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SharePoint 担当者のための実践ヒント集: 5 つの課題別にみる、AvePoint 製品を使ったSharePoint 対処方法 「SharePoint Online を利用するユーザーにポリシーを浸透させてガバナンスを効かせたい」 後編

By: Kris

管理者を悩ませる Office 365 – SharePoint Online のガバナンス問題

クラウドサービス Office 365 のアプリケーションの一つ、SharePoint Online は社内情報共有基盤として使うことができます。前回の記事 では、IT 部門が全社の SharePoint Online を一括管理する場合にはメリット・デメリットがあり、組織全体で設定した SharePoint Online の使用ポリシーやルールをエンド ユーザーに守ってもらうためには、IT部門の負荷がかかり過ぎるという問題があると書きました。

一つの解決策としては、SharePoint Online のサイト作成など、通常は IT 管理者が手作業で行っているエンド ユーザーからのリクエスト処理を 「自動化」 してしまうことです。


Governance Automation Online を使った実践例: SharePoint Online サイトの作成

そこで今回は、自動化シナリオの実践例として、ガバナンス ポリシーを織り込んだ、サイト作成を例として説明します。例として、ガバナンス ポリシーが下記のように定められている場合を考えてみましょう。

• サイトの権限は親サイトと同一とする。
• サイトの作成には上長の承認を必要とする。

では実際に、Office 365 の運用管理強化・データガバナンスの有効化などを実行できる、SaaS 型オンラインサービス AvePoint Online Services のモジュールの一つ、Governance Automation Online (ガバナンス・オートメーション・オンライン)を使ってやってみましょう。

Governance Automation Online では、「IT 管理者」 と 「ビジネス ユーザー」の、権限の異なる 2 種類のユーザー タイプが規定で定義されています。大まかな区分としては以下のとおりです。

  • IT 管理者: 主に企業・組織の IT 管理者が使用。エンド ユーザー向けに提供するサービスの定義、レポートによる各サービスの利用状況確認等を実行可能。
  • ビジネス ユーザー: 主にエンド ユーザーが使用。サイトの新規作成などの申請を実行可能。

 

STEP 1: サイト作成サービスを定義する (IT 管理者)

IT 管理者アカウントを使用して、Governance Automation Online にログインします。「設定」⇒「サービス管理」⇒「作成」の順に進むと、下記の画面が表示されます。「サイトの作成」 をクリックします。

 

下図のように範囲を指定すると、どのサイトコレクション / サイトの下にサイトを作成するかを指定することができます。

 

サイトの言語や、使用するテンプレートなどを指定することも可能です。

 

言語やテンプレートが決まったら、ガバナンス ポリシーを設定しましょう。

まずはサイトの権限は親サイトと同じ権限を使用 (権限継承) するよう設定します。次に、承認の回数と承認を担当する担当者を指定します。それぞれ、「1 回」「申請者の上司」 を指定します。この部分は、組織のガバナンス ポリシーに合わせ、承認者を増やしたりなどして詳細に設定することが可能です。

STEP 2:サイト作成リクエストを送信する (ビジネス ユーザー)

IT 管理者サイドでの設定の完了後、ビジネス ユーザーとしてサービスを申請します。

ビジネス ユーザーとして Governance Automation Online にログイン後、「要求の開始」 画面に移動します。あらかじめ設定された 「サイト作成」 サービスが表示されます。

「サイト作成」 をクリックし、必要な情報を入力して 「送信」 をクリックすると、リクエストが設定した承認者に送信されます。今回の例で入力が必要な情報は、下図の囲まれた部分となります。

 

 

STEP 3:承認者がリクエストを承認する

承認者が Governance Automation Online へログインすると、自分に割り当てられた未完了のタスクを確認することができます。

 

「個人用のタスク一覧」画面では、リクエストの詳細を確認したり、承認・再割り当て・却下などの操作を実行することができます。

STEP 4:サイトが作成されたことを申請者が確認する

サイト作成のリクエストが承認されると、通知が申請者に送信されます。

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上記のメール通知は英語表記になっていますが、もちろん日本語にも対応しています。

サイトのURLにアクセスすると、設定の通りにサイトが作成されたことが確認できます。


 

SharePoint Online サイトの払い出し以外にも、色々なアクションを自動化

さて、今回は Governance Automation Online の紹介として、このようなシンプルなサイト作成の例を挙げました。実際に、Governance Automation Online を活用していただくと、サイトの作成のほか、サイトやソリューションの展開、ライフサイクル ルールの適用、各種設定の施行、コンテンツ移動のスケジューリング、セキュリティ設定、などといった様々なサービスを提供、かつ、自動化することが可能となり、組織全体の業務効率化、コスト削減、管理力の強化というメリットやリターンが期待できます。

興味をお持ちの方は、ぜひ弊社の 営業までご連絡 くださいますようお願いします。

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