Microsoft 365 全般
Microsoft 365 は多くの機能を備えた業務効率化に貢献するシステムです。利便性と安全性を両立するためには、仕様を理解し適切な運用設計を行うことが重要ですが、設定項目が多いため、適切に管理できないと運用が複雑になり、セキュリティリスクも発生します。そこで本ページでは、Microsoft 365に関する代表的な課題と、その解決策をご紹介します。
Solution
Microsoft 365 に関するよくある課題と解決するソリューション
01
課題
ワークスペースの使い分けができず、乱立してしまう
ソリューション
【ソリューション】 ワークスペースを整備する「Cloud Governance」
「Teams と SharePoint の使い分けができていない」
Teams と SharePoint の役割が明確でなく、適切に使い分けられていない。データの保存先がバラバラになり、情報の整理が難しくなっている。
「Teams の “チーム” と “チャネル” の使い分けができていない」
チームとチャネルの違いが明確でなく、適切に管理できていない。結果として、不要なチームが増え、組織内の情報共有が煩雑になっている。
「ワークスペースの命名規則やルールが曖昧で、管理が難しい」
統一された命名ルールや作成基準がないため、類似したチームやサイトが無秩序に作成されている。管理者が整理しきれず、データの重複や検索性の低下を招いている。
テンプレートによるワークスペース作成
用途ごとのテンプレートを設定し、命名規則やアクセス権を自動適用します。ユーザーは選択するだけで統一されたワークスペースを作成できます。
ライフサイクル管理で不要なワークスペースを削減
使用されていない Teams や SharePoint を自動検出し、アーカイブや削除を実施します。無駄なワークスペースの増加を防ぎ、管理負担を軽減します。
所有者の定期確認で適切な運用を維持
ワークスペースの所有者に定期確認を求め、適切な管理を維持します。不要なチームやサイトの放置を防ぎ、情報整理を容易にします。
02
課題
データや設定、ログが消えてしまって復元できない
ソリューション
データを自動でバックアップする「Cloud Backup」
「削除したデータが完全に消える」
Microsoft 365 のゴミ箱には一定期間保管されるが、期限を過ぎると完全削除され、復元できない。
「設定変更後に元に戻せない」
SharePoint の権限や Entra ID の設定を誤ると、元の設定がわからず復元できない。
「監査ログの保存期間が短い」
標準機能では一定期間（※）のログの保管しかなされていないため、別途エクスポートして保管する運用が必須である
※Purview監査ログ （180日間） 、Entra ID 監査ログ（30日間）、Entra ID サインインログ（30日間）
データのバックアップで誤削除や障害に備える
Teams、SharePoint、OneDrive のデータを自動でバックアップし、誤削除やシステム障害が発生してもすぐに復元できます。
設定変更のミスを防ぎ、簡単に元に戻せる
SharePoint の権限設定や Entra ID の設定を定期的にバックアップし、誤った変更が発生しても以前の状態に復元できます。
監査ログの保管でセキュリティと透明性を強化
Entra ID の監査ログを長期保管し、アクセス履歴を追跡できるようにします。コンプライアンス要件にも対応し、監査時の確認をスムーズに行えます。
03
課題
設定ミスによる情報漏洩
ソリューション
情報漏洩リスクを減らし、安全な共有環境を実現する「Policies & Insights」
「共有リンクの管理が不適切」
ファイルの共有リンクが適切に設定されておらず、アクセス範囲や公開期間の管理が不十分。情報漏洩のリスクが高まっている。
「チームのプライバシー設定が不明確」
チームのプライバシー設定が適切に管理されておらず、社内の誰でも閲覧可能な状態で作成されている。
「外部ゲストユーザーの権限が適切に管理されていない」
外部ゲストユーザーの招待ルールが曖昧で、誰がどの権限を持つべきかの管理が徹底されていない。
共有リンクを監視し、不適切な公開を防ぐ
誰がどの範囲で共有リンクを作成しているかを可視化し、リスクのあるリンクを特定します。通知・削除を行い、安全なファイル共有を維持します。
チームの公開範囲を管理し、適切なアクセスを確保
公開状態のチームやサイトを監視し、情報漏洩リスクのある設定を検出します。非公開設定を適用し、機密情報を保護します。
外部ゲストユーザーを適切に管理
外部ゲストユーザーを一覧化し、適切な権限が付与されているか確認します。不要なアクセスは削除し、安全な運用を実現します。
04
課題
UI/UXが直感的でなく、業務効率が低下する
ソリューション
直感的な操作環境を整え、業務効率を向上させる「DMS Online、Portal Manager」
「SharePoint の UI が複雑で操作しにくい」
SharePoint をファイルサーバーのように使いたいが、UI/UX の違いが大きく、ユーザーが操作に戸惑い、業務の効率が下がっている。
「アドレス帳や会議室予約の管理が煩雑」
Exchange の標準アドレス帳や会議室予約機能が直感的でなく、検索性や管理のしやすさに課題がある。
「ファイルの外部共有設定が分かりにくい」
OneDrive や SharePoint の外部共有機能の設定が複雑で、適切な権限管理が難しく、運用負担が増えている。
ファイルサーバーのように扱える UI を提供
