Microsoft 社が提供する自動化ツールの「Power Automate」を Microsoft Teams と連携させることで、Teams への自動投稿やリマインダーによる通知が可能になり、業務効率を大幅に向上させられます。
多くの企業では、進捗報告を手動で Teams に投稿したり、会議のリマインダーを個別に送信したりといった煩雑な作業に時間を取られがち。Power Automate と Teams を連携させて定型業務を自動化すると、担当者の負担を大幅に軽減できる上、投稿忘れや作業の見逃しといったヒューマンエラーも防げます。
本記事では、Power Automate と Teams を連携させる方法を詳しく解説します。自動投稿やリマインダー通知の設定方法、ワークフローの作成方法、より詳細な情報を共有できるアダプティブカードの作成方法なども紹介しますので、これから Power Automate の導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
そもそも Power Automate と Teams って？
Power Automate と Teams は、どちらも Microsoft 社が提供する Microsoft 365 に含まれているソフトウェアです。
ここでは、双方のソフトウェアがどのような機能を持つのか詳しく解説します。
Power Automate とは
Power Automate は、Microsoft 社が提供・開発する自動化ツールです。定型業務を自動化して迅速に業務を完了できるため、生産性の向上や業務効率化に適しています。
Power Automate では、「フロー」と呼ばれる自動化シナリオを作成します。業務にかかる時間や手間を削減するだけでなく、ヒューマンエラーの削減も期待できます。さまざまなシステムやサービスに活用できるので、これまで人の手で処理していた業務に幅広く取り入れられます。
たとえば「メールが届いたら→内容を確認して→Teams に通知する」といった一連の処理を自動で実行できるため、手作業による時間短縮とミスの削減が可能です。
Microsoft 365 の一種として提供されるため、Excel や Outlook、SharePoint などの各種アプリケーションと連携できる点も魅力です。
Microsoft Teams とは
Power Automate と同様に、Microsoft Teams も Microsoft 社が提供するソフトウェアのひとつです。Microsoft Teams はコミュニケーションツールとして利用されており、チームメンバー同士のビデオ会議やチャット、音声通話、ファイル共有機能などが備わっていることから、チーム内のコミュニケーションを効率化・活性化できます。
パソコンやスマートフォン、タブレットなど異なるデバイス間で容易に連携できるため、外出先やリモートワークなどでも活用しやすいというメリットがあります。
また、Word、Excel、PowerPoint などの Microsoft 365 関連のソフトウェアで保存されたファイルを、Microsoft Teams 上で同時編集することも可能です。
Power Automate と Teams の活用事例
Power Automate と Teams を連携させることで、Teams への自動投稿やリマインダー通知、ワークフローの自動化、アダプティブカードの作成などが可能になります。
ここでは、具体的な 4 つの活用事例を紹介します。
Teams への自動投稿
Power Automate と Microsoft Teams を連携させると、Teams への自動投稿が可能になります。
前述のように、Power Automate ではあらかじめ作成した「フロー」に沿って自動的に作業を処理できます。Power Automate で特定の条件を満たすと Teams へ自動投稿するようなフローを作成しておけば、手間をかけずにチーム内で情報を共有でき、業務効率化やコミュニケーションの活性化につながります。
自動投稿する内容は応用が利くため、プロジェクトの進捗状況報告や勤怠情報の連絡、顧客からの問い合わせがあった際の自動転送など、さまざまなシチュエーションで利用できます。
営業部門では商談進捗の自動報告、人事部門では入社手続きの進捗管理など、部門ごとに活用シーンもさまざまです。また、IT 部門の場合は、システム障害やアラートが発生した場合のフローに特定チャネルに通知を送るフローを作成しても便利です。
たとえば、ある企業では専任スタッフが 1 日 2 時間の SNS 監視を行っていました。SNS の特定キーワード監視機能と Teams への自動投稿機能を組み合わせて導入したところ、監視業務が不要となり月 40 時間の労働時間削減を実現できました。
