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Office 365 メールボックス バックアップ/アーカイブを考える: よくある間違い 8 件

2018年11月22日
By: AvePoint

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天災にもデータ ロスにも、備えを怠りなく

皆様こんにちは、AvePoint Japan です。
早いもので、あっという間に 11 月も後半となってしまいましたね。2018 年の締めくくり、そして 2019 年の新たな挑戦に向け、多忙な毎日を送っておられる方も多いかと思います。

さて、AvePoint Japan がオフィスを構えている京急第一ビルでは、防災訓練が行われました。今年は訓練火災の発生源として白羽の矢を立てていただき、弊社メンバーも参加して鎮火・避難のシミュレーションを行いました。

ちゃんと火のイラストを想定火元に立てかけてホースを向けます

ルーティン化しがちな防災訓練ですが、いつ何時やってくるか分からないのが火災や地震、水害などの非常事態です。

いざ実際に非常事態! となったときに右往左往することを避けるためにも、定期的な確認は大事、と改めて認識する機会となりました。

そして、天変地異や災害同様、いつ襲ってくるか分からないのが データ ロス です。こちらも、いざとなったときにバックアップ データを探して右往左往し、貴重な時間を無駄にするのを避けるためにも、自社ニーズに応じたバックアップをどのように実行するか は、導入前から考えておきたいポイントです。

特に、「送ってもらったはずのメールがない!」「保存しておいた添付ファイルが壊れていた!」 などの、よく起こりがちな 「困った」 対策は、生産性キープのためにもしっかりと行っていきたいところです。

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今回の記事では、メールボックスのバックアップの考える際に犯しがちなミスについて、米国 AvePoint のブログ記事 を編訳してお届けいたします。皆様の Office 365 メール データバックアップ対策の一助となりましたら幸いです。

御社の Office 365 管理、「オンプレミス伝統主義」 に引きずられていませんか?

クラウド ファースト が盛んに喧伝される時代とはいえ、ほとんどの企業・組織では SharePoint Server や Exchange オンプレミス、ファイル サーバー、データベースなど、クラウドとオンプレミスとのハイブリッド環境での運用が行われていることがほとんどではないでしょうか。

そしてオンプレミスの場合、列挙したようなインスタンスは、それぞれ別の担当者や担当チームによって別のサーバーで管理されていることが多いようです。

そして、この 「伝統的」 な管理方法が、バックアップを含めた Office 365でのデータ運用管理を厄介なものにしている 場合があります。

これは、オンプレミス環境では、バックアップはインスタンス別に設定するものであり、例えば 「Exchange Server のバックアップを考える際には Exchange Server のことだけを考えれば事足りる」 という考え方が、ある意味当たり前のこととして受け止められていたからです。

しかし、このようなアプローチで見過ごされてしまうのが、Office 365 環境の各モジュールが持つ互換性 です。特に Microsoft Teams (と、そのメンバーシップを管理する Office 365 Groups) と Exchange Online の密接な関係を考えると、この問題はいっそう複雑さを増してきます。

Exchange Online バックアップはオンプレミス バックアップと何が違うのか

Exchange・SharePoint・OneDrive など、 かつては異なるスタックとして切り分けられていた製品群は、今では Office 365 モジュールのユニファイド サービスの一環としてクラウドから提供されています。

また、Microsoft TeamsPlanner などは、ライセンス数ベースのサービスとなっています。

IT 管理者にとっては、このような状態は 「管理が簡単になる」 と同時に、「新たな問題の発生源」 ともなってしまう要素をはらんでいます。

Office 365 はマルチテナント型システムで提供されます。このため、かつて IT 管理者がオンプレミス環境のサーバーに対して持っていたコントロールは、ある一定のレベル (例えばバックアップ、一部のセキュリティ構成、復元ポリシー等) からは Microsoft の管轄となります。

この差を念頭に置いておくことは、Office 365 の適切な運用管理のためには欠かせないポイントです。以下に、Office 365 環境でのメール バックアップを考える上で IT 部門がやりがちな 「間違い」 と、その対処方法についてまとめてみました。

アーカイブ・バックアップ対策・やりがちな過ち 8 件

やりがちな過ち 1: 「インプレース アーカイブを活用しない & IT 管理者が目的を理解しない」
インプレース アーカイブ を利用すると、エンド ユーザーに対し、特定の場所にコンテンツを長期間保存することを許可できるようになります。IT 管理者にとっては、保持ポリシーのコントロールと E-ディスカバリー対応が行えることになり、遵守すべきコンプライアンスへの対応がより簡単に実行可能になります。

やりがちな過ち 2: 「インプレース アーカイブの実行をエンド ユーザーに丸投げする」
インプレース アーカイブは非常に有益な機能ではありますが、すべてのシナリオに対応できる方法ではありません。

このため、何らかの形でテナント別に保持ポリシーを設定することは、きわめて重要なアクションといえます。

やりがちな過ち 3: 「ライセンス合意内容をしっかり確認しない」
Microsoft が提供する SLA で自社のビジネス ニーズに本当に対応できるのかどうかは、導入の前段階から是非確認したいところです。いざ何か問題が起きたり、データ保持期間要求等の業界規制に対応できないと判明し、業務に多大な支障が発生したりしてからでは、適切に対応できるとは限りません。

やりがちな過ち 4: 「アーカイブとバックアップをはき違える」
アーカイブはあくまでもアーカイブであり、バックアップの代用とはなり得ないため、対策は分けて考える必要があります。

やりがちな過ち 5: 「Azure 等、別の場所へのバックアップを検討しない・やらない」
準拠すべきコンプライアンス ポリシーは業種業界や所在地によって多種多様ですが、Azure ストレージを含む 「別の場所へのバックアップ」 は、データ復元ポリシーへの準拠に大きな助けとなる場合があります。

やりがちな過ち 6: 「Exchange Onlineと Exchange Server のバックアップの違いを甘く見る」
IT 管理者がこれまで馴染んできた 「サーバー構成」 などの業務内容は、クラウドに移行することで大きく範囲・様相が変わります。

Office 365 は SaaS (サービスとしてのソフトウェア) であるため、SaaS 環境内のコンテンツ バックアップも BaaS (サービスとしてのバックアップ) として捉える必要が出てきます。これは、同一テナントの SharePoint や OneDrive、グループや Microsoft Teams でも同様です。

やりがちな過ち 7: 「Exchange をどのように利用していくかのプランを立てない」
Office 365 メールをバックアップする場合は、添付ファイルやカスタム作成されたフォルダーも対象とする必要があります。

また、例えばライセンス保持ユーザーが離職した・ライセンスを別のユーザーに振り分けた場合等に備え、リストアしたメールを元のメールボックス以外の場所に保存する機能なども必要となります。

やりがちな過ち 8: 「サード パーティ ツールを一切検討しない」
バックアップ データをオンプレミスに保存するハイブリッド ソリューションは数多く存在します。

Avepoint Cloud Backup

しかし、ハイブリッド環境を前提としたオンプレミスへのバックアップは、オンプレミス環境への継続的なサポートのために追加で必要となるライセンス、構成管理などを含めて考える必要があるため、長期的にみるとコスト高となる傾向があります。

これらのポイントを考えると、SharePoint、OneDrive、グループや Microsoft Teams までを含め、SaaS ソリューション全体に対するコンテンツ バックアップからリカバリー/復旧までを包括的に実行できる SaaS 対応ソリューションが最も望ましいといえます。