【最終回】rakumoが実現する「調整ゼロ」の世界  ~経営・情シス・現場を潤す3層の導入効果~

「スケジュール調整に時間がかかる」「コミュニケーションがうまく進まない」という日常の些細な業務フローで非効率性が残っていませんか?

本連載(全2回)では、この“非効率の真犯人”を特定し、チーム生産性を高めるrakumo for M365の活用メリットを、情報システム部課長とAvePoint 営業担当者の対話形式で徹底解説します。 

登場人物 

塩川課長(のんきマーケット株式会社 情報システム部 企画課)

全国展開する人気小売チェーン「のんきマーケット」の情報システム部門で、店舗運営と本社業務をつなぐ業務フロー改善を担当。現場経験を持つ叩き上げの課長で、属人化や調整工数の多さに強い問題意識を持つ。穏やかだがロジカルで判断が早く、改善のためなら自ら動くタイプとして部内の信頼も厚い。

鳥谷AvePoint Japan 株式会社・顧客担当)

AvePoint 入社3年目。Microsoft 365運用管理に関する深い知識と、多くの企業の課題解決に携わってきた経験を持つ

鳥谷さん、今日の説明、楽しみにしています。
あの「スケジュール調整ストレス」がなれば、社員はもっとコア業務に集中できるのですが……。

塩川課長
鳥谷

その通りです。Microsoft 365のOutlook/Teamsカレンダーは、個人のスケジュール管理や、決まったメンバーのスケジュール調整で悩むことがあまりありません。

しかし、塩川課長の会社のような他部署の複数人を含む会議設定や、特定の会議室・設備を正確に予約する場面では、標準機能だけでは「多人数調整のボトルネック」を解消できません。

まさに、そこが課題なのよ!

塩川課長
鳥谷

そこで、rakumoカレンダー for Microsoft 365です。

私たちの設計思想は、「シンプルで直感的に誰でも使える」デザインを重視しています 。
このマニュアル要らずの直感的なUIは、3つ目の課題(複雑なUX)の解消にもなり、現場のツール利用への抵抗を下げ、Microsoft 365の利用定着を促します。

これは、IT部門のガバナンス推進力向上に直結します。

第一回はこちら

店舗スタッフの中には新しいツールの習得が苦手なスタッフも多いから、助かるわ。
具体的にはどうやるんですか?

塩川課長
鳥谷

頻繁に共同作業するチームやプロジェクトメンバーを「カスタムグループ」として登録し、そのグループの予定をタブ形式でカレンダーに固定表示できます 。

これにより、毎回メンバーを選択する手間がなく、ワンクリックで複数人のスケジュールをリスト形式で同時に確認できます。

頻繁に共同作業するチームやプロジェクトメンバーを「カスタムグループ」として登録し、そのグループの予定をタブ形式でカレンダーに固定表示できます 。これにより、毎回メンバーを選択する手間がなく、ワンクリックで複数人のスケジュールをリスト形式で同時に確認できます。

それは助かります!
Outlookだと、毎回メンバーを検索して予定に入れたりするのも面倒だし、人数が増えるほど予定が重なり合って、結局誰が空いているか分かりづらくなるのが悩みでした。

塩川課長
鳥谷

その問題は根本的に解消されます。

また、予定を会議、作業、休暇など、イベントの種別に応じて色分け表示できるため、誰がいつ、どのような業務に時間を割いているかを瞬時に理解できます 。
さらに、予定を作成する際、参加者を選択すると「空き時間を探す専用ツール」が起動し、全員が利用可能な時間が一目で確認できます。

この調整時間の最小化により、組織全体の意思決定サイクルを短縮する効果が期待できます。

予定を作成する際、参加者を選択すると「空き時間を探す専用ツール」が起動し、全員が利用可能な時間が一目で確認できます。この調整時間の最小化により、組織全体の意思決定サイクルを短縮する効果が期待できます。

会議室や備品の手配(リソース予約)も劇的に変わりそうですね。

だけど、うちの場合、オフィスや店舗が複数あり、「どのオフィスの、どの部屋に、Web会議設備があるか」を調べるのが一苦労なんです。

塩川課長
鳥谷

rakumoカレンダーなら、会議室や備品も、Microsoft 365セキュリティグループ設定に基づき、組織階層やリソースタイプ別(例:品川オフィス-大会議室)に階層型で表示されます 。

Outlookでしばしば発生する「期待に沿わない会議室が提案される」「設備情報が不足している」といった問題は解消されます。

rakumoカレンダーなら、会議室や備品も、Microsoft 365セキュリティグループ設定に基づき、組織階層やリソースタイプ別(例:品川オフィス-大会議室)に階層型で表示されます 。Outlookでしばしば発生する「期待に沿わない会議室が提案される」「設備情報が不足している」といった問題は解消されます。
鳥谷

また、日本企業特有の厳格な運用要件に対応するため、特定のリソースに対する予約権限をユーザーやグループ単位で細かく設定できます。(例:役員用応接室は役員のみ予約可能)

秘書の方が上司の予定を代理で登録できる「予定の代理登録機能」も充実しています。運用ガバナンスと現場の利便性の両立です。

それはいい!

