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SharePoint を利用した文書管理プラットフォームの付加価値を高める

By: カンタグチ

皆さんこんにちは。カンタグチ@シンガポールです。

最近感じるのですが、仕事で行かれるのであればシンガポールは日本人がとても住みやすい国だと思います。

物価は東京とほぼ同じくらい高いですが、治安はいいですし、地下鉄は3分おきに駅にきますし、日本食なども含め日本で手に入れられるものは一通り揃っています。

更に、日本人も 3 万人近く滞在しているらしく、現地の日本人コミュニティーも充実しているようです。 日本からのビジネスエスケープを検討していらっしゃる方にはかなりおすすめです。

シンガポールの夜景

ということで、本日は私がシンガポールで携わっている SharePoint を利用した文書管理プラットフォーム構築プロジェクト 「プロジェクト D」 に関してお話しさせていただきます!

プロジェクト D はシンガポールの公共セクターのお客様向けに、SharePoint 2013 を利用した文書管理プラットフォームの構築を行っています。本プロジェクトでは SharePoint 2013 の構築、UI デザイン、既存プラットフォームである SharePoint 2010 からの移行など、新しいプラットフォームの構築を弊社の経験、技術力と製品を駆使して一貫して弊社が行っております。

SharePoint の大きなテーマの一つは 「文書管理」 ですね。ご存じのように、SharePoint には標準機能でも相当な文書管理機能がすでに備えてられています。
今回は、「プロジェクト D 」 を例に取り上げ、そんな SharePoint を利用した文書管理プラットフォームに対して弊社 AvePoint がどのような付加価値を提供できるのか、といったポイントにフォーカスしてお話ししたいと思います。


 

1. SaaS (SharePoint as a Service)

プロジェクト D の特徴として、まず最初に挙げられるのは SharePoint をサービスとして展開したことです。

サービス展開したことによって得られる効果は例えば下記のような点です:

1.  エンドユーザーがプロアクティブにサービス (サイト/ライブラリ作成、権限付与、サイトストレージ拡張等) を使用することにより、エンドユーザーの自立を図ることができる
2.  あらかじめ設定しているポリシーにのっとった運用が可能になる
3.  結果的に SharePoint 管理者やサイト管理者などの負担を軽減できる

SharePoint の機能をサービスとしてエンドユーザーに展開することにより、よりニーズに合った SharePoint リソースの配分が可能となります。また、サービスによって承認者の有無を設定したりすることができるため、適切なステップおよびスピードで対処することが可能になります。

プロジェクト D において SharePoint の機能を上記のようにサービスとして展開するために使用されているのが、弊社の DocAve Governance Automation です。
Governance Automation を含めプロジェクト D では DocAve 製品を複数使うことにより、上記の他にも簡易なコンテンツの移動や細かい利用状況分析などユーザーが文書管理をより行いやすくなるような機能の数々を実現しています。

* Governance Automation に関しては こちら の ブログ記事 もご参照ください。

 

2. デスクトップ/Eメールとの統合

二つ目のポイントは、クライアント PC のデスクトップおよび E メール (Exchange) を SharePoint と統合したことです。

ユーザーはデスクトップ上で開いたドキュメントや、E メールの添付ファイルとして送られてきたドキュメントを即座に SharePoint 上の任意の場所へ保存することが可能となり、情報のサイロ化を防ぐことができます。

エンドユーザーにとって大事なのは 「可能か不可能か」 ではなく「 簡単かそうでないか」 であり、仮に可能だったとしてもステップが多く複雑な場合などは機能として使われない可能性があります。

弊社が開発した統合技術により、プロジェクト D では SharePoint のみならず、デスクトップおよび E メールをより包括的な文書管理プラットフォームの一部として定義、統合しました。

例えば、デスクトップ上でドキュメントを選択し右クリックすると下記のようにドキュメントをSharePoint へ直接移動/コピーしたり、他ユーザーと瞬時にシェアすることが可能になります。
*弊社では SharePointを DMS (Document Management Solution) と呼んでおります。

SharePoint を利用した文書管理プラットフォーム

3. ブランディング/デザイン

プロジェクト D にて弊社が提供したもうひとつのポイントはブランディング/デザインです。

もちろん SharePoint の標準デザインをそのまま使用しても文書管理プラットフォームとしては機能しますが、ユーザーがより親しみやすいシステムにするためにはブランディングやデザインも重要になってきます。

弊社では社内のデザイナーがこういったブランディングやデザインのカスタマイズを行っており、数々のプロジェクトでポータルのデザインなどを行っております。ブランディング/デザインをインハウスで行うメリットは開発チームと足並みを揃えることが可能な点です。お客様のデザイン ニーズを満たしつつ、SharePoint の機能要件も満たせるデザインをスピーディーに行うことができるのが弊社のデザインチームの強みの一つです。


文書管理は個人レベルでも簡単なことではありませんが、企業レベルで有効的かつ持続性のある文書管理を行うには十分なプラニングが必要とされます。
AvePoint には組織の文書管理を成功に導くための技術力、そして豊富な経験があります。

SharePoint を利用した文書管理プラットフォームもしくはポータルを構築したいと検討されていらっしゃる方は、let AvePoint help you!!

以上、ありがとうございました!