リマインダー通知
Power Automate と Microsoft Teams を組み合わせると、リマインダー通知にも活用できます。
たとえば事前に Power Automate でタスクの締切日時を設定しておき、締切日になったら自動的に Teams へ通知されるフローを作成すると、タスクの処理忘れを防止しやすくなります。
ある部署では定期的な提出が求められる書類の締切遅延が、月平均 15 件発生していました。リマインダー通知を導入したところ、遅延がなくなり後工程での進捗確認業務が 1 件あたり 10 分程度削減され、トータルで 2 時間半程度の業務効率化を達成できました。
また、チーム内で共有しているタスクに大きな変更があった場合に自動的に通知するように設定しておけば、変更内容をリアルタイムで共有できます。これによって重要なタスク変更の見落としを防ぎ、よりスムーズなプロジェクトの進行を実現できます。
ほかにも、会議の予定を Teams のカレンダーに登録しておき、カレンダー内の日付が近づいたら自動的に通知するように設定する使い方も可能です。人事関連の研修受講のリマインダーなどにも活用できます。
ワークフローの自動化
Power Automate と Microsoft Teams の連携によって、ワークフローの自動化も可能です。
ワークフローを手作業で行う場合、担当者がチームメンバーに個別のタスクを割り振ったり、承認ルートを細かく確認したり、メッセージを手作業で送信したりしなければなりません。しかし、Power Automate であらかじめこれらの作業に関するフローを作成すれば、一連の業務を自動化できます。
ワークフローのアナログな決裁は、承認ルート上に配置されているメンバーが外出・出張・休暇などで不在にしている場合に処理が滞りやすいというデメリットがあります。しかし、Power Automate を活用して新たな決裁がタスクに追加されたときに自動通知するように設定すれば、スムーズな決裁が可能になります。
経費精算の承認依頼を自動通知した事例では、承認者のメール見落としを解決できました。見落としが原因による遅延が解消された結果、経理部門の作業時間が 1 人あたり 1 日 15 分程度短縮されました。
営業などでの見積書承認・通知の自動化にも活用してもよいでしょう。
アダプティブカードの作成
Power Automate を活用すると、アダプティブカードを手軽に作成できます。アダプティブカードとは、Teams 内で活用されるメッセージカードのことで、文字のサイズや色、配置を変更したり、画像を挿入したりできるため、テキストのみのメッセージよりも伝えたい情報を視覚的に伝えやすいというメリットがあります。
また、アンケート収集機能も備えており、アダプティブカードの形でチームメンバーにアンケートを送信し、容易に回答・収集できる機能も便利です。
Power Automate には「作成」タブの中に「アダプティブカードの作成」というメニューが用意されており、手順に従って簡単にアダプティブカードをデザインできます。
ある企業では、出退勤打刻をアダプティブカードで行うシステムを導入しています。従来は 1 日あたり 20 件程度の打刻忘れが発生し、正確な労働時間の把握に 1 件あたり 10 分程度を要していました。導入後は打刻忘れが解消され、1 日あたり 200 分程度の業務時間短縮を実現できました。
Power Automate とTeams の連携方法
ここからは、実際に Power Automate と Teams を連携させる方法について解説していきます。自動投稿の方法、リマインダー通知の設定方法、ワークフローの作成方法など、役立つ使い方を解説していますので、これから Power Automate と Teams を活用したい方はぜひ参考にしてください。
自動投稿の方法
Power Automate とTeams を使って自動投稿する手順は、次のとおりです。
- Power Automate を起動し、［作成］→［自動化したクラウドフロー］の順にクリックする
- あらかじめ自動化したい条件を決めておき、［フローのトリガーを選択してください］欄から自動投稿する際のトリガーを選択する
- ［作成］をクリックする
例えば Teams に新しいメンバーが加わった際に、そのメンバーへ宛てた特定のメッセージを自動投稿する場合、「新しいメンバーが追加されたとき」「追加されたメンバーの @mention トークンを取得し」「指定のメッセージを送信する」というフローを作成する必要があります。
リマインダー通知の設定方法
Power Automate と Teams の連携を利用してリマインダー通知を設定する場合、具体的な手順は下記のとおりです。
