Avatar

現場担当者が本音で語る、SharePoint / Office365 の利活用

By: 中村

AvePoint マーケティング広報の中村です。

先日、SharePoint のユーザー会 「Japan SharePoint Users’ Forum」 の第三回目が開催されました。(シンプレッソ・コンサルティング中村和彦氏主催)。SharePoint の現場担当者が集まって運用上の悩みやノウハウを共有する全国でも珍しい場となっています。弊社は共催企業として参加させていただいています。 今回は個人の体験記ということで投稿します。

■ 多彩な顔ぶれが集結

都内某所で行われた会合。今回は 35 社 44 名の SharePoint 現場担当者が集まりました。参加者の顔ぶれは様々です。

業種は、商社、金融、製造、教育、建設、エネルギー、IT 通信、流通・サービスなど多岐にわたり、ユーザー数も10 数名 ~ 100,000 名と幅広いです。長年 SharePoint の運用管理に携わっている経験豊かな方や、最近担当になった人もいます。参加者は、Office 365 、SharePoint オンプレミス大規模ユーザー、SharePoint オンプレミス小規模ユーザーの 3 つのグループに分かれて、ディスカッションを行いました。  

現場担当者が本音で語る、SharePoint / Office365 の利活用

 

■ Office 365の特有の悩みもあったグループディスカッション

弊社はOffice 365 のグループに加わりました。グループで議論したテーマの一部をご紹介しましょう。

  • Office 365 の目玉機能のひとつ「外部共有機能」をどのように利用しているか?
  • ここに集まる担当者の運用負荷はどの程度?何名でどのような運用体制をとっているか?
  • 担当自身のレベルアップとエンドユーザーの教育方法
  • Yammer の導入促進のためにどんな工夫をしているか?
  • Office 365 には頻繁なアップデートが発生する中で、カスタマイズをするリスクをどのようにとらえるか?どの程度のカスタマイズを実施しているか?そもそも実施しない?
  • ファイルサーバーとSharePoint Online をどのように使い分けているか?
  • 検索画面のカスタマイズはしているか?
  • Lync はどのように使っているか?

社内のエンドユーザーやサイトコレクション管理者の知識レベルをどのように底上げしていくかというのが、各社共通の悩みのひとつでした。自らが蓄積した SharePoint Online 利用のノウハウを噛み砕いてコンテンツ化して公開したいものの、日々の運用管理で忙殺されて手が回らないという声がいくつも聞かれました。

SharePoint のユーザー利用を促進するための工夫として興味深かったのは、社内で SharePoint の技術レベルに応じて、2 級、3 級、4 級という独自の認定制度を設けているというものでした。例えばサイトやデザインが作れるレベル (2 級) をクリアした人にはサイトコレクションの管理者権限を付与しているそうです。

また別の企業では、サイト管理者向けの説明会実施後、しばらくしてから、フォローアップとしてアンケートを行い、彼らが抱えている課題を抽出してそこに焦点を当てた説明会を行ったそうです。これが好評だったとのことです。

議論の結論としては、Office 365 の社内教育はオンプレミス版 SharePoint とは少し異なり、継続することがなお一層重要ということになりました。Office 365 どんどん進化しますし、IT 管理者は賢くなりますし、そしてユーザーも育ってきます。

■ AvePoint の特別講演も

なお、特別講演では弊社のふくもりが 「Office 365・SharePoint Server の IT 統制のアプローチ国内外の豊富な事例とともに」 と題して、弊社製品 Governance Automation をご紹介しました。ユーザー数が何千何万規模になると、ユーザーからの多種多様なリクエストに手動で応えるわけにはいきません。ユーザーからのリクエストを自動処理し、管理者の運用負荷を減らすためのアプローチを説明しました。自動処理のプロセスでは、企業の 定める IT ルールを厳格に適用することでガバナンスを徹底できます。

さらには、(株)CSK Win テクノロジの前田氏より 「エンタープライズソーシャル 普及に必要な 4 つのステップ 」と題した講演もありました。Yammer は Office 365 Enterprise E3 プランや E4 プランなどにデフォルトで入っています。  

AvePoint の特別講演では、Governance Automation を紹介

■ 企業の個性が光る SharePoint トップページ

今回は、「御社のトップページ拝見」と銘打ち、参加企業が SharePoint ポータルサイトのトップページ画面を見せあう特別企画がありました。部外秘ゆえ、ここでは画像を見せることができないのが残念です。

社員に読ませたい情報は山ほどある中で、SharePoint のトップページにどんな情報をどのように表示させるかは、会社の経営方針や、ビジョンや業態によって様々です。

載せる情報としては、経営情報中心、新着情報、業務上必要な情報に絞るなど様々でした。

見せ方に関しては、Yahoo! のトップ画面のようにリンク集として情報を並べるページ、デザインを外注して作成したバナーを配置してあるページ、カスタマイズは一切せず標準機能のみでシンプルに情報を並べているページなど、企業の個性が光るページが披露されました。

トップページの悩みとしては、既読未読管理ができない、古い情報をどのように整理すればよいかなどがありました。  

「御社のトップページ拝見」企画では企業の個性が光るSharePoint のトップページが疲労された

■孤独な戦い、束の間の休息

SharePoint 担当者の多くは立場上、自社内で孤立しがちなのかもしれません。といのも、その後の懇親会は、ディスカッション以上に盛り上がったからです。

運用上の悩みや、SharePoint に対する “モヤモヤ” を吐露したり聞いたり、「わかるわーそれ」 と共感しあえる場というのは社内にはないんですね。

運用管理のあり方に正解など存在しない中、各ご担当者は葛藤も抱えながらそれぞれの持ち場で戦っているのだと尊敬の念を覚えました。だからこそ、担当者同士を結び付けるユーザー会は本当に貴重な場なんだなと。

勝手かもしれませんが、今日のこの場が、明日のSharePoint 運用管理の糧になれたらいいなと思いました。

さて、Japan SharePoint Users’ Forum で知り合った SharePoint 担当者同士の輪が自然に広がってほしいという、主催者の印象的な言葉とともに会は締めくくられました。次回は 2015 年 2 月の開催です。

■ Governance Automation の国内事例 ネッツエスアイ株式会社様 はこちら
■ Governance Automation とは?(PDF)

なお、SharePoint の導入・活用を進める際に組織が直面しやすい 5 つのお悩みとその対処方法をまとめた「SharePoint サバイバル ガイド」(全 13 ページ) を無料進呈中です。下記のバナーをクリックし、必要事項を記入の上で申し込みフォームを送信していただくと、ダウンロード リンクを含んだメールがお手元に届きます。

SharePoint サバイバルガイド無料進呈中!ダウンロードはこちらから