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国内 導入事例

ヤマハ株式会社 様

国内外約 12,000 ユーザーが利用する Office 365-SharePoint Online 環境とファイル サーバーの連携で、ユーザー利便性の向上を実現

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業種:

製造業

導入環境:

Office 365

ユーザー数:

約 12,000 名(国内: 約 8,000 名、海外: 約 4,000 名)

課題:

  • ファイル サーバーの情報を SharePoint Online から閲覧可能にしたい

AvePoint製品/サービス:

ヤマハ株式会社は、静岡県浜松市に本社を置く、創業 128 年の総合楽器メーカーです。楽器事業を核に、音響機器・半導体・ゴルフ用品・自動車用内装部品など、多角的な事業をグローバル規模で展開しています。 http://jp.yamaha.com/

ヤマハ株式会社 (以下、ヤマハ) は Office 365 を導入し、Skype for Business と Exchange Online を先行利用してきました。SharePoint Online は、2015 年 3 月から国内約 5,000 名のユーザーに展開し、さらに国内・海外事業拠点へと広げていく計画でした。しかし、SharePoint Online の標準機能では、ユーザーによるファイルのアクセス ログを監査ログとして取得することができませんでした。(2014 年当時、※1)。

ファイル サーバーはアクセス ログが取得できることから、アクセス ログが必要なファイルはファイル サーバーへ保存する、アクセス ログが不要なものは SharePoint Online へ保存するというファイルの重要度によって、保存先を分ける運用としました。

しかし、ファイル検索は SharePoint Online とファイル サーバーを別々に行うことになり、利便性に課題がありました。Notes を利用していたときも、DB ごとに検索し、該当するファイルがなければ、ファイル サーバーでも検索するという必要な情報を見つけるまでに時間と手間がかかっていました。SharePoint Online でも同じことを繰り返したくありません。

このようなときにヤマハが知ったのが、AvePoint が提供する Office 365 対応製品である AvePoint Online Services (以下、AOS と表記) のモジュールのひとつである 「どきゅなび Online」 でした。どきゅなび Online を使えば、ファイル サーバーに置かれたファイルの情報を SharePoint Online 上に表示させることができ、検索もファイル名のみですが、可能です。当時は、どきゅなび Online が日本で発売される前でしたが、これで検索が SharePoint Online のみで実現できそうだと、ヤマハは考えました。

お話を伺った方︓

ヤマハ株式会社

情報システム部 システム ソリューション グループ
マネージャー 桧山 隆太 氏 (左)

情報システム部 システム ソリューション グループ
主事 小田木 秀樹 氏 (右)

廣田 兼二郎 氏, 辰巳 経夫 氏 (右)

※1: 2016 年現在、SharePoint Online において取得可能な監査ログには、個別ファイルの編集・削除・復元・権限のつけかえ、サイトの削除などがあります。

ファイル サーバーの情報を SharePoint Online から閲覧可能にしたい

― どきゅなび Online は、ファイル サーバーにあるファイルを SharePoint Online のリストに連結し、SharePoint Online 上に表示することを可能にするツールです。表示されるファイルは、ダウンロードして閲覧・編集することもできるため、あたかも SharePoint Online 上にあるファイルのように扱えます。

ファイル サーバーに保存し、SharePoint Online で表示・管理しているファイルには、どのようなものがありますか?

<小田木氏>

主にワークフローの結果です。ヤマハは intra-mart をベースにして、情報共有の基盤である SharePoint Online と組み合わせたワークフローを構築しました。具体的には、どきゅなび Online を使い、ファイル サーバーに保存した決裁書などのファイルの情報を SharePoint Online のリストに表示させて、ビューで見方を変えたり、リストに項目を追加してステータスなどの管理を行ったりしています。

この実現にあたり、課題がありました。当時のどきゅなび Online の仕様は、ファイル サーバーのファイル情報として 「ファイル名」 と 「更新日」 のみを SharePoint Online へ同期していました。このため、SharePoint Online の検索ではファイル名のみが検索対象となり、使いづらいものでし た。

ファイル内や指定した情報 (例えば申請 No や承認日など) を任意のメタ情報として SharePoint Online のリスト上に表示することができれば、 検索やビューに利用できます。これを改善要望として AvePoint にお願いしました。その結果、どきゅなび Online の同期機能の一部として実装していただくことができ、検索やビューが、より活用できるようになりました。

― 検索はいかがですか?

