請求書は日常的にやり取りされる書類ですが、メール添付での送付には誤送信やなりすまし、確認状況の把握しにくさなど、さまざまな課題があります。加えて、機密情報を含む文書として適切に管理し、電子帳簿保存法にも対応しなければなりません。この記事では、請求書をメールで送るリスクや社外共有時の問題点を整理したうえで、安全に送付する方法と共有手段について詳しく解説します。
請求書のメール添付はセキュリティなどの課題がある
請求書をメール添付で送る方法は手軽ですが、重要な情報を扱う手段としては課題があります。誤送信やなりすまし、開封確認の難しさに加え、保存や管理の面でも注意が必要です。ここでは、メール添付で請求書を送る際に押さえておきたい主なリスクを説明します。
誤送信で違う人に届くリスクがある
メールは日常的な連絡手段として広く使われていますが、宛先の入力ミスや候補選択の誤り、添付先の取り違えによって、本来の送付先ではない相手に請求書が届くおそれがあります。請求書には取引先名や金額、振込先などの情報が含まれるため、誤送信はそのまま情報漏えいにつながりかねません。ひとたび外部に渡ると完全な回収は難しく、企業の信用低下を招くでしょう。加えて、誤送信が発覚した後は、送付先への連絡や経緯確認、社内報告などの対応が必要になり、経理部門や関係部署の負担も大きくなります。日常業務の中で起こりうる単純な操作ミスが、取引先まで巻き込む大規模インシデントに発展しかねません。
暗号化 ZIP（PPAP）はセキュリティの課題がある
安全性を高める目的で請求書 PDF を暗号化 ZIP にして送る方法もありますが、セキュリティ対策としては不十分です。添付ファイルがパスワード付き ZIP になると、メールを監視するセキュリティ製品が中身を確認できない場合があります。さらに、添付ファイルとパスワードを同じメール経路で送る運用では、分けて送ること自体の効果も限定的です。こうした事情から、パスワード付き ZIP をフィルタで削除したり、利用を廃止したりする組織・団体も出てきています。
第三者になりすまされることがある
メールでは、取引先や自社の上司、経営層などになりすました第三者から偽の連絡が届くことがあります。特に経理担当者は金銭や請求関連のやり取りに関わるため、攻撃の標的になりやすい部門です。見た目が自然な文面でも、振込先の変更依頼や偽口座に改ざんされた請求書の送付を装った、悪意の第三者からのメールであるおそれがあります。重要書類の送付や確認をメールだけに依存すると、こうしたなりすまし被害に気付きにくくなります。しかも、一度誤った相手に情報を渡したり、不正な依頼に応じたりすると、取り返しのつかない事態に陥る可能性も否定できません。単なる迷惑メールとして片付けられず、金銭や取引情報に関わる実務リスクとして捉える必要があります。
送付先の人がチェックしたかどうかわからない
請求書をメールで送った場合、相手に届いたかどうかは分かっても、実際に内容まで確認したかは把握しにくいのが実情です。開封確認の仕組みを使える場合もありますが、開封通知を受信できない場合もあります。送信履歴が残っていても、相手が請求書の内容を確認したかどうかまでは判断できないため、送付後の対応を確実に進めるうえでは、相手の確認状況を把握できる仕組みがあるほうが安心です。相手方の確認状況が見えないままだと、督促や再送のタイミングも判断しづらく、入金確認までの流れに影響することもあります。
電子帳簿保存法への対応が必要
請求書をメールなどの電子データでやり取りした場合は、電子帳簿保存法への対応を念頭に置き、受け取った場合だけでなく送った場合にもそのデータを保存しなければなりません。改ざん防止措置と検索要件を満たせるよう、保存先や命名ルールを含めて管理ルールを統一しましょう。さらに、保存場所が担当者ごとに分散している場合は、必要な書類をすぐに提示できず、確認作業に時間がかかる原因にもなります。日常的な送付業務と法対応を無理なく両立するには、送信から保存までを一貫して管理できる体制づくりが不可欠です。
請求書は「機密情報」を含む重要文書
請求書は単なる支払い案内ではなく、取引先や取引内容に関する情報を含む重要文書です。やり取りの方法を誤ると、取引情報や相手先情報の漏えいにつながるおそれがあります。ここでは、請求書の機密性を意識して慎重に扱うべき理由を解説します。
請求書には多くの機密情報が含まれている
請求書には、発行者や受領者の氏名または名称、取引年月日、取引内容、金額、税額など、商取引の内容を具体的に示す情報が記載されます。実務ではこれに加えて、住所や連絡先、振込先などを記載することも多く、相手先や自社に関する情報がまとまって含まれる書類になりやすいです。こうした情報が外部に漏れると、取引実態や関係先の情報まで第三者に把握されるおそれがあるため、請求書は機密情報を含む文書として扱うことが重要です。特に、一見すると機密に思えない情報でも、ほかの情報と組み合わされることで取引先の状況や自社の商流が推測されるリスクがあります。
