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「真剣! Microsoft Teams しゃべり場」 Q&A

2020年4月22日
By: AvePoint

Microsoft Teams しゃべり場 ・ Q & A
日本ビジネスシステムズ株式会社・AvePoint Japan の共催にて 4 月 10 日に開催されたウェブ セミナー 「真剣! Microsoft Teams しゃべり場: スーパーファン 2 人が導入・利活用のツボを大公開
」 は、大好評のうちに生配信を終えることができました。【ウェブセミナー・オンデマンド配信のお申し込みはこちらから】
スピーカーとしてご登場いただきました寺田敬佑様・および開催にご協力いただきました日本ビジネスシステムズ関係者の皆様、ご参加いただきました皆様、オンデマンド配信をご視聴いただきました皆様に、深く御礼申し上げます。
今回の記事では、お申込み時の備考欄、開催中のご質問、および開催後のアンケートに寄せられたご質問の一部に、スピーカー両名が回答します。

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Q1
: 会社として Teams の本格導入がこれからのため、勉強中です。使っているチームも職場の 1 つだけの状況です。

寺田: 頑張ってください!まずは新しいもの好きの人をチームに誘って、Teams の機能でいろいろ遊んでみましょう!

中村太一 (AvePoint)

中村: IT部門・利活用促進部門の方でしょうか? まずは自らがスーパー ユーザーとなって、Microsoft Teams の魅力や強みを体感してみてください。

自分が好きだと思うものは周囲に広めたくなると思います。徐々にチーム メンバーや新しモノ好きな人を誘ってアーリーアドプター層を増やし、一緒に楽しんでみてください。そのグループが、チャンピオン プログラムの原型となっていきます。情熱はきっと伝わると思います。
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Q2
: 古い考えの方が多いわが社では、いまだにクラウド利用に足踏みをしています。特に Microsoft Teams などの利用となると、すぐに 「アクセスを社内ネットワークからのみに制限する」 や 「社内デバイスのみの利用に制限する」、「添付ファイルの制限をする」 などの要請が来てしまいます。特に情報漏洩対策の見地から、導入されている皆様はどのように対応しているのでしょうか。

寺田
: JBS でも、VPN が前提のお客様から問い合わせを頂戴することが多く、情報システム部の皆様のご苦労もお聞きしております。

寺田敬佑氏 (日本ビジネスシステムズ株式会社)

ただ、結論から申しますと、クラウドを利用する以上、VPN でアクセス制御 (クラウド上でアクセス元 IP を基準に許可する方式) を行ったとしても、情報漏洩を防ぐという観点からは全く無意味です。ここでは 「情報漏洩させる」 詳しい方法については触れませんが、ご興味のある方は “Tenant-restrictions” というキーワードで検索してみてください。

それでも情報漏洩を防ぎたい場合は、Tenant-restrictions と、モバイル機器を利用する場合 クラウドプロキシ を利用したテクニックで実現できますが、いずれも高額なネットワーク機器を購入する必要があり、運用コストもかさんでしまいます。

IT 基盤が潤沢、かつユーザー数が万単位の大企業様で導入を担当させていただいたことはありますが、「気軽にTeamsを使いたい!」 というお客様にとってはハードルが高いのが実情です。ではどうするか?

1. VPN経由し、実は抜け穴がある事は見て見ぬふりをする
2. クラウドの利用を諦める
3. 現実を直視し、クラウド時代に合わせたセキュリティ、ITルールを再整備する

1 のお客様は…正直多いです。というのは情報システム部の方は、自社ユーザーのITリテラシーを過小評価する傾向が多く、こちらが “抜け穴” について説明しても、「いやいや、うちにはそんなことができる社員はいませんよ」 と片付けられてしまうことが往々にしてあります。

自社の実情をしっかりと理解した上でのご判断であるのなら、それもひとつの方針ではあるかとは思います。しかし、デジタル ネイティブ世代の若手社員など、一定の層が 「抜け穴」 に気づくリスクは常にあることは念頭に置いていただきたいと思います。

2 は冗談のように聞こえるかもしれませんが、政府・防衛業界など一定層のお客様は、やはり一分たりともスキがあってはならぬ! と、オンプレミスを使い続けています。もちろんユーザーの利便性は最悪ですが、最高レベルの機密情報ですから、ある意味致し方ない部分もあります。

セキュリティしかし、一般企業がこのような姿勢を取ることのリスクも考える必要があります。スピード感で競合他社に負け、旧態依然とした働き方で、社員の心も離れる。IT セキュリティを守って会社が潰れれば元も子もありません。