<桧山氏>

このメタ情報をリストへ追加する機能が、どきゅなび Online に実装されたことで、ファイル サーバー上の文書に付随した様々なメタ情報を使って SharePoint Online 側から検索ができるようになり、利便性が向上しま した。

廣田 兼二郎 氏, 辰巳 経夫 氏 (右)

ワークフロー結果の文書を表示している SharePoint Online の画面

― SharePoint Online に表示されるファイル サーバー上のファイル情報の権限は、どうしていますか?

<小田木氏>

どきゅなび Online の機能を使用して、ファイル サーバー側の権限を SharePoint Online に同期するようにしています。ファイル サーバーと SharePoint Online のそれぞれで権限管理をすることなく、ファイル サーバーの権限管理のみで済むことが楽です。

しかし、導入当時のどきゅなび Online の仕様では、最初にファイル サー バーと連携したときの権限が SharePoint Online 側に永続的に適用される仕組みでした。例えば、ファイル サーバーのあるフォルダに新しいユーザー グループがアクセスできるよう権限追加しても、どきゅなび Online は、その変更を反映できません。ファイル サーバー側の権限は、組織変更などにより、その都度、追加、変更、削除が発生します。このどきゅなび Online 仕様では、SharePoint Online とファイル サーバーで権限の不一致が起こり、権限があるのにリストにファイルが表示されないユーザーが発生し、大問題です。

これも、AvePoint 社に改善の要望をして、ファイル サーバーの権限変更も SharePoint Online 側へ同期する機能を追加していただき、解決できました。

― どのような方が、ワークフローの結果を閲覧するのですか?

<小田木氏>

そのワークフローの承認や合議に携わった方、そして、その承認を元にしてアクションを取らなければいけない方々です。さらには、ワークフローの承認後に承認ルート以外のメンバーが、後々参照しなければいけない文書も複数存在しています。

― どきゅなび Online の導入効果について伺います。利用者の反応 はいかがでしょうか︖

<小田木氏>

利用者は、ファイルの保存場所が SharePoint Online にあるのか、ファイル サーバーにあるのかを意識しないで利用できるようになったことがよかったと思います。また、SharePoint Online で検索すると、ファイル サーバーのファイルと SharePoint Online のファイルの両方が検索結果にまとめて表示ができるようになり、Notes 時代と比べ、利便性が上がったと思います。

廣田 兼二郎 氏, 辰巳 経夫 氏 (右)

検索結果の画面

SPO の一般文書とファイルサーバー文書の両方が表示されているところ

― どきゅなび Online には、「ファイル サーバーに置かれた情報資産を移行することなく SharePoint Online に一点集約できる」 という特長に加え、ファイル サーバーと SharePoint Online を連携させることで実現する、「SharePoint Online のメタ情報をベースにして、ファイル サーバーのファイルを他の SharePoint ファイルと一緒に検索できる」 などの利点があります。御社にとってどきゅなび Online を利用するメリットとは何でしょうか︖

<小田木氏>

SharePoint Online とファイル サーバーを連携させ、情報共有の窓口を SharePoint Online に一本化できた点が最大のメリットかと思います。どきゅなび Online を導入しなければ、ファイル サーバーと SharePoint Online に別々にアクセスしなければならなかったでしょう。

<小田木氏>

前述の SharePoint Online のリストにメタ情報を追加表示させる機能とファイル サーバーの権限変更も同期する機能といった当社が要望していた機能を、当社のみの機能として実装するのではなく、どきゅなび Online の標準機能として実装していただいたことがとてもよかったです。 また、どきゅなび Online の機能を問い合わせした際、丁寧にわかるまでご回答いただいたことも、とてもよかったです。

― 今回、AOS を導入いただきましたが、AOS にはどきゅなび Online の他に、「DocAve Online」「Governance Automation Online」 というモジュールもあります。情報システム部門が手動で実行する管理作業の自動化・効率化や、バックアップ ファイルの保存期間を自社独自の SLA に沿った形で設定することが可能です。今後、 Office 365 を運用していくにあたり、AOS をどのように利用していき たいですか︖

<小田木氏>

Notes 利用時は、DB 単位に管理部門、DB 容量、文書件数、アクセス権リストなどを一覧にした運用状況を見える化した自社開発のシステムで Notes を維持・管理していました。 このシステムは、管理部門となる情報システム部のみが利用するのではなく、ユーザー部門でも参照することができ、アクセス権の管理、DB の棚卸などでよく利用していました。

SharePoint Online でも同様な管理手法が実現できればと考えています。また、可能な限り SharePoint Online の運用作業の省力化も目指していきたいです。