Microsoft 365 のテナント統合・移行がもたらすメリットは？手順も紹介 

組織再編や M&A にともない、Microsoft 365 のテナント統合が必要になるケースは少なくありません。しかし、適切な手順を踏まなければ、データの分断やセキュリティリスクが生じる可能性があるため、注意が必要です。 

今回は、テナント統合のメリットや進め方を詳しく解説します。 

そもそも「テナント」とは？ 

Microsoft 365 における「テナント」とは、「自社が契約している専用の区画」と考えるとわかりやすいでしょう。組織が Microsoft 365 を契約すると自動的に専用のテナントが作成され、そのテナント内でシステムやデータが管理されます。 

テナントには、以下のような情報が紐づいています。 

• ドメイン情報 

• ユーザー情報 

• グループ情報 

• ライセンス　など 

人材採用などによって新たにユーザーアカウントを追加する場合、既存のテナント内にユーザーを追加するよう注意しなければなりません。 

このように、テナントは組織全体の Microsoft 365 環境を管理する重要な単位であり、統合や移行の際には慎重な計画が求められます。 

テナントの統合や移行、どんなときに必要になる？ 

Microsoft 365 のテナント統合や移行が求められるケースとして、以下のような状況が考えられます。 

• M&A（企業の合併・買収） 

• 子会社の統合 

• 事業部門の統合・再編 

• 部署やチームが個別にテナントを運用していた場合　など 

とくに、日本では M&A の件数は増加傾向にあり、テナント統合のニーズが高まっています。また、新規プロジェクトや一時的な業務で別テナントを運用している企業では、テナントの統合によって管理負担やコストを削減できる可能性があります。 

テナントの統合や移行にはどんなメリットがある？ 

テナントを統合・移行することで、管理の効率化やセキュリティ強化、コスト削減などさまざまなメリットが得られます。 

ここでは、具体的なメリットについて詳しく見ていきましょう。 

管理が容易になる 

テナントを統合すると、複数のテナントを個別に管理する必要がなくなり、一元管理が可能になるのが大きなメリットです。 

複数のテナントを運用する場合、ユーザー管理やライセンス割り当て、ポリシー設定などの手間が増え、管理が煩雑になりがちです。とくに、テナントごとに異なるポリシーやアクセス権を設定していると、管理ミスや設定の不統一にも注意しなければなりません。さらに、テナント間でのデータ共有やアクセス制御が複雑化し、業務の効率が低下する要因にもなります。 

テナントを統合すれば一つの管理画面で設定や監視ができるため、管理負担が軽減し、運用効率が大幅に向上します。 

社内情報の透明化ができる 

社内のデータや情報を一元管理できるようになると、社内情報の透明化につながるのもメリットです。 

複数のテナントにデータが分散していると必要な情報を探すのに時間がかかり、業務の非効率化を招く原因になります。情報共有の手間が増え、データの更新や管理に不備が生じるケースも少なくありません。 

また、最新情報がどのテナントにあるのか把握しにくくなるため、誤ったデータを参照してしまうリスクもあります。 

統合によってデータの検索性が向上すれば、必要な情報にすぐにアクセスでき、迅速な意思決定や業務の効率化にもつながるでしょう。 

セキュリティ・ガバナンス体制の改善が容易 

テナントを統合すると、セキュリティポリシーやガバナンスを統一しやすくなるのもメリットのひとつです。 

テナントを複数運用しているとセキュリティ設定がバラバラになり、一部のテナントがセキュリティホールとなるリスクが生じます。とくに、テナント間でデータを共有する際、セキュリティ基準の低いテナントが情報漏洩のリスクを高める要因になりかねません。 

テナントを統合すれば統一されたポリシーを適用できるため、セキュリティ対策の強化やコンプライアンス対応をより円滑に進められます。 

コミュニケーション促進につながる 

テナントを統合すると異なる拠点や部門間での情報共有がスムーズになり、コミュニケーションの活性化につながります。 

たとえば 2 つの企業が合併した場合、別テナントのままだとデータ共有の際に相手をゲストユーザーとして招待しなければなりません。さらに、テナント間でアクセス制限や権限設定が統一されていないと、情報のやり取りが煩雑になりがちです。 