情報漏えいはビジネスの影響が大きい
請求書に含まれる情報が漏えいすると、単なる書類流出では済まず、信用低下や補償対応、経済的損失につながるおそれがあります。請求書には取引先名や取引内容などの重要情報が記載されているため、送付方法や保存方法までを含めた安全性の確保が欠かせません。ひとたび情報漏えいが起これば、既存の取引先との関係だけでなく、新規開拓にも悪影響が及ぶおそれがあります。一度失った信頼を回復するには非常に時間がかかるため、漏えい後の対応を策定する以上に、漏えいしにくい運用体制を整えることが求められます。
セキュアな管理が必要なのは請求書だけじゃない
安全に管理すべき文書は、請求書だけではありません。企業活動では、個人情報や取引条件、社外秘の事業情報を含む文書が日常的にやり取りされています。その例として、内定通知書や企画書・提案書などの社内データについて説明します。
新卒者、転職者へ送る内定通知書
請求書と同様に、新卒者や転職者に送る内定通知書は、採用の意思を伝えるだけでなく、入社承諾や今後の手続きに関わる重要な書類です。運用によっては、労働条件通知書などとあわせて送付されることもあり、候補者の氏名や連絡先に加え、就業条件に関わる情報を含む場合があります。そのため、誤送信や内容違いが起きると、認識のずれやトラブルにつながりかねません。誰に、どの内容を、どの状態で送ったのかを適切に管理し、相手が正しい内容を確認できる形で扱うことが大切です。
企画書・提案書、契約書などの社内データ
企画書や提案書、契約書などの社内データも、厳重な管理が必要な情報です。これらの文書には、取引条件、価格、事業計画、顧客情報、社内の意思決定に関わる内容が含まれることがあり、外部に漏れると自社だけでなく取引先にも影響が及ぶおそれがあります。社外秘に該当する文書として扱うべきものも多く、関係者以外が閲覧できないようにすることや、持ち出しや共有のルールを明確にすることが不可欠です。これらのデータを管理するシステムやツールを導入する場合は、利便性と秘匿性の両立が求められます。
社外とデータを共有するときの課題
社外とデータを共有する場面では、安全に送れること、相手が迷わず受け取れること、管理者が共有状況を把握できることまで含めて考える必要があります。ここでは、社外とのデータ共有における困りごとを紹介します。
企業が許可していないファイル共有ツールを利用される
社内で使いやすい正式な共有手段が不足していると、従業員が無料のファイル共有サービスや個人向けクラウドストレージを独自に使ってしまうことがあります。企業が把握していないツールを勝手に使う状態（シャドーIT）になると、企業側がどのサービスでどのファイルが扱われているのかを把握しにくくなり、情報漏えいや設定不備のリスクが高まります。社外共有の運用では、現場が独断でデータ共有ツールなどを利用することがないよう、使いやすく安全な公式ルートを用意することが基本です。
転送できるデータの容量に制限がある
メールやメッセンジャーは手軽なツールですが、添付できるファイルサイズには制限があります。とくに図面、動画、高解像度の資料、複数ファイルをまとめたデータなどは、容量制限に引っかかって送れない場合があるため、非公式なファイル共有手段への迂回を招く原因にもなりかねません。また、分割送信によって容量制限を回避できた場合も、抜け漏れや取り違えがないように受信側が必要なファイルをそろえて管理しなければなりません。容量の問題は単なる送信可否ではなく、受け渡し全体の効率や正確性にも影響する課題といえます。
初めての人には UI が使いにくい
社外向けの共有ツールは、機能が多いほど便利とは限りません。初めて利用する際に「画面が分かりにくい」「操作手順が多い」「どこを押せばよいか迷う」といった使いにくさが障壁になります。受信者が迷えば、ダウンロードや確認に時間がかかり、再案内や問い合わせ対応も増えてしまいます。社外共有では、送る側だけでなく受け取る側にも分かりやすい操作性が重要です。特に、請求書のように迅速な確認が求められる書類では、使い方で迷う時間そのものが業務遅延につながります。説明なしで直感的に扱えることは、円滑なやり取りを支える大切な条件です。
ファイルの共有状況が把握できない
