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AvePoint Online Services で Office 365 グループ・ライセンス・レポートをもっと簡単に

By: Kate P.

※この記事は、2016 年 9 月 20 日に 米国 AvePoint のブログに掲載された “Simplify Office 365 Groups, Licensing and Reporting with AvePoint Online Services” の翻訳となります。

2016 年 10 月に発行された AvePoint Online Services (AOS) のアップデートには、Office 365 グループ に対する管理・データ保護機能が盛り込まれています。さらに、シンプルな操作で実行できる Office 365 へのユーザー オンボーディングから、ユーザーによるデータ アクセス・使用・作成の管理にいたるまで、Office 365 ユーザーと管理者の完全なエンド ツー エンド エクスペリエンスに使用できるプラットフォームを構築するために使える機能が、Governance Automation OnlineDocAve OnlineAvePoint Cloud Insights の各モジュールが加わりました。

今回のリリースのハイライトは以下のとおりとなります。

  • Office 365 グループのバックアップ・自動制御
  • ユーザー ライセンス発行とライフサイクル管理の自動化
  • サイトおよびコンテンツ上でのユーザー アクティビティに関するOffice 365 レポート

1. Office 365 グループ対応機能

Microsoft が、今年の Ignite で Office 365 グループを強力にプッシュしているのは周知の事実です。 新たなデジタル ワークスペースとして Microsoft が売り出している Office 365 は、Azure Active Directory、Outlook、Skype for Business、OneNote、SharePoint Online、Power BI、Planner などを統合し、ひとつのコラボレーション スペースとして提供するものです。

IT 管理者に対し、効果的に Office 365 グループを管理する方法を提供するべく、Governance Automation Online と DocAve Online に以下の機能を盛り込みました。

  • Office 365 グループの自動プロビジョニングと構成: 今回の更新から、Governance Automation Online のサービス リクエストを使用して Office 365 グループの作成を実行することが可能になりました。IT 管理者は、グループの新規作成・既存グループへの変更・グループのライフサイクル管理を、運用管理上適切な承認プロセス・プライバシー保護設定・保持期間設定を取り入れながら実行することができます。

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コンテンツおよび Office 365 グループのメンバー プライバシー設定

  • Office 365 グループ メールボックスおよびファイルのバックアップ & リストア: DocAve Online では、Office 365 メールボックスおよびファイルのバックアップ・リストアが実行可能になりました。

2. Office 365 ユーザー管理

適切な Office 365 ユーザー ライセンスを従業員に提供するためには、IT 部門と業務担当部門との頻繁なやり取りが必要となることが多くあります。

例えば小売業や製造業など、短期従業員や契約社員を多く抱える企業・組織の場合は、ライセンスの展開・変更・更新・消去を頻繁に実行する必要があります。アクティブ ユーザーと非アクティブ ユーザーを簡単に総覧できないことにより、大規模な Office 365 ユーザー ライセンスを管理することはしばしば困難な作業となります。

このようなお悩みに対応すべく、Governance Automation Online でライフサイクル管理機能が使用可能になりました。Office 365 管理者はエンド ユーザーに入力してもらえる対応フォームを使用することにより、ライセンスの展開・更新・消去・変更の自動実行設定を実行できます。

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展開可能なライセンスのタイプ、およびライセンスの提供前にビジネス ユーザーの承認が必要かどうかを設定

管理者によって定義されたユーザー ポリシーは、各ユーザーに対し、適切な Office 365 ライセンスを割り当てる他、Yammer や Skype for Business のような個別のアプリケーションへのアクセスも割り当てます。さらに、ライセンスには期限を設定することもでき、ユーザーの契約期間の有効期限が切れるとすぐに自動削除をトリガーし、適切に削除を実行します。

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ユーザー ライセンスに有効期限を設定

3. サイトおよびコンテンツ上でのユーザー アクティビティに関するOffice 365 レポート

Microsoft Power BI を援用する AvePoint Cloud Insights は、SharePoint Online、Activity Management、Office Graph APIs を利用して ストレージ容量・サイト使用量・コンテンツ・ユーザー アクティビティのトレンドについて のグラフィック レポートを表示するモジュールです。エンド ユーザーによる Office 365 環境のコンテンツ作成・使用・コラボレーション状況をグラフィック表示するこのモジュールは、2016 年 9 月まではプレビュー モードでの公開となっていましたが、今月のアップデートから正式に使用可能となりました。

AvePoint Cloud Insights の主要な機能は以下のとおりです。

セキュリティ トリミング: IT 管理者は、Cloud Insight を利用するユーザーに対して公開するレポートの種類とデータの範囲を設定し、表示される内容を制御することができます。これにより、特定のデータの閲覧権限を持つユーザーには必要なデータを提供し、持たないユーザーからのアクセスを防ぐことができます。

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セキュリティ トリミング

アカウント フィルター: サービス アカウント・テスト アカウントをレポートから除外する機能です。より正確な Office 365 のデータを得ることができます。

AOS・AvePoint について

AvePoint は、Microsoft クラウドのエキスパートです。これまで全世界 15,000 社以上、500 万名以上のクラウド ユーザーに対し、Office 365 / SharePoint データの移行・運用管理・保護を提供しています。

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