- Power Automate を起動し、［作成］→［スケジュール済みクラウドフロー］の順にクリックする
- フロー名を「リマインダー」に設定する
- 「このフローを実行する」欄でリマインダーを通知したい日付を設定する
- 「作成」をクリックする
- Microsoft Teams の「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する（プレビュー）」機能を起動する
- 投稿者を「Flow bot」、Recipient を「メールアドレス」に設定する
- Message 欄にリマインダーの内容を設定する
上記の手順で、事前に設定した日付ごとに定期的に指定のメールアドレスへリマインドを送信できます。
メッセージの内容や通知の間隔も指定できるため、柔軟な運用が可能です。
ワークフローの作成方法
Power Automate を使ってワークフローを作成する手順は、次の通りです。
- 事前に SharePoint を使い、ワークフローの承認用リストを作成しておく
- Power Automate を起動し、［作成］→［自動化したクラウドフロー］の順にクリックする
- 「フローのトリガーを選択してください」の欄で「項目が作成されたとき – SharePoint」を選び、「作成」をクリックする
- 事前に作成した SharePoint のリストを指定し、サイトアドレスとリスト名を選択する
- 「新しいステップ」からプロファイルアクションを追加する
- 承認アクションを追加する
ワークフローを正常に動作させるためには、SharePoint でワークフローの承認用リストを作成しておく必要があります。
その上で、Power Automate からワークフローを自動的に動作させるためのトリガーを選び、作成した SharePoint のリストを指定して、プロファイルアクションと承認アクションを作成するのがおもな流れです。
アダプティブカードの作成方法
アダプティブカードを作成する場合は、次の手順で作成作業を進めていきます。
- 「作成」タブから「アダプティブカードの作成」を選択する
- 「New card」を選択する
- 用意されているエレメントを自由に組み合わせて、必要なアダプティブカードを作成する
- 「カードの保存」を選択する
Power Automate におけるアダプティブカードは、「アンケートのお願い」という見本が登録されています。いちから作成するのが難しい場合は、見本を参考に改変するのも方法のひとつです。
画像やテキスト、色、サイズなどを柔軟に変更して、見栄えがよく情報が伝わりやすいアダプティブカードを作成しましょう。
メンションを付けたメッセージの送信方法
Power Automate を使って自動的にメンションを付けたメッセージを送信するには、次の手順で操作を行います。
- 「新しいステップ」をクリックする
- 「Microsoft Teams」を選択する
- 「ユーザーの ＠mention トークンを取得する」を選択する
- 「ユーザー」の欄にメンションしたいメンバーのメールアドレスを入力する
- 「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」ボックスの右下にある「動的なコンテンツの追加」をクリックする
- 「@mention」を選択する
- 「Message」欄にメンションしたいメッセージの内容を入力する
メンションを付けたメッセージを送信するためには、事前に宛先となるユーザーの「@mention トークン」を取得する必要があります。@mention トークンを取得した上でメンション先のユーザーのメールアドレスを指定すると、任意のメッセージを自動的にメンションとして送信できるようになります。
自分だけにリマインダー通知をする方法
Power Automate には、自分自身へのチャット投稿機能が標準では提供されていません。自分だけにリマインダー通知をする場合は、Power Automate と Teams の 48:notes 機能を組み合わせた方法を活用します。48:notes とは、Teams に搭載されている「自分専用チャット」の識別子です。
自分だけにリマインダー通知をする方法は、下記のとおりです。
- Power Automate を起動し、［作成］→［スケジュール済みクラウドフロー］の順にクリックする
- フロー名を「個人リマインダー」に設定する
- 「このフローを実行する」欄でリマインダーを通知したい日付を設定する
- 「作成」をクリックする
- Microsoft Teams の「自分自身とのチャット」を開き、「三点リーダー」から「リンクをコピー」を選択し、URL 中の「48:notes」を確認する
