アバター

「Microsoft Teams が 10 倍便利になる技 TOP 10」 Q & A

2019年11月26日
By: AvePoint

Microsoft Teams 便利技 Q & A
10 月 30 日の 「6 つのポイントでうまくいく! エキスパートから学ぶ、Microsoft Teams 利活用戦略」 に続き、第 2 回 AvePoint Japan ウェブ セミナー 「今日から使える! 教えられる! Microsoft Teams が 10 倍便利になる技 TOP 10」 も、盛況のうちに生配信を終えることができました。ご参加くださいました皆様、後からオンデマンド配信をご視聴いただきました皆様に、深く御礼申し上げます。
前回に続き、今回も出演者である中村と張本が、お寄せいただきましたご質問の一部に回答しました。
ウェブセミナー・オンデマンド配信のお申し込みはこちらから↓

Q1: 会社として導入を決めたものの、一部を除き利用が広がっていないのが現状です。のんびり進めて時間とお金が無駄になってしまうことを危惧しています。効事例を社内で紹介し、全社で使うことで、一気に広げたいと思いますが、よい方法をご教示ください。

中村: 前回のウェビナーでもお話しましたが、課題感がありつつもメールで事足りている中で、チャット サービスを従業員に提供しても、スムーズな普及はなかなか難しいものがあります。この打開策については、前回のウェビナーをご覧いただければ幸いです。

また、事例に関しても、他社事例ではエンド ユーザーにはどうしても響きにくいため、自社事例を利用 することをお勧めします。

そのためにも、まずは IT 部門や利活用促進担当者、パイロット運用部門、チャンピオン プログラムのチャンピオンなどが積極的に Microsoft Teams を利用し、自らが事例となって生の声をエンド ユーザーに届ける 必要があるかと考えます。
Microsoft Teams 便利技 Q & A
張本
: ただし、やり方は工夫する必要があります。適当に一部門選んで始めましょう、では、せっかくのプログラムを活かすことができないため、業務を理解した上での判断での選定 が必要になります。

また、どれだけリテラシーが高い会社や部門であっても、最初からあれもこれも手を付けてしまっては混乱が生じ、後々まで尾を引くネガティブな影響が出る危険性があるため、スモール スタート を推奨します。

Q2: Microsoft Teams が無償で使えることには大きな魅力を感じますが、Slack ほど他サービスと連携できない印象があります。他サービスやアプリとの連携について、ベスト プラクティスが知りたいと思います。

中村: Microsoft Teams も 140 を超えるアプリやサービスと連携可能です。また、無償版をご利用とのことですので、おそらく Office 365 は現在導入されていないと思いますが、是非とも Office 365 の導入も検討いただければと思います。

Microsoft Teams は、Office 365 の各種サービスと接続することで、更に幅が広がります。そこに Power Automate (旧 Flow) を利用すれば、可能性は更に広がります。

Q3: 社外秘等のデータの取り扱いについては、どう考えればよいでしょうか?Microsoft Teams 便利技 Q & A

張本: Microsoft Teams の利点でもあり、注意ポイントにもなるのが ファイル共有の容易さ です。社外とのやり取りが頻発する場合には、社内チーム・社外チームときっちりポリシーを定義し、ガバナンス、つまりは 運用ルールが守られる状態を維持しながら利用 することを推奨します。

「回数はそこまで多くない、でも必要に応じて安全に外部共有を行いたい」 という場合は、Microsoft Teams 全体の社外共有をオフにしたうえで、例えば Perimeter (ペリメター) など、安全に共有できるシステムの導入を推奨します。

Q4: 個人の IT リテラシー、スキルによって使用有効性、効率に大きく差が出てしまっているのですが、どのように対策すべきでしょうか?
microsoft teams 便利技 Q & A

中村: そのような場合に絶大な効果を発揮するのが、チャンピオン プログラムです。ユーザー部門を巻き込んで、「インフルエンサー」 として周囲に広めていくチャンピオンを増やすことで、水準を高めていくことが可能かと思います。

また、IT 部門や利活用促進担当者の発信を活用 するのもひとつの方法です。例えば、全従業員用のチームや社内ブログなどで小技・TIPS を発信するなどの方法でも、徐々に効果が出てくる可能性もあります。

Q5: 部署ごとのアンバサダー的なメンバーを見つけるための方法や事例などご紹介いただけると嬉しいです。

中村: 例えば、社内アナウンスで募集するのも一案かと思います。この場合はアンバサダーになることのメリットも検討し、条件に記載すると集まりやすかったりします。

また、利用をスタートしてから一定期間の経過後に、Microsoft Teams 管理センターの使用状況レポートなどを参考に、利用率の高いユーザーに直接声をかけるという方法もあります。

Q6: 情報システム部門として、エンド ユーザーから 「Teams のことを教えてください!」 と頼られるのですが、自分たちも実はわかっていないことが多いのですが…。

中村: まずは、「情報システム部門だからユーザー部門に教える立場でいなければ!」 という固定観念をいったん捨ててみるのはいかがでしょうか?

