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【イベントレポート】SharePoint 現場担当者が本音で語るSharePoint ユーザー会

By: 中村

日本で唯一の SharePoint ユーザー会とは

日本で唯一の SharePoint ユーザー会 「Japan SharePoint Users’ Forum (JSPUF)」 をご存じでしょうか?

JSPUF は、Office 365の MVP で、SharePoint など情報システム基盤に関する情報提供やコンサルティングサービスを提供しているシンプレッソ・コンサルティング (株) の中村和彦氏が立ち上げた会であり、昨年から活動しています。弊社は共催企業の1社として参加しております。

SharePoint / SharePoint Online は非常に汎用性の広い製品。その運用管理・利活用をめぐっては現場レベルで悩んでいる担当者が実は日本全国に数多くいらっしゃいます。そこで、ユーザー同士が企業の枠を超え、情報共有や意見交換ができる場を設け、SharePoint のビジネス活用の全体的な底上げを図っていこう!という趣旨のもと運営されています。

今回は第 5 回目となるユーザー会に参加した様子をレポートします。

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特別企画 参加企業が自社のSharePoint 取り組みをミニプレゼン

5 回目となる今回は、これまでのグループ ディスカッション形式を採らずに、参加ユーザー企業が自社の運用活用事例を共有する「ミニ事例発表会」をメインで行いました。自社の SharePoint 活用事例、トラブルと解決事例、失敗例と対策を発表するというもの。なんと総勢 10 社の参加企業が自社事例を共有してくれました。

A)「SharePoint をこんな風に使ったら効果があった/ユーザーに好評だった」
B)「SharePoint でこんなトラブルが発生した 」 (こんなふうに解決した)
C)「SharePointでこんな失敗した」 (こうすればよかった)

SharePoint ユーザーの厚意によって成り立っているユーザー会

SharePoint ユーザー会は、参加企業の方が会場を提供してくださることで成り立っています。今回の会場は、株式会社 大林組 品川事務所のプレゼンテーションルームでした。大林組さんは Office 365 のユーザー企業なのだそうです (日本マイクロソフトの事例記事 ご参照)。スタイリッシュで美しいオフィスでした。インターシティの上層階にあるオフィスの窓からは、遠くお台場のレインボーブリッジまで見渡せました。

今回は、21 社 24 名の SharePoint 担当者が集まりました。オンプレミスの SharePoint (2007、2010,2013) とオンライン (Office 365) の運用企業はそれぞれ半々、という状況でした。

SharePoint ユーザー会

ベンダー講演では内田洋行よりクラウド型の会議予約システム「SmartRooms」をデモを交えてご紹介しました。

 

SharePoint の成功事例からトラブルシューティング、失敗例まで。多彩な事例が勢ぞろい

一体どんなミニ事例があったのでしょうか?各社の事例をごく簡単に紹介します。

活用事例:
・メールを使わせずに社員同士のコミュニケーションを活性化する目的で SharePoint Server 2013 を使った電子会議室を運営。電子会議室の中で利用可能な機能をニュースフィード・ドキュメントライブラリ・サイトのユーザーに絞り込で運用。Lync やチャットを厭わない文化を持つユーザーには利用されやすいなどの知見を得ている。

・各部門が横ぐしで使える申請テンプレートなどを展開し、業務改善ツールとしてSharePoint を活用。

・SharePoint Online サイトに文書管理システムを構築。組織名ツリーをたどって文書が探せるUIの実装や、ファイルを追加・更新しても一度発行した文書の URL を維持できるようにした。

・標準機能のみで作成したユーザー向けのデモサイトが利用者に好評。

・社内プロジェクトサイトの活用がユーザーに好評。

トラブルと解決方法:
・登録したファイルが検索しても見つからないという問題が発生。SharePoint 2013 のソフトウェアの制限「クロール コンポーネントでダウンロード可能なドキュメント サイズ」「解析されるコンテンツ サイズ」が原因。回避策は、容量の大きいファイルを分割して登録すること。

・ポータルサイトのデザイン変更を実施したらトラブル発生。フロントエンドサーバーのアクセスログの容量が増大した。

・サイトの記憶域が一杯になってしまったので、記憶域のサイズを5GB 増やしたが、突然、記憶域容量が5GBから1.5 GB 減った。サイトコレクションのゴミ箱に大容量のファイルがあったからではないか。

失敗例と対策:
・旧 SharePoint での話。サイト管理の権限を完全にユーザーに委ねてしまったことで、アクセス権限などの問い合わせが急増。サイト作成ルールを決めておかなかったため、無尽蔵にサイトが作成されてしまった。SharePoint 2013 への移行を順次進めている。

・サイトの新規作成申請をセルフサービス化したら気付かないうちに、自動で作成されたサイト上にワークフロー系業務アプリケーションがたくさんできてしまった。ポータルサイト・文書管理システム・チームサイト・業務アプリケーションが単一つのファーム上に載っているという状態。バージョンアップする際に業務用途に応じてファームを分けていくことを検討している。

うまくいったぜ!というエピソードからちょっと苦々しいエピソードまで、事例の内容は多種多様でしたが、一方で SharePoint 運用管理に共通する課題も見えてきます。「(海外拠点含めて) ユーザー教育をどのように展開していくか?」「標準機能だけで構築するほうがいいか?カスタマイズは極力避けたほうが無難か?」「ユーザーへの権限委譲・権限コントロールの考え方」などが浮かび上がってきました。SharePoint の運用方法に正解はありませんから、「SharePoint をどう使うべきなのか?」を社内で十分に議論し合意をしていくというプロセスが重要になってきます。

参加した SharePoint ユーザー企業からは、多種多様なミニ事例が発表されました。

次回の SharePoint ユーザー会開催日程

次回の SharePoint ユーザー会の開催は、9 月 17 日 (木) の予定です。毎度キャンセル待ちが出てしまうユーザー会。気になるのは次回の申し込み受け付けがいつから開始されるかですね。シンプレッソ・コンサルティング社のサイト をこまめにチェックされることをお勧めします。弊社からも SharePoint ユーザー会の申し込みが開始しましたら、Facebook・Twitter 等で告知させていただきます。

■ 「Japan SharePoint Users’ Forum」 の第 3 回目開催レポート
■ 「Japan SharePoint Users’ Forum」 の第 2 回目開催レポート