ファイルを社外に共有しても、その後の状況を把握できなければ管理上の不安を払拭できないでしょう。誰が、いつ、どこに、どのファイルを共有したのかが見えない運用では、管理者が実態を追いにくく、誤送信や不適切な共有が起きても気付きにくくなります。現場任せの共有が増えるほど、組織全体としての統制は弱まりやすくなります。社外共有には、共有状況や閲覧状況を一覧で確認できる仕組みが欠かせません。加えて、共有の履歴が整理されていないと、トラブル発生時に原因や影響範囲を確認するのにも手間がかかります。安全な運用を継続するには、共有した事実を残すだけでなく、後から追跡しやすい状態で管理することが推奨されます。
USB メモリーなどのメディアは紛失のリスクがある
USB メモリーなどの記録メディアでデータを受け渡しする方法にも注意が必要です。持ち運びできる反面、置き忘れや紛失が起きると、そのまま情報漏えいにつながるおそれがあります。実際に個人データを保存した USB メモリーの紛失を踏まえた注意喚起も行われており、可搬媒体の扱いには厳重な管理が求められます。社外との安全なデータ共有を考える際は、物理メディアに頼りすぎないことも重要です。また、受け渡しのたびに人手で持ち運ぶ運用は、保管場所や返却状況の管理も煩雑になりやすいです。利便性だけで採用した手段があるのであれば、改めて管理負荷と紛失リスクの両面から見直さなければならないでしょう。
セキュリティの水準を満たす必要がある
社外共有に使うサービスは、一定のセキュリティ水準を満たしているか確認しなければいけません。たとえば ISMAP は、政府が求めるセキュリティ要求を満たしたクラウドサービスを評価・登録する制度です。機密情報や重要書類を扱う場合は、こうした基準を踏まえて信頼できるサービスを選ぶことで、社内のセキュリティ方針や取引先からの要請にも対応しやすくなります。あわせて、導入後に運用ルールを整えやすいことや、管理部門が説明責任を果たせる状態をつくれるかどうかも、大切なポイントです。単に機能が多いサービスを選ぶのではなく、組織として安心して利用し続けられるかという視点で選定する必要があります。
AvePoint「DenshoBako」で請求書送付をスマートに
ここまで見てきたように、請求書の送付や社外とのファイル共有には、誤送信や確認漏れ、管理の煩雑さなど複数の課題があります。これらをまとめて見直したい場合の選択肢の一つが、AvePoint の DenshoBako です。Microsoft 365 の使い慣れた環境を活かしながら、安全性と運用性を両立できるサービスとして利用できます。
Microsoft 365 の利便性はそのままで高いセキュリティ
DenshoBako は、Microsoft 365 と連携しながら社外へのファイル共有を安全に行えるサービスです。OneDrive や SharePoint、Teams 上のファイルをもとに共有できるため、利用者は普段の操作感を大きく変えずに運用できます。さらに、Microsoft 365 側の外部共有をオフにしたままでも利用できるため、全社的な設定を緩めずに社外共有の仕組みを整えやすい点も特長です。利便性を保ちながら、メール添付に頼らない安全な送付方法へ切り替えやすくなります。
閲覧確認で相手が確認したことがわかる
請求書の送付では、相手が確認したか分からないことや、共有状況を管理しにくいことが課題になりがちです。DenshoBako では、ファイルや顧客ごとの閲覧状況を可視化でき、閲覧された際の通知や未閲覧時のフォローアップにも対応しています。あわせて、誰がいつどこにどのようなファイルを送ったのかを確認でき、社内全体の共有状況も把握できます。送って終わりにせず、送付後の確認や管理まで含めて運用できる点が強みです。請求書の確認有無を別途メールや電話で都度確かめる手間を減らせる点も、実務上の利点といえます。
DenshoBako は ISMAP に登録済み
セキュリティ面を重視してサービスを選びたい企業にとっては、DenshoBako が AvePoint Online Services の対象サービスとして ISMAP クラウドサービスリストに登録されている点も安心材料です。ISMAP は、政府が求めるセキュリティ要求を満たしたクラウドサービスを評価する制度であり、一定の基準を満たしたサービスを選ぶ際の目安となります。請求書のような重要文書を社外とやり取りする際にも、信頼性を確認しやすい共有手段として検討しやすくなるでしょう。
貴社のファイル共有、本当に安全ですか？
「 DenshoBako 」は Microsoft 365 のオンラインストレージと連携して利用できる
業務プラットフォーム連携型のクラウド型大容量ファイル共有ソリューション。
1 ファイルあたり最大 250GB の大容量ファイルを、
ファイル数・送信回数ともに実質無制限で安全に送信できます。