そこからどうすればよいかというと、やはり チャンピオン プログラム ですね。ユーザー部門から募るチャンピオンに 「教える」 のではなく、「共に学び・検討する」 というスタンスであれば、自社に最も適切な方法で導入や利活用が進むのではないかと思います。

または、IT 部門とチャンピオンを対象に、ベンダーのトレーニングを受けるなどの方法もあります。

Q7: 他ユーザーが開始した会話のタイトルを、他のメンバーが付けることはできますか?

中村: 残念ながら、他ユーザーのメッセージは、タイトル含め編集できません。なので、チーム メンバーに対して 「会話にはタイトルをつけましょう」 と呼びかけるのが一番かと思います。

Q8: セキュリティ制約の中で、どこまで機能を犠牲にすることなく活用できるかが気になります。

張本: 一般的には自由度が高いほど、ユーザーの利用度は上がるため、利活用は進みます。しかし、セキュリティの担保をするためには、ユーザーからある程度の 「自由度」 を奪う必要があります。

業務に与える悪影響を最小限にしつつ、セキュリティ要件だけを満たすためには、まず自社における Microsoft Teams の用途を明確化する必要があります。しかし、部門毎には業務は異なるため、ひとつのポリシーで全社運用を行うのは多くの場合困難となります。

その上、既定機能では部門ごとにセキュリティを切り分けることができません。つまり、1 (制限を全く加えない) か 100 (制限を最大限にする) かのどちらかしか選べない、ということになります。1 にすればセキュリティ上の懸念は高くなりますし、100 にすれば使い勝手が非常に悪いため、エンド ユーザーが誰も使わなくなるという懸念が発生します。

AvePoint の Cloud Governance (クラウド ガバナンス) をお使いいただいているお客様には、部門や業務ごとに異なるセキュリティ ポリシーを適用したチームを作成するシステムを作ることができる機能 がご好評をいただいています。

つまり、各チームのニーズに応じてセキュリティ レベルを切り分け、先ほどの例でいうと 「外部共有を頻繁に行い、社外秘文書の扱いが少ない製品開発部門は 50」「外部共有はほぼ行わず、社外秘文書の扱いが非常に多い法務部門は 90」 など、違うタイプのチームを払い出すことで、利活用が促進されると同時に、セキュリティが適切に守られる状態を担保できます。

興味がある方は、是非下のバナーから紹介ページを一度のぞいてみていただければと思います。

Q9: セミナー中に紹介のあったベスト プラクティスは、どこで確認できますか?

中村: 「Microsoft Teams で組織全体にわたるチームを作成する – Microsoft Teams | Microsoft Docs」 をご参照ください。

Q10: 利活用が進むにつれて、「チームがあまりに多くて混乱する」 という声が上がり始めたのですが…。

張本: チームの乱立は、「同様の目的でのチームの作りすぎ」「使用されなくなったチームの放置」 などに原因があることが多いように思います。以前、同様のお悩みをお持ちの顧客企業にコンサルティングを行った際の例をご紹介させてください。

Microsoft Teams 便利技 Q & A チームを拝見したところ、例えば 「バレーボール サークル」「登山クラブ」 等、各レクリエーション活動のチームが数多くあるなど、「チャネルで用が足りる場合でもチームを作ってしまう」 という傾向があることがわかりました。

これをまとめて 「レクリエーション」 というチームを作り、活動ごとにチャネルとして運用していただくことで、無用なチーム数も減り、エンド ユーザー側の混乱も防ぐことができました。

ただし、ここでしばしば問題となるのが 「必要なチームであるのか、そうでないのかの判定」 です。これは、既定の機能だけでは利用していないチーム、利用しているチームの判断が困難であることが原因です。

Cloud Governance をご利用いただければ、組織全体のチームを対象に、所有者や利用しているクォータはもちろん、最終更新日も確認できます。

これで、利用されていないチームの洗い出し・整理がより簡単に実行可能になると思います。

また、ライフサイクル管理機能 も備えており、利用していないチームに対して自動的に削除・アーカイブといった設定をすることにより、IT 管理者の運用作業を大幅に自動化できますので、是非ご検討ください。

なお、AvePoint では製品提供のほか、導入コンサルティングから実装後のトレーニング、サポートまでを顧客のビジネス スタイルに合わせた形で提供していますので、是非新システムの導入にお力添えできればと思います。

お問い合わせは こちら のフォームから 「Microsoft Teams  導入相談」 とお書き添えの上送信していただけると、ご対応がスムーズです。

おわりに
Microsoft Teams 便利技 Q & A はいかがでしたでしょうか? 大変うれしいことに「是非次回も同様のテーマで開催してほしい」 とのリクエストを多数頂戴しており、現在も開催に向けて鋭意準備中です。また、Microsoft Ignite the Tour Tokyo (12 月 5 日・6 日) に参加し、中村も Microsoft MVP として登壇いたします。どうぞお楽しみに!