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衣替えの季節に SharePoint のドキュメント管理ルールを考えてみる

By: 斎藤

SharePoint のドキュメント管理

みなさん、こんにちは。営業の斎藤です。
もうすっかり春めいてきたなと思った瞬間に気温が下がったりと、だいぶ気分屋な気候ですが、皆様、いかがお過ごしでしょうか。

洋服の出し入れと情報の出し入れ

先日、もう衣替えだよな・・・と思いながら、春物衣類を整理し、クローゼットの入れ替えをしていました。去年着た服を今年も着るとは限りません。今年の春のベストラインナップの洋服のみをクローゼットに格納するため、一度全て棚卸し、着そうにないものは処分し、新規購入分のスペースを確保しました。しまうにも、自分なりのルールがあり、日々ルールを守りながらクローゼット運営をしています。

このように、私は一年を通し、常に自分の必要な時に、必要なものを取り出しやすく、しまいやすい環境を維持しています。何がどこにあるかがすぐにわかるので、毎日の洋服選びにかかる時間も短縮されますし、快適な毎日を送っています。

情報共有基盤も、クローゼットのようであると、個人的には感じております。
(ただ、情報共有基盤の場合は、一人ではなく、みんなで使いますね。)

共通のドキュメント管理ルールがSharePoint に必要な理由

SharePoint で考えてみましょう。

SharePoint のドキュメント管理のルールが何もない場合、ドキュメントを作成したユーザーは、格納場所を探し、SharePoint をパッと見て、みつからなければ、おそらく新しくフォルダを作成し、自分なりのルールで、そこにドキュメントを格納すると思います。

SharePoint 上で共通のドキュメント管理ルールがない状態が続くと、ユーザーの数だけ、無秩序に多くのフォルダができます。その結果、新しいファイルがどれだかわからず、SharePoint がゴミ箱と化し、ユーザーが必要な情報を取り出しづらい環境になっていってしまいます。

この課題をひも解いていくと、大きく 3 つの原因が考えられます。
・ドキュメント管理のルールがないこと
・決めたルールを遵守するしくみがないこと
・ドキュメントを捨てるしくみがないこと

そもそも、SharePoint で情報共有するにあたり、業務効率化やコラボレーション推進など、導入目的やゴール設定があったと思います。この 3 つの原因を解決する手段があれば、どのユーザーにとっても使いやすいだけでなく、ビジネスゴールを達成する、大きな一歩となるのではないでしょうか。

ドキュメントなどの情報は、ユーザーによって出し入れされ、日々使われていくと考えると、最初にどうシステム(SharePoint)を作るのかももちろん大切ですが、どうやって使っていくかが非常に重要であることがわかると思います。

困ってから正せばいい、と思っていても、正すのにもお金と労力がかかることは明らかなので、だとしたら、最初からルールを作り、強制的にルールに従うようにシステムを作ったほうが、システム導入のゴールを達成するという意味でも、コストを抑えるという意味でも最善といえるのではないでしょうか。

SharePoint のゴミ箱化を防ぐには

創業以来 SharePoint に特化し、SharePoint のことを知り尽くしている弊社では、上記の課題に対し、以下のソリューションをご用意しています。

  1. SharePoint ガイドライン策定を行う
  2. SharePoint で行われるすべてのアクションに対し、システマティックにルールを強制適用させる
  3. 自動でコンテンツ・サイトのライフサイクル管理を行う

 

ちょっと長くなってきてしまったんで、今日はこの辺で話を終わりにしたいと思いますが、少しでも気になった方がいらっしゃれば、詳細は斎藤までご連絡いただければと思います!笑

クローゼットの衣類の収納・整理と同様、SharePoint のドキュメント管理も見直して、ユーザーが利用しやすい環境を整備していきたいですね。