- Microsoft Teams の「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」機能を起動する
- 投稿者を「ユーザー」、投稿先を「Group chat」、Group chat 欄で「カスタムの追加」をクリックし「48:notes」を入力する
- Message 欄にリマインダーの内容を設定する
フローの所有者を変更する方法
Power Automate のフローの所有者が退職などで削除された場合は、フローも削除されてしまうので注意が必要です。
フローの所有者を変更する方法は、フローがソリューション内にあるかどうかで手順が変わります。
フローがソリューション内にある場合の変更手順は下記のとおりです。
- Power Automate を起動し、対象のソリューションを開く
- 変更したいフローを選択する
- 所有者セクションで、現在の所有者を削除する
- 新しい所有者のメールアドレスを入力し、［保存］をクリックする
フローがソリューション外にある場合の変更手順は下記のとおりです。
- Power Automate の［マイ フロー］から対象フローを選択する
- 対象フローの［共有］を開く
- 「名前またはメールアドレスを入力」で、引き継ぎ先のユーザーを検索する
- 引き継ぎ先のユーザーがフローをコピーして、新しいフローとして保存する
Power Automate を活用する際の注意点
ここからは、Power Automate を活用する際の注意点を解説していきます。
フローの引き継ぎ忘れをしない
フローの所有者が退職する際は、必ず引き継ぎを実施しましょう。
Power Automate で作成したフローは、適切な手続きによりほかのユーザーに引き継げます。一方で、手続きを行わずに所有者のアカウントが削除されると、そのユーザーが構築したフローは消失してしまいます。
フローが消失した場合、自動化されていた業務プロセスが突然停止し、自動投稿やリマインダー通知などの作業が滞ります。フローの再構築までに期間を要すれば、業務効率低下や人的コストの増大は避けられません。特に、顧客対応にかかわるフローが停止すれば、サービス品質低下も懸念されます。
自動化できる業務を明確に
Power Automate で自動化する業務を適切に選定しましょう。
Power Automate で自動化できるのは、定型的な業務に限定されます。思考プロセスが必要な業務を無理に自動化しようとすると、システムが複雑になりすぎて使いにくくなったり、形骸化したりするケースが少なくありません。
効果的に自動化を取り入れるには、業務の細分化が重要です。たとえ業務全体を自動化できなくても、部分的な自動化により業務効率化やヒューマンエラーの防止が可能です。
セキュリティ対策をしっかり
Power Automate を導入する際は、セキュリティ面での配慮が欠かせません。メッセージの自動送信機能などで設定を誤ると、意図しない相手に機密情報が送信され、重大な情報漏洩事故につながる恐れがあります。
フロー構築時には、送信先の設定や権限範囲を慎重に確認しましょう。
組織レベルでは、管理者がデータ損失防止ポリシー（DLP）を策定し、利用可能なコネクタや接続先システムを制限することをおすすめします。
ライセンスによる制限に注意
Power Automate には、以下の複数のライセンスがあります。
- 無料試用版
- Power Automate Premium
- Power Automate Process
- Power Automate Hosted Process
ライセンスによって、1 日に実行可能なアクション数に制限が設けられています。頻繁にフローを稼働させる見込みがある場合は、上位ライセンスへのアップグレードを検討する必要があります。
アクション数の制限を超過すると、フローの実行速度が低下したり、一時的に停止したりする可能性があるため、業務要件に応じて適切なライセンスを選択しましょう。
Power Automate とTeams を連携して活用しよう
Power Automate と Teams を連携して活用することで、Teams への自動投稿やリマインダーの作成、ワークフローの自動化など、さまざまな業務効率化を実現できます。チーム内コミュニケーションの活性化にもつながるため、ぜひ積極的に活用してみましょう。
フォントの色やサイズを変更したり、画像を追加したりできるアダプティブカードを作成すると、さらに視覚的に情報を伝えやすくなります。Power Automate を柔軟に活用して、より情報共有しやすい環境を整えることが大切です。
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