合わせください。

■ 攻めの SharePoint 運用の要、DocAve ガバナンスオートメーション for SharePoint はこちら。