PPAP 対策の実行計画策定ガイド｜脱PPAP を実現する具体的ステップと代替手段

脱 PPAP を成功させるカギは、単なる廃止ではなく「段階的な移行プロセス」を構築することにあります。

2026年現在、パスワード付き ZIP ファイルの送付（ PPAP ）は、マルウェア検知ができない点や暗号化の脆弱性といったセキュリティリスクにより、廃止の動きが急加速しています。しかし十分な準備なしに禁止するだけでは、現場の混乱を招きかねません。

本記事では、現状把握から代替ツールの選定・検証、運用マニュアルの作成まで、脱 PPAP をスムーズに進めるための具体的ステップと代替手段導入時の課題や対策を分かりやすく解説します。安全で効率的なファイル共有環境をつくるためのガイドとして活用してください。

PPAP とは？なぜ今「脱PPAP」が必要なのか？

ここでは、脱 PPAP が急務となっている理由、 PPAP の現在抱えている深刻な問題点、さらに政府や大手企業の最新動向について詳しく解説します。

PPAP とは

PPAP とは、ファイルをパスワード付きの ZIP 形式にしてメールに添付して送り、その後にパスワードを別メールで送付する手法を指します。ファイルを開くためのパスワードを後から送るためファイルやパスワードの流出を防止できると考えられていたこと、メールを使うため手軽で専用システムが不要であることなどのメリットから、ビジネスの定番として広く使われてきました。

かつてはファイルを安全に送るための方法と考えられていた PPAP ですが、これは日本国内で独自に考え出された形骸化したセキュリティ手法で実効性がないことが後に判明しています。脱 PPAP が急務となっている最大の理由は、現代のセキュリティ基準に合わなくなっているからです。

現在は「マルウェア検知をすり抜けてしまう」「暗号化の強度が低い」といった致命的な弱点が問題視され、情報流出や業務効率の低下を招くリスクから廃止の流れが加速しています。

PPAP が抱える問題点

PPAP が抱える問題点としては、以下が挙げられます。

セキュリティ強度が低い（盗聴リスク・暗号化の脆弱性）
マルウェア感染の温床になりやすい
ヒューマンエラーが起こる可能性と送信の取り消しができないリスク
受信側の手間と生産性の低下

1．セキュリティ強度が低い（盗聴リスク・暗号化の脆弱性）

PPAP では ZIP ファイルとパスワードを別送しますが、それらが同じ通信経路を通る（同じメールアドレスに後送する）場合、どちらかのメールを見ることができればもう片方のメールも盗み見できてしまいます。

また、標準的なパスワード付き ZIP ファイルのパスワード解析は、専用の解析ツールを使えば比較的簡単にできてしまうため、パスワードを設定したとしても短時間で突破されるリスクが高いのが実情です。

2．マルウェア感染の温床になりやすい

パスワード付きの ZIP ファイルは、中身が暗号化されているためセキュリティソフトによる「ウイルススキャン」をすり抜けてしまいます。

これを利用し、 Emotet （エモテット）などのマルウェアを仕込んだファイルを送りつける攻撃が横行しています。万が一送信したファイルがウイルス感染していると、受信側の PC を危険にさらす大きな要因となってしまいます。

3．ヒューマンエラーが起こる可能性と送信の取り消しができないリスク

メールの送信先を誤り、無関係な相手へ送ってしまうヒューマンエラーが起こり得ます。宛先を間違えた場合、ファイルとパスワードの両方を第三者に渡すことになり、セキュリティ対策としての意味をなさないどころか機密情報の漏洩が起こってしまうおそれがあります。

そして何より、いったん送信したメールは、送信側からの取り消しがほぼ不可能です。誤った相手に送ってしまっても取れる手立てがありません。

4．受信側の手間と生産性の低下

2通のメールを受信し、手動でパスワードを入力して解凍する作業は、受信側にとって大きな負担です。特にスマートフォンなどのモバイル端末では ZIP 解凍がスムーズにいかないことも多く、業務効率を著しく低下させてしまいます。

