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SharePoint 担当者のための実践ヒント集: 5 つの課題別にみる、AvePoint 製品を使ったSharePoint 対処方法 「SharePoint で実践、コンテンツのライフサイクル管理」

By: カガワ

SharePoint 担当者のための実践ヒント集: 5 つの課題別にみる、AvePoint 製品を使ったSharePoint 対処方法

SharePoint で実践、コンテンツのライフサイクル管理

全社向け情報共有システム SharePoint は、汎用性が高く、用途に応じて自由にカスタマイズできますが、その反面 「どうやって使っていいのかわからない」 という声もよく聞かれます。本連載では、SharePoint の導入計画・移行から利活用促進までの各段階で、組織がしばしば直面する課題・お悩みについて、弊社 DocAve 製品を使った対処方法について考えていきます。

 


SharePoint コンテンツ DB を使用する際に注意したいこと

連載 2 回目となる今回は、コンテンツのライフサイクル管理について考えてみたいと思います。

SharePoint 上で保存されたコンテンツの実際の保存先となるのは、SQL サーバー内のコンテンツ データベース (以下、コンテンツ DB) です。

SharePoint のパーフォーマンス低下を招く恐れ
Microsoft が発表している コンテンツ DB ごとの推奨最大サイズは 200 GB です。 数字だけ見ると十分なようにも思えますが、社内の情報共有システムとしてSharePoint を使用する場合、すぐにこの値を超過してしまうことも少なくありません。推奨値を超えたからといってすぐに深刻な問題が発生するわけではありませんが、無計画に使い続けていては、SharePoint のパフォーマンスの低下・予期せぬエラーを引き起こす原因ともなりかねません。

データが増えすぎると、SharePoint がゴミ箱化してしまうことも
また、ユーザーの利活用が進むことにともなう負の側面にも注意する必要があります。例えば、SharePoint を使用するメンバーが増えれば、SharePoint 環境内に保存されるデータも比例して増大する傾向にあります。コンテンツ サイズが大きくなると、「格納されているデータが多すぎて目的のコンテンツを発見するまで時間がかかる」「管理が行き届きづらくなり、使われていないファイルばかりが増えて環境がゴミ箱化してしまう」 などの問題が誘発されてしまいます。また、情報セキュリティの観点からもユーザビリティ維持の観点からも、必要以上に大きいコンテンツ DB はリスク要因となってしまいます。

SharePoint のコンテンツ DBを最適化することで、リスクを回避する
このような状況を未然に防ぐためには、「不要な情報・コンテンツは定期的に削除する」「一時的にコンテンツ DB の外にデータを退避 (アーカイブ)する」 など、具体的な文書管理ルールを前もって設定しておき、エンド ユーザーに遵守を徹底させるという対策法があります。しかし、すべてのエンド ユーザーに自主性にこれらのルールを常時遵守してもらうのは非現実的であるばかりでなく、ルールが実際に守られているかの検証の方法・それぞれ異なる業務を遂行する部門ごとへの異なるルールの適用など、運用が非常に煩雑となる傾向があります。

以下の 2 ステップを踏むことにより SharePoint のコンテンツ DB を最適化し、SharePoint のパフォーマンスを向上させ、ユーザー エクスペリエンスの強化につなげる方法をご紹介いたします。

  • STEP 1: コンテンツの利用状況を把握する (使用モジュール: DocAve レポートポイント)
  • STEP 2: STEP 1 の結果を踏まえ、日常業務で利用するコンテンツとアーカイブ コンテンツでストレージを分ける (使用モジュール: DocAve アーカイバ)

STEP 1: SharePoint コンテンツの利用状況を把握する

まずは、SharePoint の利用状況とユーザーの操作状況を把握・分析するため、DocAve レポート ポイントの 「利用状況レポート」 を出力してみましょう。今回は、サイトを 4 つ選択し、出力する情報は以下のとおりとします。

  • サイト アクティビティのランキング: 選択範囲で最もアクティビティの多いサイトと少ないサイト・ページ・リスト・アイテムの検索
  • サイト閲覧者とアクティビティ: 選択範囲で発生したイベント (更新・削除・表示) 数および閲覧者数の検索
  • レポートの対象とする期間: 2013 年 1 月から 2014 年 1 月まで

(※下図参照)

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レポートが出力されたら、結果を確認してみましょう。レポートの表示に従い、アクティビティが少ない下位 30 アイテムをピックアップし、内容を確認して、そのアイテムが不要かどうかを判定します。レポートは画面表示されるだけではなく、XLSX/CSV 形式で出力することも可能であるため、フィルターやピボットテーブルを使用して二次加工することもできます。

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STEP 2: 日常業務コンテンツとアーカイブ コンテンツでストレージを分ける

STEP 1 では、2013 年 1 月 から 2014 年 1 月までの 1 年間の 「利用状況レポート」 を出力しました。この期間内のアクセス回数が 1 回であるアイテムを、「利用頻度が極めて少ないアイテム」 と判断し、外部ストレージにアーカイブしたいと思います。以下、DocAve アーカイバ を使用してアーカイブする方法を説明します。

まず、対象アイテムが格納されているライブラリに対してアーカイバ ルールを作成・適用します。アーカイバ ルールでは、アーカイブ対象の条件や、外部ストレージへの接続情報・スケジュール等の設定が可能です (下図参照)。

なお、外部ストレージとしては、ローカル環境・ネットワーク環境・クラウド ドライブをはじめ、Box・Dropbox・OneDrive などのファイル システムのほか、Dell や EMC・ Hitachi・IBMなどを選ぶことができます。

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いったんアーカイブしたコンテンツであっても、将来的に内容を再調査する必要がある可能性もあります。そのような場合に備えて、アーカイブ データにメタデータを付与することもできます。アーカイブ データに対して、「アーカイブ済み」、「アーカイブ実行者」、「アーカイブ実施日」、その他カスタム メタデータ識別子をタグ付けすることにより、必要なデータを迅速に発見することが可能になります。

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アーカイバ ルールの適用後にジョブを実行します。進行状況は、ジョブ モニターで随時確認できます。

アーカイバのジョブでは、「スキャン」 と 「アーカイブ」 の 2 種類のアクションが実行されます。まず、対象のサイトコレクション・サイト・リスト/ライブラリに対し、設定したアーカイバ ルールに該当するコンテンツの存在の有無を確認します。スキャンの完了後、アーカイバ ルールに該当したコンテンツを、外部ストレージにアーカイブします。

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アーカイブ ジョブの状態が [完了] になり、利用頻度の低いコンテンツがコンテンツ DB から外部ストレージに移動されました。

このように、レポート ポイントとアーカイバを併用することで、不要な情報やコンテンツの洗い出しから、該当コンテンツを一時的にコンテンツ DB の外部に退避させるアクションまでを実現できます。この操作により、コンテンツ DB 内が整理され、最適化状態が維持されることで、SharePoint のレスポンス レベルの低下を防止します。なお、本製品は Office 365 – SharePoint Online にも対応しています。


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