Microsoft Teams のここがすごい! Microsoft Teams の人気の秘密、そして失敗しない導入のコツに迫る

By: AvePoint

chat2017 年 3 月の公式リリースからわずか 1 年半と、企業向けチャット ソリューションとしては新興勢力のうちに入る Microsoft Teams。しかし、Microsoft がコラボレーション ツールの数々を提供してきた中で培った知見、そして SharePoint や OneDrive、Skype for Business などの各種技術が援用されている 「次世代のコラボレーション ツール」 として、登場時から注目を集めてきました。

2018 年 4 月のロイターの記事 によると、2018 年 3月時点での導入企業数は 20 万を超えており、ライバルツールと目される Slack の有料版使用企業 5 万を一気に追い越したとの報道がされています。

Microsoft Ignite、Microsoft Inspire などの Microsoft のイベントでも主力ツールとしての位置づけがされており、今後ますます重要性が向上することには疑いの余地がありません。

しかし同時に、「Microsoft Teams のどこがそんなにすごいのか」「何が便利なのか」「Slack やSkype for Business とはどう違うのか」 など、様々な疑問を抱かれる方も多いのではないでしょうか。

今回の記事では、他ツールと比較した際の Microsoft Teams の特長を分析するとともに、導入に際して気をつけたいポイントを分析します。

【人気の秘密1: 強力なコラボレーション機能】

Microsoft Teams を企業向けチャット ソリューションとして傑出したツールの座に押し上げているのは、何といっても他のツールの追随を許さない、Office 365 各機能と連動したドキュメント コラボレーション機能の豊富さ・強力さ です。

Microsoft Teams はチーム レベル、チャネル レベルなどの階層に分かれており、チャット内容の仕分けやセキュリティ管理が簡単に実行できるように設計されています。

また、タブ 機能では、各種アプリを簡単にチームで共同利用することが可能です。特に、チーム内でのタスク仕分けに威力を発揮する Planner (SharePoint Task の後継) や、ビジネス データ分析ツールの Power BI をはじめとする Microsoft の各種ツールとの連携を活用することにより、スムーズで生産性の高い共同作業が可能になります。

もちろん Twitter や JIRA など、Microsoft 以外のアプリも充実しており、また毎月のように組み込み可能なアプリが増えているようです。

cloud《他のチャットツールに対する優位性》
アプリの組み込みやチャネルの作成などは、もちろん Slack 等のツールでも可能です。

しかし、Office 365 のツールの一環として提供されている Microsoft Teams に対しては、追加のセキュリティ対策や毎度のユーザー認証が不要であるため、Office 365 を導入している企業であれば、別のツールを入れるよりも低コストかつ安全に使うことができます。

【人気の秘密2: 使いやすさ】

Microsoft Teams のチャット機能は、Facebook チャットや LINE などの一般向け商業アプリに使用感が似ているため、あまり IT スキルの高いとはいえないユーザーにも親しみやすく、使いこなしやすいのが利点です。

《他のチャットツールに対する優位性》
Microsoft Teams は Word・Excel など Office アプリケーションと同じ、Microsoft 製品群に属しているため、当然のことながら GUI や画面構成なども非常に似通っています。このため、エンド ユーザーもスムーズに使用を開始でき、使いこなしやすいのが利点といえます。

【Teams 導入に際して気をつけたい 「ガバナンス」 と 「導入トレーニング」】

・「簡単に使えるツール」=「野放し状態でよいツール」 ではない
高機能なチャット ツールとして売り出されている Microsoft Teams ですが、「単なるチャット ツール」 と考えて導入・運用をエンド ユーザー任せにすると、様々な問題が生じてくる可能性があります。

これは、Skype for Business 等の比較的単純なチャット ツールと比較すると、Microsoft Teams がドキュメント共有・同期機能をはじめとするはるかに高度な機能を備えていること、エンド ユーザー側の自由度が非常に高いことが理由です。

一対一のチャットやチャネルでの会話など、一部のみの機能のみを使っている限りは扱いが単純そうに見えなくもないのですが、ここで諸刃の剣となりかねないのが 非常に高い自由度 です。

例えばエンド ユーザーは、最大 250 件のチームを作成することができます。また、チームの所有者であればチームの削除も可能です。

これは、エンド ユーザーが闇雲に大量のチームを作ってしまい、コラボレーション プラットフォームが定まらずに混乱する・ガバナンスが行き届かない状態に陥る、あるいは重要な業務を実行しているチームを誤って消去する、といった事態が容易に引き起こされてしまう可能性があるということも意味します。

workこのような事態を未然に防ぐためには、「導入すればみんな勝手に使うだろう」 と甘く見るのではなく、ガバナンス計画の策定やバックアップ対策、それにユーザー向け導入トレーニングもしっかりと行う必要があります。

【Office 365 の包括的ガバナンス対策に! AvePoint Cloud Governance】

Microsoft Teams のプレビュー版が登場した時点から Teams に注目・注力してきたAvePoint が、Teams を含む Office 365 各機能のガバナンス対策・自動化による機能強化用ツールとして提供しているのが、AvePoint Cloud Governance です。

Governance Cloud Governance (旧名: Governance Automation Online) は、SharePoint サイトや Office 365 グループ・Microsoft Teams の展開管理・コンテンツの再構成、ライフサイクル管理、権限リクエストなどの機能をサービス カタログ式でエンド ユーザーに提供し、IT 部門が手動でこなしていた煩雑なタスクを解消することで、生産性アップとセキュリティの向上に貢献します。

エンド ユーザーはよりスピーディーで便利な IT サービスの提供を受けることが可能になり、IT 部門は煩雑なリクエスト対応に割く時間を削減し、より生産的なタスクに集中することが可能になります。

Untitled picture