近年、Box から Microsoft 365 への移行・統合が注目を集めています。その背景には、生産性向上やコスト削減、さらには AI 活用を見据えた情報基盤の見直しがあり、多くの企業がファイル管理や業務ツールを一元化する流れにあるのです。
一方で、実際の移行プロジェクトでは、想定外の課題やノウハウ不足によってスケジュールが大幅に遅延するケースも少なくありません。
この記事では、こうした移行時の課題と、外部ソリューションを活用した課題解決策について詳しく解説します。
理想的な移行とは？
Box から Microsoft 365 への移行は、単にすべてのデータをそのまま移せばよいというわけではありません。理想的な移行とは、次のような対応を指します。
- Box 内の不要なファイルを整理し、必要な情報だけを移行する
- 明確な移行スケジュールを立て、通常業務への影響を最小限に抑える
- セキュリティやアクセス権など、移行後の運用設計を整えてから作業を開始する
- AI 活用やデータ利活用を視野に入れ、安全で整理されたデータ環境を構築する
このように、移行後の運用品質の向上や今後のデータ利活用まで見据え、詳細な移行計画を立てることが重要です。
Box からの移行で発生する課題とは？
ここでは、Box から Microsoft 365 へ移行する際に発生する可能性のある、おもな 5 つの課題を紹介します。
データ容量の差分が大きい
Box は容量無制限ですが、Microsoft 365（SharePoint や OneDrive）にはそれぞれ容量制限があります。そのため、Box に保存されたデータ量が Microsoft 365 の上限を超えているケースも少なくありません。
この場合、不要なデータを事前に選別し、移行するデータ量を減らす必要があります。
さらに、Box のデータ量が非常に多い場合、移行中にスロットリングが発生したり、移行作業に長時間を要したりするリスクがともないます。
システム同士の互換性
Box と Microsoft 365 の間に互換性が低い部分があると、移行時にエラーが発生する可能性があります。
たとえば、Box 独自のドキュメントツールである Box Notes や、Microsoft 365 で使用できない禁則文字、ファイルパスの長さ制限、フォルダの深い階層構造などは、エラーの原因となりやすいため注意が必要です。
権限・共有に関する設計の Microsoft 365 への応用
Box で構築した権限や共有設計を、そのまま Microsoft 365 に移行できるとは限りません。Microsoft 365 独自の仕様や制限に合わせて、権限や共有ルールを再構築する必要があります。
とくに Box では柔軟なフォルダ設計が可能ですが、Microsoft 365 に完全には適用できないケースも多く、事前設計が重要です。
業務負荷とスケジュール管理
多くの場合、移行計画と通常業務を並行して進めることになります。この際、現場にデータ選別を丸投げしたり、業務データやシステムが一時的に使えなくなるタイミングがあったりすると、現場の業務負荷が膨らんでしまいます。
また、リソース不足や移行スケジュールの曖昧さが原因で作業が長期化するケースや、計画が不十分で想定外の追加コストが発生するケースも少なくありません。
移行後の運用最適化が進まない
Box はデータ容量が無制限であるため、必要以上に多くのデータを保存している企業も多いでしょう。
Microsoft 365 へ移行した際にうまくデータの断捨離ができていないと、移行後にも予想以上のストレージコストが発生するケースがあります。
さらに、利用ルールの周知不足や教育体制の整備が不十分な場合、社員が Microsoft 365 の操作に慣れるまでに時間がかかり、利活用が思うように進まないケースもあります。
このように、コストの増大や利活用の停滞といった運用最適化の遅れも、移行後に直面しやすい課題のひとつです。
AvePoint が提供する解決アプローチとは
AvePoint では、他システムから Microsoft 365 へのデータ移行や、移行後の運用最適化を支援するソリューションを提供しています。これまでにご紹介した Box から Microsoft 365 への移行時によく直面する課題については、次のような製品で解決可能です。
| ソリューション名 | おもな機能 |
| FLY | Box や他クラウドサービスからの高速かつ安全なデータ移行 |
| Opus | 不要データの削除・管理によるストレージの最適化 |
| DMS Online | SharePoint ベースの直感的な文書管理 |
| Cloud Governance | ワークスペースのルール設計・自動化による運用最適化 |
以下では、AvePoint 製品を活用した具体的な課題解決アプローチについて詳しく紹介します。
不要ファイルのスキャン・除外
データ移行ソリューション「FLY」には、Box など移行前の他クラウドにあるデータを自動スキャンし、不要ファイルや重複データを特定する機能があります。これにより、必要な情報だけを選定して移行でき、全体を軽量化できます。
こうした事前の精査により、無駄なデータの移行によるストレージやコストの圧迫を回避できるのは大きなメリットです。
移行リスクの検知と可視化
FLY の事前スキャンでは、ファイル容量や拡張子、Microsoft 365 における禁則文字などの検出が可能です。これらを見逃したまま移行を進めると、ファイル破損や容量オーバーによる失敗といったトラブルにつながるおそれがあります。
事前スキャンを活用することで、こうしたリスクを可視化し、安全かつ効率的な移行を実現できます。
Boxの階層構造を維持した移行
FLY は、現在の環境をできる限り維持した形で移行できる点が大きな特徴です。たとえば、Box から SharePoint Online への移行では、フォルダの階層構造をそのまま再現できるため、業務への影響を最小限に抑えられます。
さらに、Google Drive や Slack、Dropbox といったクラウドサービスや、オンプレミスのファイルサーバーなど、Box 以外の環境からも移行可能です。そのため、複数環境を Microsoft 365 に統合したい場合でも、スムーズに移行を進められます。
進捗・エラーのモニタリング
移行作業中のエラー対応が遅れると、想定より時間がかかってしまう可能性があります。
これに関しても、FLY なら移行の進捗やエラーをリアルタイムでモニタリングできるため、問題発生時には即座に対処が可能です。
また、スロットリング対策機能を標準搭載しているため、サーバーへの負荷を抑えながら安定した移行を実現し、作業遅延を最小限に抑えることができます。
Microsoft 365 運用の最適化支援
移行作業だけでなく、その後も安心して Microsoft 365 を活用できるよう、AvePoint は運用最適化までトータルで支援します。
まず、データ管理ソリューション「Opus」では、使用頻度の低いデータを自動で抽出し、結果のレポート出力が可能です。これにより、不必要なストレージを削減し、コスト管理の改善にもつながります。
また、文書管理ソリューション「DMS Online」では、Microsoft 365上のファイルの一元管理が可能です。複数箇所にファイルが散在するのを防ぎ、直感的に必要なファイルを検索・閲覧できるようになります。
さらに、ガバナンス管理ソリューション「Cloud Governance」を使えば、ワークスペースの作成時に承認フローを設定でき、不要な乱立を防止できます。外部共有先へのアクセスも承認制にできるため、セキュリティリスクへの対応も万全です。
移行後も上手に外部ソリューションを活用してみて
Box から Microsoft 365 への移行は単なるデータの移し替えではなく、その後の運用までを見据えた計画が重要です。不要なデータを整理し、適切な権限設計や業務フローを検討した上で、計画的に移行を進めましょう。
より効率的で安全な移行と、移行後の運用最適化を目指すなら、外部ソリューションの活用も有効です。
AvePoint の製品は移行時の課題を解決するだけでなく、移行後のデータ管理、ガバナンス体制の構築、運用コストの削減まで幅広くサポートします。Box から Microsoft 365 への移行をご検討中の方は、ぜひお気軽にご相談ください。
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BoxからMicrosoft 365への移行には、入念な準備と期日通りに完了できる作業体制が必要です。
実績の豊富なAvePointへぜひご相談ください。