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Jace Moreno が Microsoft Teams への疑問にお答えします: 2018 年 11 月編

2018年11月27日
By: AvePoint

【Microsoft Teams のよくある疑問・質問に、Microsoft Teams チーム リードがお答えします!】

Jace Moreno 氏

今回の記事は、AvePoint 米国本社主催の ウェビナー “Leveraging Microsoft Teams Platform To Give Users Superpowers” に参加者から届いた「よくある疑問・質問」に、Microsoft で Teams Platform Lead を務める Jace Moreno 氏が回答し、AvePoint が加筆したブログを編訳したものです。

Microsoft Teams 導入・利活用のお役に立てれば幸いです。

【ご注意】 Microsoft Teams を含む Office 365 製品は、クラウド上からの提供という性質上、頻繁に変更・機能追加が発生します。また、契約形態によっては利用できるサービスが異なる場合もあります。
機能等の詳細については、必ず IT 部門担当者および Microsoft 担当者とご確認くださいますようお願いいたします。

前回の記事はこちら

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(1) Microsoft Teams の適切なライフサイクル管理はどう行えばよいのでしょうか? 単純にエンドユーザー任せにしていてよいのでしょうか?

ほとんどの企業・組織では、リソース管理的な形でチームの作成を制限するか、チームを作成できるユーザーを制限する形式でスプロールを防止するという方法を採っているようです。

また、チームのプロビジョニングやライフサイクル管理を担当するのはヘルプ デスクか、場合によってはマネージャー・チーム リーダーなどの責任となるところが多い模様です。

しかし、どのような形態を採っても、結局は担当者の負担増となってしまう場合が多く、また 「エンド ユーザー主導の自由なコラボレーション」 という Teams の強みも、程度の差はあれ損なわれてしまいます。

AvePoint の提供する Office 365 ガバナンス ソリューションである AvePoint Cloud Governance を利用することにより、ライフサイクル管理と払い出しの両面を自動化することが可能です。

(2) 「一般」 チームと Yammer の違いは何でしょうか? どのように使い分けすべきでしょうか? Skype for Business Online が Microsoft Teams に統合されるように、どちらかがどちらかに統合されることはあり得るでしょうか?

これは、利用する組織がどのような形でコラボレーションを行っているか、部門内でどのようにコミュニケーションを取っているか等の要素に依拠するところが大きいため、一概にいうことは困難です。

Yammer への投稿はより体系化されているため、Microsoft Teams の 「お互いにはあまりつながりのないスレッドが時系列でまとまっている」 チャネルよりも理解しやすく、かつ 「ネット サーフィン」 のような感覚で閲覧しやすいという利点があります。

これに対して Microsoft Teams は、「会話」「メール」「SharePoint サイト」 などの複数の機能を援用してコラボレーションを行う場となっています。

両方を必要に応じて参照しながら作業を行うことは比較的簡単であり、お互いに全く異なる強みとメリット、役割を担っているため、少なくとも近い将来にどちらかがどちらかに統合されるということは考えにくいと思われます。

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(3) Teams は確かにとても便利なのですが、チームとチャネルの数が増えるにつれ、管理がとても大変になってきています。「お気に入り」 する以外に、何らかの管理方法は存在しないのでしょうか?

自分用の SharePoint リストや OneNote、ブックマークを作成し、各チームへのリンクを管理するという方法はあります。しかしこれが簡単な管理方法かどうかは、異論があるかもしれません。

もうひとつの方法は、サード パーティ ツールを利用した管理方法です。

AvePoint の SaaS ツールとして提供されている GroupHub (グループハブ、2018 年 11 月では英語のみでの提供) は、まさにこの 「自社テナントにおける Office 365 Groups の情報把握と適切な管理」 を実行することを目的として作成されています。

既定機能では実行できない 「タグ付け」「ソート」「フィルター」 などの機能も備えているため、Microsoft Teams のメンバーシップ管理ツールである Office 365 Groups の運用管理が格段に改善し、Teams をしっかりと管理できるようになります。

(4) Microsoft Teams をスケールアップした場合、検索はどのようにすればよいでしょうか?

Azure AD Premium の機能を利用すると、チームに対するタグ付けやラベリングなどが実行可能になります。AD Premium を利用しない場合は、Office 365 Groups・Microsoft Teams に対する SharePoint 検索がもっともスケーラブルであると考えられます。これ以外の方法としては、Office 365 管理センター経由で実行できる コンテンツ検索 が存在します。

(5) Microsoft Teams で利用できる Bot を作ってみたいのですが、どのように始めればよいでしょうか。

Teams 向けの Bot は、経験豊かなデベロッパーであれば比較的単純に作成することが可能です。ドキュメンテーションは こちら で確認できます (11 月 26 日 現在は英語のみ)。

シンプルなタスクを自動化したい場合は、Teams 内に 「ボタン」 を作成し、Flow のワークフローをトリガーする機能も試してみる価値はあります。

(6) チームを新規作成する場合、自動的に SharePoint サイトが作成されるのでしょうか? また、既存の SharePoint サイトを Teams に利用することは可能でしょうか?

はい、Microsoft Team を作成すると、バックエンドでSharePoint チーム サイトのほか、Office 365 グループに紐づいたその他のサービスも同時に作成されます。

最近になって、チームを作成する際に Outlook メールボックスを同時作成しないというオプションが利用可能になったようです。これは、Exchange 管理者にとってはかなり負担が軽くなる変更だったのではないかと思います。

既存の SharePoint サイトを 「Groups 化」 し、その後 作成したグループに基づいてチームを作成することは可能です。

(7) Microsoft Teams を Web パーツとして SharePoint サイトに組み込むことはできますか?

はい、可能です。また、Microsoft では SharePoint サイトと Microsoft Teams のよりスムーズな統合を非常に重要と捉えています。他に重要と考えられている追加機能としては、メタデータ列・ファイル タブでのドキュメント ライブラリ/リストの機能利用が挙げられます。

(8) Microsoft Teams に参加していないメンバーとチャットすることは可能ですか?

ゲスト ユーザーとして追加し、Web アプリ を使ってもらえればチャットが可能です。

(9) チームのチャネルに対してセキュリティを定義することはできますか?

現段階の ドキュメンテーション には記載がないようですが、ロードマップ上には存在しています。近い将来には利用可能となる予定です。

(10) メール偏重の企業や組織を、Teams 中心のコミュニケーション スタイルに転換してもらうベスト プラクティスは何でしょうか?

Teams 中心のワークスタイルへの移行には、Teams の特性を理解することと、チェンジ マネジメントの考え方・戦略を採り入れることが重要です。

Teams というツールの特性を活かした利活用促進の方法には、AvePoint の CMO である Dux Raymond Sy が 2018 年の Microsoft Ignite で開催したセッション 「目指すは 3 ヶ月で 導入率 90%! 失敗させない Microsoft Teams 導入のコツ」 の内容が参考になります。

【Teams をよりよく理解する上で参考になるサイト】

Microsoft Teams ロードマップ
Microsoft Mechanics チャンネル @ Youtube

【おわりに】

Microsoft Teams のよくある疑問・質問、お役に立てましたでしょうか? AvePoint では、日本のお客様の Office 365 ツール導入・利活用にご参考としていただける eBook を、もちろん無料で! 各種取り揃えております。是非ダウンロードしてご活用ください。

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