これでは、合併後の業務連携やコミュニケーションに支障をきたすおそれがあります。 

テナントを統合すれば異なる部署やチーム間での情報共有がスムーズになり、円滑なコミュニケーションが可能です。コミュニケーションの活性化により、新たなアイデアの創出や業務の革新も促せるでしょう。 

コスト削減が可能 

テナント統合により、ライセンスの一元管理ができるため、余計なコストを削減できるのも見逃せないメリットのひとつです。 

テナントが分かれていると、人事異動の際に別のテナントを利用する必要が生じ、新たにライセンスを取得しなければなりません。その結果、一人の従業員に複数のライセンスが発行され、本来不要なコストが発生する要因となります。また、ライセンス管理が複雑になり、運用の負担が増えるおそれもあるでしょう。 

テナントを統合すれば部署を異動しても同じライセンスを継続利用できるため、ライセンスの無駄を削減し、コストの最適化につながります。 

テナント統合の手順とは？ 

テナントの統合をスムーズに進めるために、目的の明確化から移行後の確認まで、各ステップを適切に進める必要があります。 

ここでは、テナント統合の具体的な手順を紹介するので、参考にしてください。 

テナント統合の目的を明確にする 

最初に、「なぜテナントを統合するのか？」という目的を明確にしましょう。テナントの統合や移行は、ユーザーの利用環境にも影響を及ぼします。そのため、統合のメリットや目的を事前に社内へ周知し、現場の理解と協力を得ることが不可欠です。 

たとえば、「管理負担の軽減」「セキュリティ強化」「コスト削減」など、統合によって得られるメリットを具体的に伝えておくと、スムーズな移行を実現しやすくなります。 

両テナントの状況を洗い出す 

次に、統合の対象となるテナントの状況を整理し、それぞれの設定や運用体制を確認します。 

テナントごとに運用ポリシーやセキュリティ設定が異なる場合、どのルールに統一するのかを慎重に検討しなければなりません。また、ライセンスの管理状況やユーザーアカウントの重複、アプリの使用状況などを把握しておくと、統合後のトラブルを未然に防げます。 

統合に向けた最適な方針を決めるために、各テナントの設定や利用状況を詳細に確認しておくことが大切です。 

統合計画の作成と周知を行う 

続いて、テナント統合の具体的な計画を策定し、社内に周知しましょう。 

統合にはアクセス権の変更や運用方法の見直しが伴うケースもあるため、スケジュールとともに影響範囲を事前に共有しておく必要があります。とくに、統合によって業務フローが変わる場合は、事前に関係者へ説明して適切な準備を進めてもらわなければなりません。 

このように、計画を明確にし、社内全体で統合の目的や影響を理解してもらうことで、スムーズな移行が可能になります。 

テナントの統合・移行を行う 

計画を社内に周知したら、スケジュールに沿って統合作業を進めます。 

問題が発生した際に迅速に対応できるよう、モニタリングを行いながら作業に取り組みましょう。とくに、アクセス権の設定変更やデータ移行時には、影響範囲を正確に把握しながら慎重に進める必要があります。 

統合の完了後は動作確認を行い、データの消失や設定ミスがないか最終チェックを実施してください。また、移行後の運用がスムーズに進むよう、必要に応じてユーザー向けのサポート体制の整備も検討しましょう。 

安全で正確なテナントの統合には外部ソリューションも検討して 

Microsoft 365 のテナント移行や統合を自社だけで進めるのは困難です。統合作業のモニタリングやトラブル対応には専門知識が求められ、自社リソースのみでは対応が難しいケースも少なくありません。そのため、多くの企業が Microsoft パートナーや外部ソリューションを活用しています。 

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