3 は最もあるべき姿ですが、簡単ではありません。特に 「今のシステムに比べて抜け穴が増える」 ことに対し、経営陣の誰が OK を出すのか・出してもらうかは、大きな問題です。「クラウドを使う以上、VPN でもセキュリティは変わらない」「オンプレミスを使い続けることはできない」「ITの問題ではなく社内倫理の問題だ」 等、などさまざまな論理武装で説得する必要があると思います。

ただし、IT の面では、Microsoft 365 のセキュリティ機能を利用することである程度強化ができます。また、JBS としても Teams のセキュリティは課題だと認識しております。

タイムリーなことに (笑) 4月22日付で新サービス 「スマートスタート for Microsoft Intune」 という、Office 365 へアクセスするモバイル デバイスを管理し、情報漏洩リスクを軽減させるサービスをリリースしました。

JBS が導入を行った 50 社以上のどの企業も抱えていた 3 つの課題に特化した設計を採用することで、モバイル デバイス管理の導入を最短 10 営業日で実現したサービスとなっています。モバイル デバイス管理の導入や切替に興味がある方は、ぜひお問い合わせください。
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Q3: セッション中に言及されていた雑談チャットの必要性はよく理解でき、同意いたします。一方で、私の所属しているチームでは 「雑談チャットだけが盛り上がってしまい、上長が所属するチームでのやり取りが促進されない」 という事態が起きてしまっています。マネジメント側の問題なのか、もっと根幹にかかわる問題なのか、チームの権限的な部分も含め、難しい問題だと感じました。

寺田: 私の所属しているチームでは、「雑談」 という名前のチャネルはありませんが、「業界ニュース」 や 「気になるトピック」 という、広いトピックを話し合うチャネルがその役割を果たしています。

ある程度テーマが決まっていると投稿しやすくなり、加えて業務関連のテーマであれば若手も上司も参加しやすいのではないでしょうか? メンバーの構成を見ながら、どのようなテーマであれば活発な投稿が出てくるかを考えるのもいいと思います。

中村: AvePoint のグローバル マーケティング チームでは、グローバル オフィスのほぼすべてで在宅勤務が開始された段階で、グローバルの CMO がマーケティング部全員を招集した Teams ビデオ会議を開きました。

会議では CMO 自ら、「不安に感じていると思うが、日頃から Teams に親しんでいる皆であれば、きっと大丈夫。何か分からないこと、不安なことがあったり、相談したいことがあったりする人は、ひとりで抱え込まず、いつでも連絡してほしい」 という内容の話をしていました。

このように、上長の側から積極的にコミュニケーションを促進する姿勢をみせるのは、とても大事なことだと思います。

チームの業務内容、性質や社風、さらには日頃のコミュニケーション スタイル等もあり、すぐに変化を起こせるとは限りませんが、例えば上長が率先して雑談チャネルに在宅勤務の TIPs を投稿し、他のメンバーからもアイディアを募集したり、「在宅勤務中の自宅のデスク写真、ここにアップしてみよう! これが自分の」 など発信してみたり…など、色々できることはあると思います。

ただし、上長が所属しているとなかなか雑談ができないのは、Microsoft Teams の使い方やツールそのものの問題ではなく、日頃からのチーム内のコミュニケーション スタイルにも起因していることが多いようです。

特にリモートワークが進むと、もともとコミュニケーションが活発でないチーム内の意思疎通は、さらに難しくなる傾向があります。敬遠されがちな上長は、この状況下で更に部下とのコミュニケーション不足に陥ってしまいかねません。

Microsoft Teams しゃべり場

グローバル規模で在宅勤務が開始となってから、各自のデスク写真を投稿しあう

幸い、チャット機能はちょっとした会話や確認事項に向いていますので、わざわざメールで送ると大げさになりかねない内容でも、お互いの負担感少なく声をかけあう習慣を醸成するのには向いているかもしれません。

ただし、チーム全体を巻き込んだコミュニケーションであれば、広い層が参加できるよう、グループ チャットではなく、チームの 「雑談」 チャネル、あるいは同等の性格を持つチャネルで盛り上がれるとよいですね。

ちなみに弊社マーケティング チームの在宅スペース写真投稿は、使っているモニターのスペックに対する感嘆の声にはじまり、お互いのペットや部屋に置いてあるフィギュアへのコメントまで、10 時間で 100 件以上の返信がつき、大変盛り上がりました。

あまりに大盛況となったので、Yammer でも同様の投稿が出てきたほどです。
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Q4: 導入済みの既存ファイル サーバーの全文検索機能に比べ、Teams 内のファイル検索がプアである、ファイル サーバーへのリンクが効かない等、情報の保管場所としての機能は期待外れの感があります。チャット以外の恩恵がまだ見えず、それすらこの大規模な在宅勤務が終わったら使ってもらえるか分かりません。

寺田: ご指摘の通りだと思います。JBS は貴社のような全文検索機能を持ったファイル サーバーではありませんでしたが、やはり当初は Teams に格納するファイルの扱い方との違いから、使い勝手に不満がありました。

