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会議の生産性をアップするSharePoint アプリ – 前編

By: 金籠

こんにちは!AvePoint Japan コンサルタントの金籠(かねこ)です。

最近すっかり秋らしい気候ですね。去年までは秋がないのかというくらい9月末まで猛暑続きだったので、こういう季節感があるのは良いですね。週末は趣味のカメラでキノコ撮影を楽しんでおります。ちなみにこちらは食べられるキノコ、タマゴタケのツーショット。

タマゴタケ

 

 

 

 

 

さて、AvePoint ではグローバル規模で、製品のご提供のみではなく、コンサルティングサービス にも力を入れております。お客様のビジネスにもっともっと貢献できる私たちの製品や知識を存分に活用して頂きたい!製品を買って頂くだけじゃなく、ビジネスの変革や成長の実現にまで結び付けたい!そういった想いでコンサルティングを提供しています。

今回は、AvePoint の命題である、「コラボレーション」 という曖昧なテーマに対して、どのようなお客様のお悩みがあり、それに対してどのように形づくりをお手伝いしているかお伝えしたいと思います。


 

■ 「コラボレーション」 ってなに?

「コラボレーション」 っていうと何かイノベーティブな香りがしますが、いわゆる、共同作業、なのですね。もっと馴染みやすく言い換えれば、「チームワーク」 です。

ある程度の規模の企業組織になってくると、一人ひとりが完全に単独で仕事をしている、ということは滅多にないのではないでしょうか。あるプロジェクトがあって、自分の組織内のチームもあれば、自分の組織外のパートナー、利害関係者とともに共同作業を行って、遂行するというのが一般的と思います。

でもなぜ 「コラボレーション」 という言葉にこだわるのかといえば、人と人が共に働くことで新たな考え方やアイディアといった化学反応が起こるようなニュアンスがあるからですね。目指したいのは、単なる共同作業から一歩進めた 「コラボレーション」 なのです。

 


 

■ 「コラボレーション」 と 「会議」

コラボレーションについて語り出してしまうと際限なくなってしまいますので、今回はその中でも 「会議」 という形でのコラボレーションにフォーカスしてみたいと思います。

調査データ(*)によれば、実に全体業務の中で、15.4 % もの時間が会議によって占められているそうです。皆様はいかがでしょうか?会議というものは得てして、長い…何も決まらない!時間の無駄!という、コラボレーションとは程遠い、そのような課題をお持ちのお客様も多いようです。

特にチームの定例会議などは、全員揃って報告資料を読み上げるだけ…。そんな会議に時間をかけるよりも、もっと業務に時間をかけたいというところではないでしょうか。または、もっと生産的で意義のある会議に変えていく必要があるのかもしれません。

* 出典: NTT データ経営研究所2012. 10


 

 ■ 「会議」 に求められていること

さて、そんな 「会議」 の時間短縮や生産性向上に求められるものを以下にまとめてみますと 8 つほどポイントがあります。

1.会議の目的を明確にする

2.正しい出席者を選定する

3.事前に議題および決定したいこと、関連資料の共有や、お願い事項を連絡

4.会議では目的に沿った内容での議論に時間をかける

5.議題から逸れた場合、決定したいことに基づき議論を修正する

6.必ず決定事項を共有する

7.決定事項に関連して発生した作業のアサインを行う

8.会議後でも、会議の内容や関連情報をすぐ確認できる

 


 

■ 「AvePoint Meetings」 で会議をリード!

実は、AvePoint ってSharePoint の運用管理製品だけじゃなくて、エンドユーザーさんが直接利用できるアプリも提供してるんです!それが、「AvePoint Meetings」です。

SharePoint Server 2013 または SharePoint Online 上で動作する会議効率化ソリューションです。SharePoint 2013オンプレミス、Office 365 版ともにサポートしていますが、Office 365 版はなんと無料なのです!

Meetings を使うと、上記8つのポイントを軽々と実現できちゃいます。記事の 後編 では、Meetings アプリの機能について詳しく見ていきましょう。

 

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