だけど、既存のMicrosoft 365との連携はどうでしょうか?
二重管理となると、現場も情報システム部門も混乱しませんか?

塩川課長
鳥谷

もちろんです。
rakumoカレンダーは、TeamsやOutlookのアプリ内で利用でき、社員は新しいツールを覚える必要がありません 。
さらに、Outlook (Exchange) との双方向同期により、異なるグループウェアを利用している場合の予定重複を確実に防ぐことができます。

それは理想的です!
データが一元的に管理できるので、rakumo、Outlook のどちらか好きな方を使っても大丈夫ということですね。

塩川課長
鳥谷

はい。その通りです。
最後に、rakumo for Microsoft 365の導入が、特定の部門の効率化に留まらず、組織全体の生産性向上という形で、経営層、情報システム部門、現場部門の三層全てにメリットを波及させる点をご説明します。

三層への効果は、経営層への提案・報告で重要になりますね。

塩川課長
鳥谷
  1. 現場部門(ユーザー)への効果
    現場は「探す」「調整する」時間から解放され、コア業務に集中できる時間が増えます。ある事例では、rakumo導入により残業時間が月あたり10時間削減されたという定量的裏付けもあります。
  2. 情報システム部門への効果:
    塩川課長の部門は、現場からの「使い方」に関する問い合わせ対応負荷から解放されます 。組織変更時の管理工数も、Microsoft 365連携により最小化できます。また、導入後の運用不安についても、AvePoint Japanがサポートしますので、ご安心ください。
  3. 経営層への効果:
    経営層は、DX投資の曖昧だった効果を明確に測定できるようになります。調整時間の削減がダイレクトに労働コスト削減に貢献し、全社の生産性向上と意思決定サイクルの短縮が実現します。
鳥谷

これらの効果を、こちらにまとめました。 

対象部門 導入前の課題(悩み) rakumo for Microsoft 365 導入効果 KPI/定性効果の例 
現場部門 スケジュール調整や連絡先検索の繰り返しによる時間の浪費。 生産性の直接向上とUX満足度向上: 調整時間が大幅短縮され、コア業務に集中できる時間が増加。マニュアル不要の操作性 。 日次/週次の調整作業時間(削減率)、従業員満足度(UX)の向上。 
情報システム部門 現場からの問い合わせ対応負荷、Microsoft 365標準機能の管理限界。 管理負荷の軽減とガバナンス強化: 問い合わせ件数の削減。Microsoft 365セキュリティグループを活用した容易な組織管理。国内サポートによる安心な運用。 問い合わせ対応件数(削減率)、組織改編時の設定変更工数。 
経営層 労働時間の不透明性、DX投資効果の曖昧さ。 透明性の向上とROI最適化: チーム全体の効率が向上し、残業削減実績につながる。Microsoft 365基盤の利用価値最大化。 残業削減効果 (月10時間削減事例など)。 

現場の生産性向上はもちろん、情シスの工数削減、そして残業代削減という経営効果まで、全て繋がっていることがよく分かりました!

塩川課長
鳥谷

ありがとうございます。
rakumoカレンダーの肝は、多人数調整の煩雑さを解消し、コア業務に集中できる時間を創出することです。

導入は大変なのですか?

塩川課長
鳥谷

導入ステップは技術的に複雑ではありません。
Microsoft 365とAPI接続し、初回設定はグローバル管理者権限を持つアカウントで容易に完了します。
導入後のサポートも、AvePoint Japanが提供しますのでご安心ください。
管理者・利用者向けガイドも充実しています。

コスト面はいかがでしょうか?全社2,500名での導入となると……。

塩川課長
鳥谷

rakumo コンタクトが月額200円/ユーザーrakumo カレンダーが月額300円/ユーザーから(いずれも最低10ユーザー、12か月契約)ご利用いただけます。日常の非効率性を解消し、Microsoft 365の利用価値を最大限に引き出す戦略的なアドオン投資として、非常にリーズナブルです。

Microsoft 365のポテンシャルを最大限に引き出し、塩川課長と社員の皆様の生産性を向上させるために、ぜひトライアルで効果を実感されることを強く推奨いたします。 

なるほど。トライアルで現場の反応を見てみたいですね。

鳥谷さん、ありがとうございました。

塩川課長
鳥谷

こちらこそ、ありがとうございました!

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