しかし、利用していくうちに、Teamsが 「最近使ったファイルの探しやすさに特化している」 ことに気づき、それを意識して使うことで 「ファイルを探す」 から 「記憶をたどる」 使い方に考え方をシフトすることで、少し楽になりました。

また、ファイル パスを誰かに共有する際の手法も研究し (7 通りあります)、どのようなパスを送るとどのような挙動をするのかを理解し、意識した上で相手に提示できるようになりました。その後、ファイル サーバーが廃止され、すべてのファイルが Teams に移行してからは Teams でもディレクトリが整理され、探しやすさが増しました。

コンプライアンスディスカバリー自分の体験を振り返ってみると、やはり環境整備や慣れも大事だなと思います。それでも複数のタスクを掛け持ちしている際や、久しぶりに参画したプロジェクトだと、やはりファイルを探すときにイライラするときはありますね。

いずれにせよ、JBS では 「Teamsは一時的な作業場所」 と定義し、完成した文章は別の文章管理システムに保管する」 体制を確立しています。また、Microsoft も 「Teams は使い終わったら消すもの」 としていますので、無理に保管場所として使うのではなく、Teams + 文章管理システムの構成が鉄板だと感じています。

中村
: 基本的には Microsoft Teams 上でのファイル共有・共同作業は、ファイル サーバー経由でのそれとは全く異質のものであると考えています。ですので、ただ単純に比較するのではなく、それぞれの得意なポイント・不得意なポイントを理解して利用するほうが、効率よくまたストレスなく使えるように思います。

AvePoint では Teams 導入後 1 年ほどで、全社でファイル サーバーのリタイアが行われました。当時からいるメンバーに聞くと、周知はかなり広く行われ、時間をかけての移行だったのですが、やはり 「ファイル サーバーに置いてあることすら意識せずに使っていたファイルに突然アクセスできなくなり、大慌て」 というケースがゼロではなかったようです。

現在では、「個人のデータは OneDrive for Business に保存」「チーム内のファイル共有・共同作業は Microsoft Teams (=裏側の SharePoint のチームサイト内) に保存」「チームより大きな単位で共有されるファイルは、 SharePoint のポータル サイト内に適切な権限設定で格納」 という使い分けが定着しています。

また、Teams は検索があまり得意でない (特に日本語) のは今に始まった話ではないので、タグ付け・見出し必須等、むしろ検索に頼らない工夫をしたほうがストレスなく利用できるように思います。AvePoint の過去のウェビナーでも少し TIPs として紹介していますので、是非ご参考ください。

ただし、御社のワークスタイル、業務内容も考慮し、大前提として Microsoft Teams の機能や製品のつくりそのものが自社ニーズに沿うものなのか?という点を検討した結果、もしどうしてもニーズに沿わないという結論となるようであれば、別のサービスを検討することも視野に入れたほうがいいかもしれないと個人的には思います。

どうしてもファイル サーバーが全廃できない! でもクラウドは使いたい! ということであれば、AvePoint ではファイル サーバーの内容を SharePoint Online に 「レンダリング」 するソリューション Cloud Index (クラウド インデックス) なども提供していますので、是非ご検討ください。

Cloud Index ご紹介記事: ファイル サーバーからクラウドへの移行、よくある 「落とし穴」 4 選と対策法: 「データ断捨離失敗= クラウド頓挫」 の解決は AvePoint Cloud Index で

ただし、現在のように在宅勤務が必須となった段階では、よほどの事情がない限り 「以前通り」 のワークスタイルを継続するのは難しいのではないでしょうか。クラウド ツールを使うメリットとデメリット、どうしても譲れない部分などを検討し、どこまで妥協すべきか、トレーニング等でカバーできる面はないかなどを検討することをお勧めします。************************************************
Q5: それぞれの会社の導入の経緯、大変参考になりました。JBS・AvePoint とも IT 企業ということで、リテラシーの高い従業員に向けた導入のお話でしたが、IT リテラシーのあまり高くない従業員が多数派の企業への Microsoft Teams導入・利活用のポイントも是非お聞かせください。

中村: IT 企業=全従業員がITリテラシーが高い、は、実はかなり疑問符が付きます。IT 企業でも技術に疎いメンバーが大半の部門もあり、そこで有効な利活用促進施策は、おそらく非 IT 企業に対する施策でも有効かと思います。

今回もその施策の案として、チャンピオン プログラムをご紹介しました。日本企業では、Microsoft Teams の導入事例としては、株式会社ニトリホールディングス様のアンバサダー制度が有名です。

チャンピオン制度については、例えば以下のような過去の AvePoint オンラインセミナーでも詳しくお話していますので、そちらも是非参考にしていただければ幸いです。