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DocAve 6 SP5 新機能レビュー:第3回 SharePoint コンテンツのアーカイブ プロセスに手動承認ステップを組み込む

By: カガワ

AvePoint の香川です。
DocAve6 SP5 で追加された目玉の新機能を紹介しています。さて今回は…

皆さんは、SharePoint サイトに置いていたコンテンツがある日突然消えてしまい、慌てた経験はありせんか?データの消失は、IT 製品を購入する顧客が最も恐れることの一つです。しかし、実際のところ、情報は本当に失われたわけではなく、そのように見えるだけということが多々あります。というのも、この消えてしまったように見える情報は、SharePoint の別の場所に移動され、アーカイブされているのです。なぜ、このようなことが起きるのかと言うと、管理者が Microsoft SQL Server データベースの負荷を軽減するため、またはパフォーマンス向上のため、コンテンツをオフロードしているからです。問題は、管理者はコンテンツの内容を熟知していない場合が多く、従ってコンテンツが不要なものか、それともビジネス クリティカルなものか正確に判断するのに最適の人材ではない点にあります。

例えば、SharePoint 内のあるドキュメントが、3 年間更新されていないとします。管理者は、この更新の有無をもってこのドキュメントを 「非アクティブ」 と判断するかもしれません。しかし、このドキュメントが、組織の記録管理ファイルであったとしたらどうでしょう? ドキュメントが変更されていないのは、ドキュメントの性質そのものに理由があるのかもしれません。また、管理者はコンテンツやサイトのオーナーに対し、「あなたのコンテンツ / サイトはアーカイブの対象になっています」 という通知を送らないことさえあります。このため、コンテンツ オーナーは重要ドキュメントのアーカイブを停止することができず、従ってサイトから重要なドキュメントなどが消失したことに気が付かないことすらあります。

このような事態が発生すると、ユーザーは 「なくした」 と思い込んでいるファイルを慌てて探し求めることになります。SharePoint コンテンツのアーカイブ プロセスでこのような事態が発生することを防ぐには、コンテンツに対する知識を持つ人に、アーカイブの可否について承認を得ることが何より有効です。

手動アーカイブ承認:

そこで、DocAve 6 SP5 の DocAve アーカイバ では、アーカイブ操作実行の前に、コンテンツ オーナーがアーカイブ対象のコンテンツを確認・承認できるステップを組み込める 「手動承認プロセス」 を搭載しました。この機能を使えば、コンテンツ オーナーとビジネス ユーザーをアーカイブ対象コンテンツのレビュープロセスに参加させることができるようになります。管理者は、業務遂行に必要なデータを SharePoint 環境内に保存しつつ、不要となったデータに対する定期的なプルーニングを実行することが可能になります。

手動承認プロセスを DocAve アーカイバで実行するためには、まず範囲を選択してルールを作成します。ルール インターフェイスで [SharePoint からデータをアーカイブして削除する] を選択すると、アーカイブの実行方法を選択することができます。次に、ドキュメント アーカイブでの手動承認を有効化します。ユーザーは、アーカイバの GUI およびフォローアップのメールで、新しいアーカイバ承認センターへのアクセス、およびオブジェクトに対するレビューの実行に関する通知を受け取ることになります。

DocAve アーカイバで使用できる手動承認

DocAve アーカイバで使用できる手動承認

アーカイバ承認センター

ジョブの進行後、管理者はアーカイバの承認センターに移動し、アーカイブ実行の承認を受けたコンテンツのレポートをダウンロードします。レポートのエクスポート先として、ファイルシェアと SharePoint ドキュメント ライブラリのいずれかを選択することができます。

承認待ちのオブジェクトをエクスポート

承認待ちのオブジェクトをエクスポート

 

承認レポートの保存先を選択

承認レポートの保存先を選択

コンテンツ オーナーとビジネス ユーザーの参加で、アーカイブ プロセスを改善する

SharePoint へのエクスポートの完了後、管理者はワークフロー (SharePoint の既存のワークフローとサード パーティのワークフローの両方が使用可能です) を利用して、承認プロセスを管理し、承認タスクをユーザーもしくはチームにアサインすることができます。

コンテンツ オーナーとサイト オーナーは、ここでアーカイブ プロセスに参加することになります。ここでは、コンテンツを個別に確認し、アーカイブを承認するか拒否するかを選択することができます。コンテンツがまだ使用中である場合は、拒否を選択します。決定後、管理者はレポートを承認センターにアップロードします。レポートのインポートの完了後、承認されたコンテンツは、次回の定期アーカイブ ジョブでアーカイブされます。

DocAve アーカイバ ルールに合致する新規アイテムが出現すると、管理者にメールが送信され、承認センターの通知セクションに警告が表示されます。このプロセスは定期的に繰り返されるため、コンテンツおよびサイト オーナーやビジネス ユーザーは、どのコンテンツがアーカイブされるか把握することができ、「消失」 してしまったドキュメントを探し回ることもなくなります。

 

承認ステータスの管理

承認ステータスの管理

いかがでしたか?今回は SharePoint コンテンツのアーカイブプロセスを改善して、エンドユーザーにとっての「コンテンツの消失」を減らせる DocAve6 SP5 の機能についてご紹介しました。

アーカイブ作業やレコード管理プロセスを自動化できる DocAve アーカイバについてのさらに詳しい情報については、製品ページ および 製品カタログ をご確認ください。 デモのリクエスト や 30日間 無料の無償評価版ダウンロード もご利用いただけます。