SharePoint や OneDrive をファイルサーバーのような UI で提供します。複数の領域を並行して閲覧でき、ドラッグ＆ドロップもスムーズに行えます。
慣れ親しんだ階層型アドレス帳、会議室予約機能
日本企業のニーズに合わせた階層型のアドレス帳を搭載。会議室予約も簡単に行え、管理工数を削減します。
誰でも使いこなせるシンプルな外部共有設定
ファイル共有専用のアプリを活用し、適切な権限管理を維持しながら、外部ユーザーとの共有を簡単に行えます。
専門家に相談する
データ移行やバックアップの最適化、セキュリティ強化、ガバナンス管理など、企業が直面するさまざまな Microsoft 365 の運用課題は、ぜひ AvePoint にご相談ください。お客様のご利用目的・予算に合わせて最適なご提案をいたします。
Case Study
支援事例
A社（サービス業・従業員 3,500 名）
各部門が Teams や SharePoint を自由に作成した結果、チームやサイトが乱立。情報の重複と検索性の低下で、業務効率が大きく下がっていた。
導入効果
Cloud Governance を導入し、テンプレートと承認フローでワークスペースの作成ルールを統一。ライフサイクル管理も自動化され、情報整理と検索性が改善された。
B社（自治体・職員 2,000 名）
Microsoft 365 に移行したが、ユーザーが誤って削除したデータや設定の復元に手間がかかり、IT 部門が都度対応していた。
導入効果
Cloud Backup を活用し、Teams、SharePoint、Entra ID の設定まで自動バックアップ。必要なときに任意の世代を復元でき、IT 部門の工数が大幅に削減された。
C社（製造業・従業員 4,000 名）
社員が OneDrive でファイルを外部に共有していたが、共有状況の管理が追いつかず、機密情報の誤公開が懸念されていた。
導入効果
Policies & Insights により、共有リンクの可視化と外部アクセスの監視を自動化。不適切な共有は即検知され、社内全体のセキュリティ意識も高まった。
Knowledge/ Column
お役立ち記事
AvePoint（アブポイント）とは
AvePoint は Microsoft 365 をはじめとしたクラウドサービスとデータ管理のための最先端のプラットフォームを提供し、クラウド運用の最適化と安全なコラボレーションを実現します。
900万人以上のクラウドユーザーが、生産性の向上、コンプライアンスの遵守、安全性の確保のために当社の総合的なソリューションを利用しています。
Strength
AvePoint の強み
01
企業のフェーズ・課題に合わせた最適な製品を提供
初期導入から運用まで、一貫して支える製品群
Microsoft 365 の導入時に求められるデータ移行、適切な設定、ガバナンスの確立を支援する製品を提供し、スムーズなスタートを実現します。
運用の定着と効率化を促進
部署ごとの利用のばらつきや属人的な管理を防ぐために、適切なルール適用や自動化を可能にする製品を提供し、全社的な運用最適化を支えます。
セキュリティ・データ保護まで包括的に対応
Microsoft 365 に関するセキュリティ、ガバナンス、業務効率化の課題に対し、豊富な製品群を組み合わせて解決し、長期的な利活用を支援します。
02
Microsoft 365 に特化した専門知識・ノウハウ
Microsoft 365 の各種サービスを熟知したプロフェッショナル集団
Teams、SharePoint、Exchange、OneDrive など、Microsoft 365 全体を深く理解し、連携を前提とした最適なソリューションを提案します。
幅広い運用シナリオに対応
DX推進、コスト削減、ワークスタイル変革など、目的に合わせて Microsoft 365 をどう活用すればいいかノウハウが豊富です。
豊富な事例とベストプラクティスの蓄積
Microsoft 365 の導入からガバナンス、移行、バックアップまで、数多くのプロジェクトを通じて得た知見を活用。「失敗しない運用」のための具体策を提示します。
03
豊富な導入実績と移行・運用事例
業種を問わず契約社数25,000社以上
金融、製造、医療、自治体など、幅広い企業・団体が AvePoint を選択。
国内外の大手企業への支援実績
三井住友信託銀行、NEC、OMRONなど国内有名企業に加え、NASA、Nestlé、Rolex、Bloombergなど海外の導入事例も多数。
600件以上の国内移行事例＆累計535PB超のデータ管理
3,500社を超えるMSP（マネージドサービスプロバイダ）からも支持され、大規模・複雑な環境でも安心して運用できます。
04
Microsoft との強力なパートナーシップ
Microsoft Partner of the Yearを5回受賞
世界的に評価された技術力と実績があり、新機能やアプリへの対応スピードも早い。
セキュリティ・プライバシー面の認証を多数取得
Microsoft 以外の第三者機関からも評価を受けており、安全性を重視するエンタープライズや官公庁でも安心。
最新の Microsoft 365 拡張機能を継続的に提供
ガバナンス機能やデータ保護ツールのアップデートを迅速に行い、常に最新の環境でビジネスを支援します。
05
幅広いサポート体制と日本語対応
外資系ベンダーでは珍しい日本語サポート
導入時はもちろん、運用中のトラブルや問い合わせに国内スタッフが対応。
オンプレからクラウド、ハイブリッドまでカバー
行政・大手企業・SMBなど、多様な環境・要件に合わせたプランを提案します。
長期的な運用・拡張を支援
移行後のガバナンス強化や追加ライセンス調整など、企業の成長にあわせて柔軟にサポート。