アバター

合わせ技で 3 倍便利に使いこなす! Microsoft Teams & SharePoint Q&A

2020年6月2日
By: AvePoint

Microsoft Teams & SharePoint Q&A
オフィスアイの平野愛様をお迎えし、2020 年 5 月 29 日に開催されたウェブ セミナー 「合わせ技で 3 倍便利に使いこなす! Microsoft Teams & SharePoint」 は、900 名を超える方からお申し込みをいただくという大好評をいただき、無事に生配信を終えることができました。【ウェブセミナー・オンデマンド配信のお申し込みはこちらから】

M365 Virtual Marathon の翌日という強行スケジュールの中、楽しくためになるデモを展開いただきました平野様、開催にご協力いただきましたオフィスアイ関係者の皆様、ご参加いただきました皆様、オンデマンド配信をご視聴いただきました皆様に、深く御礼申し上げます。

今回の記事では、お申込み時の備考欄、開催中のご質問、および開催後のアンケートに寄せられたご質問の一部に、スピーカー両名が共同回答します。

◎平野氏による Lookback ブログはこちらから⇒SharePoint Technical Notes 
Microsoft Teams & SharePoint Q&A

《 Microsoft Teams & SharePoint Q&A 》
Q.  Teams 上で音声で会話しながら共同編集するために最適な方法は何でしょうか? チャットができるのは理解しているのですが、ボイスチャットしながらのほうが意思疎通がうまくいく気がしています。

A. 画面共有しながら、音声のみ (ビデオなし) で会話するのが一番スムーズなようです。

Q. 既存の社内 SharePoint をタブに入れ、Teams にリンクさせることは可能ですか? 
A. SharePoint Online 上であれば可能です。

Q. Wiki との使い分けについて
A. 何と比較するかにもよりますが、Wiki は軽量なため、テキスト データとしてメモしていくには適していると思います。一方で、フォントの種類・サイズ等が限定的であること、ファイルと比較すると検索にも制約があること、バージョン管理機能を利用できないことなどがネックです。

どのように利用するか、目的は何か等、場面で使い方を工夫される方が多いようです。実際に使ってみて、目的に対する良し悪しを検討されてはいかがでしょうか。

Q. [SharePointで開く] が自分の環境にはありません。設定が必要なのでしょうか?
A. 無償版 Teams アプリの場合、「SharePoint で開く」 は利用できません。無償版でない場合は、環境依存のケースが考えられます。

Q. Teams のフォルダにドキュメントを格納すると、SharePoint に移動するという自動化は大変便利に感じました。しかし、その自動化をエンド ユーザーが簡単に仕込める状態にならないと、情報システム部への問い合わせが殺到しそうな印象も受け、実際の展開には悩ましいと感じます。何か良い知恵はありますか?
A. Power Platform の普及で、エンド ユーザーが自分たちでできることが増えたのは確かですが、それが情シス部門の負担増を意味するのでは困りますね。

このようなケースは、やはりチャンピオン プログラムのような、エンド ユーザーと IT 部門/情シス部門が共同で業務課題の解決にあたるようなプログラムの導入が望ましいでしょう。

「なんでもかんでも IT 部門任せ」 ではなく、自分たちの業務を自分たちの手で改善する、まずは周囲のメンバーで解決に取り組んでみる、という姿勢が育っていけば、情シスへの丸投げのような事態は防げるのではないでしょうか。

また、運用管理負担の軽減は、AvePoint の提供する AvePoint Online Services (AOS) の得意分野でもあります。自動化を取り入れて Teams/SharePoint の運用管理負担を軽減する Cloud Governance (クラウド ガバナンス)、全自動で M365 データ保護が実行できる Cloud Backup (クラウド バックアップ) 等が特におすすめです。是非ご検討ください。

Q. 毎日自動で作られる Teams スレッドに対して [返信] を行うためには、PowerAutomate ではどのような設定が必要なのでしょうか?
A. Power Automate の Microsoft Teams コネクタの中にある、(現在プレビューですが)[メッセージへの返信の投稿 (V2)] アクションを利用します。

Q. Power Automate で Microsoft Teams にメッセージを投稿するデモの際、Power Automate 上では改行されているように見えたのですが、実際に Teams に投稿された際には改行されていませんでした。改行するためにはどうすればよいのでしょうか?
A. Power Automate のアクション内のメッセージはリッチ テキスト エディターになっているので、その場合は改行すれば実際に投稿される際も改行されるはずです。コードビューであれば、<br> を入力すると改行されると思います。

