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SharePoint がゴミ箱化する前に ~整理整頓の極意~

By: 大坂
ゴミ箱化した SharePoint は情報活用ができないばかりか、情報流出などセキュリティリスクも高まります。

ゴミ箱化した SharePoint は情報活用ができないばかりか、情報流出などセキュリティリスクも高まります。

明けましておめでとうございます。大阪で営業をやっております大坂です。

皆様、年末年始はいかがでしたでしょうか。我が家はひたすら家の片づけをしておりました。まぁいらないものがあるわあるわ、来ていない服、使わなくなった子供のおもちゃ、よく分からない空箱…私は片づけが大の苦手なのですが、片づけの極意なるものを調べてみると、だいだい以下のような感じです。

・どこに何があるのかを把握する
・分類して、収納場所を決める
・定期的にチェックしていらないものは捨てる

片づけがうまいひとはこういったことを常日頃からできているのだと思います。整理整頓がされていると、物や時間を有効的に活用でき精神的にもいいですよね。

これは SharePoint 等の情報共有環境にもあてはまることだと思います。統制のとれたゴミ箱化しない環境をつくらないと、情報をうまく活用できません。さらに、ゴミ箱化した SharePoint 環境は何がどこにあるかわからなくなり、セキュリティリスクも抱えます。部屋の片づけはまだ人間が手でやる必要がありますが、IT システムである情報共有環境は上手にその機能を使うと実現できます。例えば弊社のツールを使うと以下のようなことができます。

ツール1.Governance Automation
SharePoint での運用ポリシーを組み込んだサイトの自動発行。ユーザからのリクエストでデータの収納場所(サイトコレクション、サイト、リスト/ライブラリ)を展開。ポリシー(サイトクォータの設定、サイトの有効期間、使われないサイトの自動アーカイブ、使用可能な機能の制限等)を組み込んで展開することにより統制のとれた SharePoint 環境を実現。

ツール2. Compliance Guardian
SharePoint やファイルサーバー、Office 365 の SharePoint Online など情報共有環境のコンテンツをスキャンし、どんなコンテンツがどのように配置されているかを把握。検疫機能やアップロードブロック機能でセキュリティリスク低減。情報流出を防止します。さらにアップロードされた情報に対し自動的にタグ付けする機能や、タグ情報に基づいて適切な場所にデータを移動することにより質の高い情報共有環境を実現。

ツール3. DocAve アーカイバ
アイテム単位で高度な設定によるアーカイブが可能。最終更新日などのプロパティを条件にサイトコレクションからアイテムまで、すべての粒度でコンテンツをアーカイブする。柔軟なコンテンツライフサイクルを実現し、SharePoint のゴミ箱化を防ぐ。

ゴミ箱化しない質の高い情報共有環境を作り出すには、日ごろから意識を持って運用に組み込んでいくことが重要だと思います。ぜひ一度弊社のツールをご検討いただければと思います。私も今年の年末は(気の早い話ですが…)片づけに追われないように質の高い?部屋を保てるように日々がんばりたいと思います。

ファイルサーバーをゴミ箱化から救うには?