【最終回】情シスを悩ませる、社外とのファイル共有：経営層・情シス・現場、全員が喜ぶファイル共有改革の進め方

前回、現場と情シス双方にメリットがあることを知り、導入に前向きになった笹邉課長。しかし、最後の壁は「経営層の説得」でした。

最終回となる今回は、DenshoBakoが経営層の不安をどう解消し、全社員が納得するファイル共有改革をどう進めるか、「三方よし」の視点で徹底解説します。

登場人物

笹邉課長（わくわく精密情報システム部企画課）

精密機械部品や産業用ロボットの開発・製造・販売を手がけるメーカーの情報システム部門でMicrosoft 365を含むインフラ管理を務める。温厚で責任感が強いベテラン社員。現場の事情をよく理解しており、部下からの信頼も厚い。

鳥谷（AvePoint Japan 株式会社・顧客担当）

AvePoint 入社3年目。Microsoft 365運用管理に関する深い知識と、多くの企業の課題解決に携わってきた経験を持つ

笹邉課長、では、DenshoBako がもたらすメリットを、それぞれの立場からご説明します。

うん、ぜひ聞かせてほしい。
どんなに良いツールでも、関係者全員にメリットがないと、導入の合意形成は難しいからね。
まずは、うちの社長や役員、つまり経営層にはどう説明すれば響くかな？

経営層の視点では、「事業リスクの低減」と「コンプライアンスの強化」という2点が最大のメリットです。

情報漏えいは、企業の信用を失墜させ、時には莫大な損害賠償につながる重大な経営リスクです。
DenshoBakoは、ヒューマンエラーによる情報流出を仕組みで防ぎ、このリスクを大幅に低減します。

また、詳細な監査ログは、各種セキュリティ認証の取得や維持、取引先からのセキュリティ要求に応える上でも強力な武器になります。
「我が社は、データの取り扱いを厳格に管理しています」と、対外的に証明できるわけです。

なるほど、「守りの投資」として非常に有効だ、ということか。説得力があるな。

これを機にうちのホームページやIR資料に、うちがどれだけ情報に対して厳格な取り扱いをしているかその取り組みを紹介すれば、大切な取引先や顧客とより信頼関係が深まりそうだな。
うちの社長、顧客ファーストだからこれは大事な点だ。

DenshoBako は日本政府が定めるセキュリティ評価制度「ISMAP」のサービスリストに登録されています。
政府が定める厳しいセキュリティ基準を満たしたサービスとして、公共団体での利用はもちろん、セキュリティを重視する民間企業・団体でも安心して活用いただくことができます。

それは大きな安心材料だ。
うちの取引先には政府機関と取引している企業もいるけど、政府の高いセキュリティ基準をクリアしているのであれば、うちの経営陣や営業、開発部門にとって安心材料になるし、勝手なシャドー IT を使わせない大義名分にもなる。

では、我々情報システム部門にとっては？

情報システム部門のメリットは、何と言っても「管理工数の削減」と「精神的な安心感」です。
シャドー IT の心配から解放され、ファイル共有に関する問い合わせやトラブル対応の時間も激減します。
全ての共有記録が DenshoBako の管理画面に集約されるため、Excel で管理台帳を作るような手間もありません。
本当に重要で戦略的なIT業務に集中できるようになります。

「精神的な安心感」か……。すごくよく分かるよ。
いつセキュリティインシデントが起きるかヒヤヒヤする毎日は、もう終わりにしたいからね。

最後に、一番大事な現場の社員の視点ではどうだろう？彼らが不便に感じては元も子もない。

もちろんです。
現場の社員にとってのメリットは、「迷わず、簡単かつ安全にファイルを共有できる」ことです。
これまでのように「このファイル、どうやって送ろう…」と悩む必要がなくなります。
普段使っているOneDrive や Teamsなどの画面から、決められた手順に沿って操作するだけで、会社が認めた最も安全な方法でファイルを共有できる。
これは、結果的に業務効率の向上につながります。「セキュリティのために不便になる」のではなく、「安全な公式ルートが一番簡単で速い」状態を作り出せるのです。

経営はリスクを減らせて、情シスは管理が楽になり、現場は迷わず仕事ができる……。
まさに「三方よし」だな。
これなら、社内を説得できそうだ。

ありがとうございます。
DenshoBako は、高価で複雑なシステムを新たに追加するのではなく、皆様が慣れ親しんだMicrosoft 365の価値を最大限に引き出しながら、セキュリティの穴を的確に塞ぐソリューションです。

よく分かったよ、鳥谷さん。長年のモヤモヤが、すっと晴れた気分だ。
早速、具体的な検討を進めてみたい。

こちらこそ、ありがとうございました！
ぜひ、次回は営業部の皆様にデモンストレーションなども交えて、さらに詳しくご案内させていただければ幸いです。