塩光

更に実践的な SharePoint 運用の自動化を可能にするGA+ SP5 – 前編

By: 塩光

こんにちは、AvePoint Japan の塩光です。

いきなり GA+ と書いても馴染みのない方々が多いかもしれないですね。GA+ とは弊社製品のひとつで、Governance Automation(ガバナンスオートメーション)というプラットフォームです。

「ガバナンス」 という言葉には堅苦しいイメージがありますね。今 IT 業界でよく話題となっているワークスタイル変革や、イノベーション、コラボレーションの促進等を考える時に、合わない言葉のように感じられるかもしれません。

しかし、ワークスタイル変革を推進する上で、ガバナンスは不可欠なキーワードなのです。エンドユーザーに情報基盤を提供し、ただただ 「自由になんでもやってください。」 と情シスが言っても、逆にエンドユーザーは何をやれば良いかわからず、やみくもに利用した結果、社内の情報基盤が無法地帯と化してしまうケースがあるかと思います。

実はコンサルしている中で多くの企業のファイルサーバーや Notes 環境がまさにこのような状況となっていることを目の当たりにしてきました。そんな環境の中で、毎日、業務に必要な情報を見つけるのは非常に大変なことでしょう。ガバナンスの徹底による IT のサービス化はワークスタイル変革や、イノベーションを生み出す情報基盤の活用促進にとって必要不可欠だと私は考えています。

GA+ は  SharePoint 環境がクラウドにあろうと、オンプレミスにあろうと、ハイブリッド環境であろうと、情シスの方々がよく悩まれる SharePoint の運用タスクの多くを自動化するソリューションです。 運用タスクと言えば、サイトの払い出しや、権限の変更依頼や、コンテンツの移動依頼、新入社員への対応等々、面倒で不定期に発生する様々な運用タスクが頭に浮かぶと思いますが、GA+ はこれらの運用タスクを全てサービス化し、分かり易いインタフェースでエンドユーザーにサービス提供します。

プラットフォームの機能をここで詳しく説明すると機能が多すぎて本が書けてしまう程なので、もし、詳しい製品の説明をご希望でしたら是非弊社営業窓口に製品の デモを依頼 してくださいませ。

さて、本題に入りましょう。今回は、今月 9月12日にリリース された GA+ SP5 の目玉機能を紹介したいと思います。SP 5 にも多くの機能拡張・改善が含まれておりますが、私が思うトップ 3 の機能を前編・後編の 2 回にわたって紹介させて頂きたいと思います。


エンドユーザー向けサイト情報提供

 

GA+ SP5 で重点を置いた個所の一つは、「いかに管理者と利用するエンドユーザーとの距離を更に縮めるか」 という点です。GA+ ではサイトの払い出しや、権限管理を自動化するソリューションが詰まっていますが、今まではエンドユーザーにとってはあまり見られない「黒子」のような存在でした。サービス申請をする画面も SharePoint の外にあり、導入方法によってはエンドユーザーからはあまりアクセスされないこともありました。

そこで今回のリリースでは SharePoint の App を開発しまして、GA+ でサイトを払い出した際に、どんな構成で払い出されたかを示すパーツや、どのような機密ポリシー/コンテンツポリシーで払い出されたのかをエンドユーザーが瞬時に把握できる機能を追加しました。また、その同じ画面から様々な GA+ のサイト管理サービスをエンドユーザーが申請できる機能を用意しました。

機密ポリシーのスタンプ

適用されている機密ポリシーをエンドユーザーに周知できる

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

こちらの画面ショットで確認できますように、サイトのバナーにそのサイトの機密レベルを表すアイコンと文言を追加することができるようになっています。イメージとしては、文書やプレゼン資料に 「社外秘」 や 「公開資料」 等スタンプをつけられる企業がいるかと思いますが、それと同じコンセプトでサイト全体に対しても 「スタンプ」 をすることで、エンドユーザーがこのサイトでどのように権限を扱うのか、どのようにこのサイトでドキュメントを共有して良いのかを意識させることができます。

エンドユーザーが誤って社外秘のファイルをパートナー向け公開サイト等にアップロードしてしまわないか、と懸念される管理職のお客様がいますが、このシンプルな機能を利用することでそのようなミスを防ぐことができます。もちろん、アイコン、色や文言は編集可能です。

もう一つ追加された機能が画面の右下にあることを確認できるかと思いますが、こちらが 「サイト情報カード」 というアプリケーションです。サイトの業務上の管理者が誰なのか、それから技術的な管理者が誰なのかを別にして GA+ はサイトを配分することができますが、それらの情報がよりエンドユーザーに明確になるように、サイト情報カードを追加しました。

また、このサイト情報カードのタブをクリックしますと、様々なサイト運用に関わるタスクを簡単にアクセスし、GA+ によって自動化されたサービスを利用することができます。このように GA+は、運用の自動化を、よりエンドユーザー視点で行われるようにすることができます。

サイト情報カード

サイト情報カード

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

いかがでしたか?後編 では、アクセス権限申請時のセキュリティ回りの新機能などをご紹介します。

 

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