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Office 365 オフボーディング: 従業員離任時のファイル消失をバックアップで回避する方法

2019年6月19日
By: AvePoint

Office 365 には、企業・組織の運営に必要となる、多様な業務ニーズをクリアする各種のアプリが揃っています。その中で実行できるアクションのひとつに、オフボーディング (従業員離任時の手続き) があります。

オフボーディングに関しては、Microsoft は従業員の離職後、ログインを無効にできる機能 を搭載しています。これにより、解雇などで企業に悪意を持つ元従業員が組織のネットワークにログインすることを防止できます。

backup banner_01これは確かに便利な機能ではありますが、この機能は ユーザーがファイル等を削除した際、あるいはごみ箱からも削除してしまった場合、そのファイルを回復するためにできることは何もない という欠点を持っています。

サポートに依頼した場合でも、ドキュメントが回復できる確率はきわめて低いといえます。

離職前にファイルをすべて削除してしまうエンド ユーザーも多いため、スタッフの離任後に重要なファイルが見つからなくなり、慌てることになる企業・組織も少なくありません。

【関連ブログ記事】
はじめての OneDrive for Business : 利用の メリット と特長、活用時の注意点について

従業員の離任時手続き (オフボーディング) に必要なこと

解雇にせよ辞職にせよ、オフボーディングはその性質上、スムーズに進むことは残念ながらあまり多くないのが現状です。特に解雇の場合は、元従業員の持っていたアイテム保持と保存 が問題となることは多くあります。

Office 365 にも、元従業員のメール転送機能や OneDrive からのファイル移動機能、Office 365 へのアクセス ブロック などの機能は存在しています。

しかし、離任前にメールボックス全体を削除し、ごみ箱の中身を完全に削除する ユーザーの割合は高率にのぼります。

もしこの従業員が重要なプロジェクトや商談にかかわっていた場合、削除されてしまったドキュメントの中に、プロジェクトの成功を左右するほどの重要なメールやドキュメントが存在している可能性も考えられます。

AvePoint Cloud Backup で、従業員離職時のお悩みを解消

・離職従業員が消したファイルも復活できる!

AvePoint が提供する SaaS ツールである AvePoint Cloud Backup (アブポイント クラウド バックアップ) は、すべてのメンバーのメールボックスを自動でバックアップします。

つまり、離任・離職する従業員が自分のメールボックスの中身を完全削除してしまったとしても、Cloud Backup でバックアップを実行していれば、削除内容は簡単に復旧できる ということです。

メンバーの離職時ばかりではなく、例えば法務・監査室等の別部署が、離職した従業員が持っていた情報を必要とする場合などにも効果的です。

・メールボックスに直接・戻したい時点までリストアができる!

また、AvePoint Cloud Backup は、メールボックスに直接、復旧した .pst ファイルをリストアできる時間を指定してリカバリーができる 点でも優れています。前日のメールボックスでも、2 ヵ月前のメールボックスでも、バックアップしてあればリストア可能です。

離職者の OneDrive 対策もお忘れなく

・OneDrive バックアップで辞職・離任時のファイル復旧対策を

また、メールボックスと比べて忘れられがちですが、OneDrive にも同様の対策をしておく必要があります。

離職する従業員が 自分自身の OneDrive 内に保存されていたファイルをすべて削除してしまい、所属していた部署の業務や、プロジェクトの遂行に支障が出る ケースも少なくありません。

AvePoint Cloud Backup は OneDrive にも対応しているため、これらのドキュメントも問題なくリカバリーすることが可能です。

・嫌がらせで削除されてしまったファイルも Teams も復旧
離任・離職時に、自分がアクセス権を持っているファイルを削除してしまったり、所有者となっている Teams を削除したり、という嫌がらせをする従業員も存在します。特に Microsoft Teams を削除されてしまうと、複数の従業員の生産性に大きな影響が発生することも考えられます。

このような場合でも、Cloud Backup さえあれば、影響を受けたファイルや Microsoft Teams を元の状態に戻すことができます。以下のデモ ビデオでは、AvePoint Cloud Backup を利用して Microsoft Teams を復旧する方法をご覧いただけます。

おわりに

ただでさえスムーズに進みにくい離職手続きに加え、その従業員が持っていたファイルがすべて使える状態になっているかどうかを確認するのは、しばしば煩雑な作業となります。AvePoint Cloud Backup は、そのような 「悪夢のシナリオ」 を解消してくれるツールです。

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