Q. 今回のデモで拝見した、《Power Appsで登録した内容を Word ファイルに反映する》 を自社でも展開してみたいです。もっと詳しく知るためにはどうすれば良いでしょうか?
A. ハンズオン形式でのトレーニングなどがおすすめです。是非オフィスアイまで お問い合せ ください。

Q. Teams アプリはウィンドウ  1 件しか開けないかと思いますが、複数ウィンドウを表示できるようにする方法はないでしょうか?
A. チャットは最近ポップアップできるようになりましたが、それ以外に複数のウィンドウを開いて作業をする方法は、残念ながらありません。

そのため、Web ブラウザーを複数立ち上げ、それぞれで目的のチャネルやタブ等を開き、作業をするのが最も有効な方法です。また、こちらのビデオも参考になります。

Q. 認証基盤が自社の AD と連携しています。AD のセキュリティ グループをメンバーとして登録するとユーザーに展開されてしまうため、組織異動のたびにメンテナンスが大変で困っています。解決策はないでしょうか?
A. セキュリティ グループを追加しても、ユーザー単位に分割されて追加されてしまうため、対策に苦慮される情シス部門も多いようです。このような場合は、AvePoint が提供している前述の Cloud Governance をお使いいただければ、スムーズに問題が解決します。
Microsoft Teams ガバナンス

Q. SharePoint サイトをユーザーに渡す際、チーム サイト(Office 365 グループ付き) にすべきか、グループなしにすべきか、にいつも迷います。他にも小さな 「お悩みポイント」 がたくさんあり、更新も頻繁にかかるため、どこでどう相談すべきか困っています。
A. オフィスアイの研修では、基礎・初心者向けから上級者向けまで、さまざまなコースをご用意しています。今回のようなお悩みでしたら、こちらのコース などがお勧めです。

Q. Teams のファイルだけではなく、情報共有のチャネルのチャット投稿の履歴などもうまくストックできるようにできたら更に便利なのかなと考えています。
A. Teams はまだデビューして 3 年、という 「若い」 ツールです。今後さらに様々な機能が追加されていくことと思いますので、期待しましょう。メッセージ センター等で新機能をチェックする習慣をつけておくと、いろいろ実験できるため便利かと思います。

Q. デモで見せていただいた住所届提出の自動化ですが、入力内容をメールで (可能であれば宛先も指定して) 送信することはできますか?
A. 時間の関係で本番ではお見せしていませんでしたが、申請が提出されると、関係部署にメールを送信するような設定も可能です。宛先は Power Automate 上で自由に組むことができます。

Q. 円滑な Teams 会議のために工夫すべき点とは何でしょうか?
A. AvePoint オンライン セミナーの 2020 年 2 月の回が、まさに「Teams 会議」 がテーマでした。是非ご参照ください。

Q. 在宅勤務が続く中、我が社では 「Teams を飲み会などにも利用したい」 という声があります。どんなことに気を付ければ良いでしょうか?
A. 飲み会という砕けた機会とはいえ、やはり会社の集まり・会社のプラットフォームであることには変わりません。

ビデオに写っては困るものがフレーム内にないかチェックする、お酒の席であっても、ビデオに記録されて困る発言や行動は控える、背景を設定する等の方法で、自分や同居家族、チームメイトのプライバシーには気を配りましょう。

Q. Power Platform を率先して活用するべきなのでしょうか、SharePoint Framework でWeb パーツまたはソリューションを実装する方が良いのでしょうか? ケースバイケースのハイブリッドで、Power プラットフォーム優先かとは思いますが…。
A. 業務形態や規模感などでケース バイ ケースのところは大きいとは思いますが、市民開発者の育成を進めていくことに大きなメリットがあるのは確かです。最終的には、自社ニーズに即した、両方のバランスのよい体制づくりが大切ではないでしょうか。

Q. Microsoft が Microsoft Teams に注力していることは理解できますが、我が社では  SharePoint でイントラネットを構築しているため、できることならエンド ユーザーを SharePoint に誘導したいという思惑もあります。どう連携させるべきでしょうか?
A. M365 には多くのアプリやツールが揃っているため、Power Automate で新着ニュースを投稿する、デモでお見せしたように、新着ニュースのページをタブに入れ、SharePoint ページを追加する、等、アプローチは数多くあります。

ただし、これらの施策は、そもそもどのようにエンド ユーザーが SharePoint を利用していたか、人数はどの程度か等、各組織によってベスト プラクティスにも差が生まれてきます。

やはり、「絶対にこうあるべき」 的な 「べき論」 より、どのような方法が自分の組織には望ましいのか、試行錯誤 & ステップアップしながら探るのが最良の方法ではないでしょうか。