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検索も不要に!?社内ポータルの未来

By: 金籠

2015年の年明けから既に1か月が経過しましたが、皆様いかがお過ごしでしょうか。年明けからといえば、NHKスペシャルの Next World、皆様視聴されましたか?IT 業界に身を置く者の一人としては、とても現実的な目線で、かつ夢をもって番組を見ていました。法人向け IT の情報共有基盤というのは、今はコンシューマー向けの技術が先行している状況で、保守的な後追いの状況も否めないのですが、これからこの基盤がどのような変化を遂げていくのか、その変化を起こす一員となれるのか、頭を柔らかくして、取り組んでいこうと考えています。

そのような中で、つい先日には、SharePoint の次期バージョン・SharePoint 2016 のリリース時期が発表されましたね。SharePoint と言えば、最近弊社では、社内ポータルの構築案件を手掛けることが多いです。そこで今日のブログでは、「次世代ポータル」をテーマにして書いてみます。いわゆる、「社内ポータル」の未来です。SharePoint は広範な機能を持つプラットフォーム製品ですが、その中でもベーシックな利用方法である、「ポータル」に焦点を合わせてみたいと思います。

1. 現在の「ポータル」

社内ポータルといえば、IT 業界以外の方にも大体はイメージできる言葉ではないかと思います。社内ポータル上に一般的には、組織として全体で共有しておくべき情報が共有されます。大きく分けると 3 つに分類が可能です。

・組織のメンバーの意識を統一するための情報(企業理念やミッション、行動指針など)
・組織で勤務する上で必要な情報(人事情報や社内規程、申請書、社内のリンク)
・組織全体で共有する最新情報(掲示板の形式をとるものが多い)
それらのほとんどは、一方通行の情報、発信者から受信者に対して一方的に Push されている情報となります。

<これまでの「ポータル」>社内ポータルの未来を考える前に現在の社内ポータルを考える

ここで、よくある課題は、こちら。
・掲示板を見るためだけにポータルを開くか、もっというと、めったに開かない。メールで通知が来て初めて掲示情報を見る。
・自分に関係のない情報が多く表示され、本当に必要な情報を見つけづらい。
・組織内の情報なのに、組織外のサイトで情報を知ることが多い。

アクセスがされない、開いても見られないかもしれない場所には、発信者側も信頼がおけないので発信しづらくなります。

そもそも、ポータルは必要なのか?という問いが浮かんできます。
今、情報を共有する方法としては、手元に様々なツールが溢れています。
メール、チャット、企業内 SNS… 情報には主に、一方通行の固定情報と、双方向の流通情報があります。ポータルという形式で上記に挙げたような固定情報の置き場を作る必要性は、ある一定規模の組織となった時、どこかに必要になります。メールや SNS などは情報を流通させることに長けていますが、固定情報を一定掲示する目的では作られていませんので、ポータルと全く同様の働きができるかというとそうではありません。

一方で、ツールを取り除いて考えたとき、ユーザーが望んでいるものは、自分が知るべき情報、欲しい情報がすぐ手に入ることです。現状では、様々なシステムやツールを使いこなさなければ、自分が必要とする情報を取得することは難しいでしょう。過去メールの検索、ファイルサーバーや業務システムの検索、インターネット検索、人に聞くなどして「情報を探す」ことにどれだけの時間を費やしているのか、弊社がいくつかのお客様先で実施した調査結果では、1 日平均 1 時間とのことでした。

「ポータル」の定義とは、なんでしょう。これを、「ここに行けば必要な情報が手に入る情報の集積場所」、とするのであれば、次世代ポータルは、どのようになるのでしょう。

2. 「次世代ポータル」を考える、その1

これからのポータルは、今のポータルのような「一方通行の情報を掲示する場所」から、「ここに行けば必要な情報が手に入る情報の集積場所」により近づいていくと考えています。組織の基本情報など 3 つの枠に縛られず、組織としてプッシュしたい情報がきちんと伝わり、個人が取得したい情報が容易に取得できるようになる、そのコアになっていきます。そのトップページは掲示板が紙面を大きく占めているような、今のものとは変わって、パーソナライズされた情報になっていくのではないでしょうか。

● 機械学習型ポータル
今後、社内のあらゆる情報ソースはツールの革新でもっと混沌としていくでしょう。ファイルサーバーに加えて、業務システム、エンタープライズSNS、チャット、メールという既存の社内システムに加えて、新たなツールも登場してくるでしょう。そのような社内システムのあらゆる場所に散らばった情報から、ユーザーの必要とする情報が自動収集され表示される、しかもそれが機械学習によって成長していく。それが機械学習型ポータルです。ユーザーは情報を探さなくとも既に欲しい情報がそこにあるのです。既に Office 365 上では Office Delve という形でスタートし始めています。実は、AvePoint もその一端を担うであろう製品を持っています。Compliance Guardian はコンプライアンス用途だけではなく、コンテンツをスキャンし自動タグ付けを行うソリューションです。現状は SharePoint 内のコンテンツへのタグ付けが可能ですが、今後スキャン対象をファイルサーバーなど、広範なシステムに拡大していく可能性を秘めています。また Governance Automation は情報の置き場を整え、コンテンツが様々な置き場に散らばってしまうことを防ぎ、適切なセキュリティ配下に保管します。もし、あらゆる社内コンテンツへの自動タグ付けが実現できれば…セキュアな機械学習型の情報収集ツールが実現できる可能性がありますね!

● モバイルファースト
ポータルの利用が PC からの想定だけというのは終わっていくでしょう。既にモバイルファーストと言われていますが、これはモバイルを利用する人のためだけ、というのは、社内での業務でしか利用しない今のワークスタイルだからかもしれません。ポータルで扱える情報が変われば、それに伴って業務の仕方も変化していくでしょう。その結果ワークスタイルが変わった時、どこでもアクセスできるモバイルでの利用が求められる可能性は高いです。ポータルのデザインを行うとき、モバイルへの対応、モバイルアプリによるアクセス、というものをデザインの中に組み込んでいくことは今後 5 年の変化を見たときに、そう遠い話ではないかもしれませんね。AvePoint はモバイルについても Perimeter でセキュアなリモートアクセスをサポートする準備ができています!

さて、「次世代ポータル」を考える、はその 2 に続きます。
開けば、もうそこに必要な情報がある。究極のポータル目指して技術革新を行っていきたいですね。

皆様は、どのような「ポータル」が理想のポータルだと思いますか?

以下の関連記事もご紹介しておきますね。
◆ Perimeter ブログ記事 「Perimeter を利用して、On-Premise SharePoint 環境のセキュリティを強化する – 二要素認証

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