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SharePoint 担当者のための実践ヒント集: 5 つの課題別にみる、AvePoint 製品を使った SharePoint 対処方法 「エンド ユーザー利活用が進まない」 前編

By: ふくもり

SharePoint の利活用が進まない理由

「SharePoint の活用がなかなか進まない・・」
弊社のお客様から、非常によくお伺いするお悩みです。「SharePoint で情報を共有し、ナレッジを蓄積する」 という目標を掲げたとしても、まずはエンド ユーザーにコンテンツを SharePoint にアップロードしてもらうことができなければ、絵に描いた餅で終わってしまいますよね。では、SharePoint の利活用が進まない企業において、共有すべき情報はどこに格納されているのでしょうか?

上記のようなお悩みをお持ちのお客様によくよくお話を伺ってみると、エンド ユーザーは 「添付ファイルを今まで使ってきたから便利」「デスクトップに置いておけば重要なドキュメントも忘れない」「ファイル サーバーなら簡単に使える」 などの意識のまま、情報を管理していることが明らかになってくることがよくあります。これらの場所は、そのまま 「情報が眠る場所」 と化し、SharePoint にはいつまでたっても情報が上がってこない・・・。こうして、SharePoint 管理者はますます頭を悩ませることになります。

SharePoint に限らず、エンド ユーザーに実際に使用してもらえるシステムにとって最も大事な条件のひとつは、「使いやすさ」 にあります。エンド ユーザーには SharePoint が動いていることさえ意識させず、画面を切り替えることなく、数クリックだけでコンテンツを SharePoint に集約することが可能になれば、利活用率も向上すること間違いなしです。


SharePoint を使っていることをエンド ユーザーに意識させずに、コンテンツを SharePoint に集約させる方法

SharePoint にコンテンツを集約するための入り口として開発されたのが、弊社の 「Office Connect (オフィス・コネクト)」 という製品です。Office 製品 (PowerPoint・Word・Excel)、Outlook*、デスクトップなどから直接、SharePoint の画面に切り替える手間なく、コンテンツを SharePoint に集約することができます。

「Office Connect」 をインストールしていただくと、Office や Outlook のリボン上に 「Office Connect」 のボタンが出現します。このボタンを押すだけで、画面を切り替えることなくコンテンツを SharePoint に直接アップロードすることが可能になります。また、デスクトップ上にあるコンテンツをドラッグ & ドロップすることで、エクスプローラーライクな操作感でアップロードすることも可能です。

この記事では、エンド ユーザーにもなじみの深い Office ドキュメントや、Outlook・デスクトップに保存されているファイルを、操作するエンド ユーザーに負荷をかけることなく、簡単に SharePoint に格納させる方法をご紹介します。


1. Office Word で作成したドキュメントを SharePoint に直接アップロードする

【Office Word】 のリボン上のボタンをクリックするだけで、SharePoint にドキュメントを直接保存することができます。

Office ワードから直接SharePoint へ文書格納‼


2. メールの添付ファイルを、Outlook から直接 SharePoint にアップロードする

「添付ファイルを含むメールをやり取りすると、受信ボックスの容量がすぐにいっぱいになってしまう」「添付ファイルを含むメールが誤送信されてしまうと、機密情報の漏えいリスクが発生する」 などのお悩みも、Office Connect で解決することができます。

Office Connect では、これらのお悩みを 「添付ファイルを URL リンクに置き換えることにより、メールの容量を削減する」「添付ファイルを URL リンクに置き換えることにより、SharePoint の権限を持たないユーザーは閲覧できないようにする」 という機能で解決します。

以下、手順を説明します。

1) 【Outlook 側の操作】メールへの添付ファイルの SharePoint へのアップロードや、メール自体をSharePoint にコピーもしくは移動ができます。以下は、受信したメールに添付されたファイルを SharePoint に格納している途中の画面です。

赤枠で囲ってある 3 つのボタンをクリックして実行できるアクションは以下の通りです。

左: 添付ファイルをSharePoint に格納
中央: 電子メールメッセージを SharePoint に複製して格納
右: 電子メールメッセージを SharePoint に移動

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2) 【Office Connect 側の操作】 ドキュメント ライブラリなど、SharePoint 上の格納先が左側に表示されます。任意の場所を選びます。

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3)【Office Connect 側の画面】 アップロード完了です。

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4) 【SharePoint】 格納場所として指定したドキュメント ライブラリに、アップロードされました。

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受信した添付ファイルを SharePoint に格納するだけではありません。送信するメールの本文に SharePoint に格納されたドキュメントのリンクを挿入することもできます。これにより、メールを添付することなく、ファイルを共有することができます。

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3.個人のデスクトップにあるファイルを SharePoint に直接アップロードする

【Office Connect】 Office Connect を起動し、デスクトップにあるドキュメントを SharePoint にドラッグ & ドロップでアップロードして、SharePoint に格納することもできます。

デスクトップのファイルもドラッグ&ドロップで SharePoint へ格納!SharePoint エンド ユーザー利活用

デスクトップのファイルもドラッグ&ドロップで SharePoint へ格納!SharePoint エンド ユーザー利活用

*Office Connect 最新のバージョン(1.2)でサポートする各プラットフォームのバージョンは以下の通りです。
Microsoft Office:2010, 2013, 2016
Microsoft Outlook:2010, 2013, 2016
SharePoint:SharePoint Server / Foundation 2013, Online


Office Connect を使って、12 万件のファイルを SharePoint に格納した事例も

Office Connect を実際に活用した海外の導入事例もあります。これまでエンドユーザーがローカル PC に保存していたファイルについて、1 か月半の短い間に、約 12 万件ものファイルを SharePoint に移動・格納できたという実績が上がっています。さらに、従来はメールに添付して送信していた添付ファイルも、「リンクの置き換え」で送信することで、添付ファイル数を約1,500件削減にもつながったという結果も出ています。


エンドユーザー利活用促進に向けて…次のステップは 「情報の見つけやすさ」 を高めること

ここまで Office Connect を活用し、SharePoint にファイルを集約させる仕組みは出来上がりました。しかし、エンドユーザーに負担をかけず利活用促進するという目的を達成するには、まだ道半ばです。次に必要なステップは、「情報の見つけやすさ」を高めることです。詳しくは後編で解説します。

<後編に続く>

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