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SharePoint の人事異動と組織変更の対応をスマートに

2014年12月11日
By: 有山

こんにちは。 営業を担当している有山です。エンドユーザー様へ直接ご提案に伺ったり、パートナー様との協業ビジネスを推進したりしています。

今回、SharePoint のお悩みごとをご紹介するのですが…気になることから書きます。

プロ野球もシーズンを終え、日本シリーズはソフトバンクが阪神に勝利をし、日本一になりました。秋山監督の勇退に華を添えるという形でシーズンを終えたわけですが、ドラフト会議では新たな戦力補強にと…来シーズンに向け色々な準備が始まってくる時期ですね。

なぜ、野球の話から入ったかというと、毎週末 (土日祝日) は地域の少年野球で監督をしているンです。
今シーズンは台風や雨の影響で先週やっと、(寒い中) 閉会式が終わりました。 これで 6 年生は引退となったわけですが…チームは来年で 50 周年を迎える渋谷区では一番歴史のある古豪チームなので、機会があれば新体制のチームで練習試合でもいかがでしょうか?
※興味のない人ゴメンナサイ…。

少年野球チームですら、監督コーチの配置変更やポジション変更、はたまた世話人等の引き継ぎなどで
この時期は大忙しとなります。

 

さて、SharePoint の世界ではどうでしょう?

一定規模以上の組織であれば、この時期から春にかけて人事異動・組織変更は必ず起こります。そこで、よく耳にするのが、権限変更や権限棚卸、コンテンツの統廃合などの大変さです。

人事異動や組織変更時には、ファイルサーバーや業務システムのアクセス権限変更、コンテンツ移動作業など、多大な管理作業が発生します。SharePoint も例外ではありません。 新組織に対応した新たなアクセス権限の付与やサイトコレクションの作成、コンテンツの移動など行なう必要が出てきます。膨大かつ正確性を要求されるシステム管理者にとっては、かなりの負担といえます。

こうした作業を管理者が SharePoint の標準機能だけで対応しようとすると、以下の課題に直面します。

     ・SharePoint には、アクセス権限の棚卸や付け替えなどのため、一覧を出力する機能がない。
     ・組織変更に合わせて、コンテンツを縦横無尽に移動できない。

◆組織の統廃合・人事異動における SharePoint 管理者のお悩み
   1) Active Directory だけで権限管理を行うことの限界
   2) サイト・リスト・ライブラリ・アイテム単位のコンテンツを手作業で移動することの手間
   3) 組織の廃止に伴い、不要になったコンテンツの整理
   4) ゴーストユーザーの SharePoint からの削除

こうしたお悩みは、弊社製品 「DocAve 管理センター for SharePoint」、「DocAve コンテンツ マネージャー for SharePoint」 を利用することで解決することができます。

<管理センター>
特定のユーザーや SharePoint グループに付与されている権限の一覧出力やそれに対して権限一括設定などが可能となります。複数のファームを運用している場合にも単一の管理コンソールからすべての SharePoint 環境を汎用的にコントロールすることができます。

▼権限管理
●主な機能
✓SharePoint 内のアクセス権限を任意の粒度で棚卸しが可能

✓棚卸し結果に対して、権限編集用に Excel 形式で出力⇒ Excel 上で権限編集⇒インポートして権限一括変更が可能
✓特定権限の転送/クローン作成が可能

主な業務利用
 ✓人事異動や組織変更など、短期間に膨大な設定変更が発生する時期のアクセス権一括変更処理
 ✓担当業務の変更に伴う、アクセス権の変更処理
 ✓担当者の追加時、新担当者に既存担当者と同一権限を付与 (権限のクローン)
 ✓担当者の変更時、新担当者に旧担当者の権限を転送 (旧担当者の権限は削除)

DocAve 管理センターfor SharePoint 権限設定の棚卸の画面

▼設定管理
●主な機能
 ✓ファームからリスト/ライブラリまで SharePoint 内の設定値を任意の粒度で棚卸しが可能
 ✓棚卸し結果に対して、設定値更新の一括処理が可能
 ✓変更処理をスケジュールジョブ化することで指定時刻に自動実行することが可

●主な業務利用
 ✓利用要件の変更に伴う、サイトコレクション・サイト・リスト/ライブラリなどの設定値一括変更処理
 ✓システム増強に伴う、複数サイトコレクションのクォーターサイズ一括変更
 ✓ディスク逼迫に伴う、ファーム内全ライブラリのバージョン管理設定を一括変更

DocAve 管理センターfor SharePoint 設定の一括変更の画面

 

コンテンツマネージャー>
アイテムからサイトコレクションまで制限なく自由自在に移動でき、バージョン履歴やプロパティ情報などメタデータも保持することができます。

●主な機能
 ✓SharePoint  内のあらゆる粒度のコンテンツや設定情報を、単一ツールで移動が可能
 ✓ユーザーへの影響が少ない休日・夜間のバッチ処理化など、ルール・スケジュールベースの自動処理が可能
 ✓複数ファーム間はもちろん、オンプレミス⇔O365、O365⇔O365 間でのコンテンツ移動が可能

●主な業務利用
 ✓組織変更時に発生する、SharePoint 部門サイトの統合/分割/サイトの昇格・降格
 メタデータ(更新日時、更新者など)や権限情報を保持した状態でのコンテンツの移動

コンテンツ マネージャー for SharePoint 部署サイトの統合

 

直近の人事異動や組織変更時に、バタバタしないよう「余り予算」などで今からでも検討いただければ幸いです。
→説明やデモも行っておりますので、お気軽に 有山まで お声掛けいただければと思います。

 

人事異動や組織変更のシナリオにつき、 多くの企業では、アカウント管理に Active Directory が使用されております。それらのメンテナンスと合わせた 人事異動ソリューションセット を弊社のパートナー企業 CSK Winテクノロジさまにて提供しています。

人事異動ソリューションセット

 

また、弊社製品を活用した際の 「自習書シリーズ 対応手順書」 もご用意しています。

DocAve自習書シリーズ~人事異動・組織変更対応手順書~

 

野球チームでも一般の組織でも必ずある人事異動と組織変更。システム管理者にとっては、どちらかというと頭の痛い季節がやってきますが、スマートに乗り切ることができる方法があるのです。

■ SharePoint の権限管理、コンテンツ移動、アーカイブなど運用管理ツールに関する詳しい情報 はこちら
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