政府・大手企業の動向と「脱 PPAP 」の加速

脱 PPAP が決定的な流れとなったのは、2020年に政府が打ち出した廃止方針がきっかけです。

2020年11月17日、平井デジタル改革担当大臣（当時）が中央省庁での PPAP 廃止を表明し、同月26日には内閣府・内閣官房で運用が停止されました。それまで多くの組織が「慣習だから」「取引先がやっているから」という理由でリスクを認識しつつも続けてきましたが、政府の強い決断によって潮目が変わったと考えられます。

この動きは官公庁にとどまらず、民間企業へも波及、拡大しています。2021年以降、大手食品・電機メーカーやIT企業などが相次いで「 PPAP 廃止宣言」を行い、現在では取引先に対してもパスワード付き ZIP ファイルの受信拒否を通知するケースが一般化しました。

もはや脱 PPAP は一部のトレンドではなく、企業が果たすべき「情報セキュリティの標準」として定着したといえるでしょう。

【法人向け】 PPAP に代わる主要な代替手段の比較

現在、法人向けとして信頼性が高く、多くの企業で導入されている主な代替手段には以下の3つがあります。

クラウドストレージ（ Google Drive 、OneDrive 、Box など）
法人向けファイル転送サービス
ビジネスチャット・プロジェクト管理ツール（ Slack、Teams など）

これらの手段には、メール添付にはない大きな強みがあります。たとえば、「ファイルを間違えて送っても、後から共有リンクを停止して閲覧不能にできる」といった「誤送信対策」が容易になる点などです。

主な代替手段からどれか一つを選ぶのではなく、組み合わせて使用したり、シーンによって使い分けたりするケースもあります。例えば、社外とのデータのやり取りにはクラウドストレージを使い、連絡をチャットツールで行う方法などです。しかし、この方法は運用の工数が増えることが懸念点です。連絡もデータのやりとりも一貫して行える方法を選ぶことがビジネスでは重要です。

ここでは、それぞれのツールの特徴や、どのようなシーンに適しているかを詳しく解説します。

主要代替手段のメリット・デメリット比較

代替手段	メリット	デメリット
クラウドストレージ (Google Drive / OneDrive 等)	・セキュリティレベルが高い・リンク共有が可能・詳細な権限管理ができる・大容量の保存が可能・同時編集やリアルタイム共有が可能	・設定にある程度の知識が必要・設定ミスによる情報漏洩リスク・管理の難易度が高い・永続的なコストが発生する・障害時の対応がベンダー任せになる
法人向けファイル転送サービス (※有料版を推奨)	・大容量ファイルの送信に特化・ログ管理が比較的容易・有料版ならセキュリティが強固	（※全て無料版）・セキュリティが保証されない・ログが残らない・広告表示で信頼を損なう恐れ・コンプライアンス上の懸念
チャット・プロジェクト管理ツール (Slack / Teams 等)	・社内や既知の相手とやり取りしやすい・業務効率化につながる・セキュリティ向上につながる	・長期的な保管には適していない・招待権限の管理ミスによる漏洩リスク・シャドーIT（個人垢）混入のリスク・プランごとの容量制限がある・監査時の調査に時間がかかる

クラウドストレージの活用（ Google Drive / OneDrive など）

クラウドストレージとは、インターネット上にデータを保管するサービスです。オンラインストレージとも呼ばれており、代表的なサービスとしては Google Drive や OneDrive などが挙げられます。インターネット上のサーバーにデータを保管し、共有するサービスです。ファイルを「送る」のではなく、相手に「見に来てもらう」形をとります。

メリット：強固なセキュリティに加え、大容量ファイルの共有やリアルタイムの共同編集が可能です。共有後でもアクセス権を編集・削除できるため、万が一の誤送信時にも柔軟に対応できます。
デメリット：共有範囲（社内限定・リンクを知る全員など）の設定ミスによる情報漏洩のリスクがあります。たとえば、「特定のユーザー」に限定すべきところを、操作ミスで「リンクを知っている全員」にしてしまい、さらに「編集可」の設定でリンクを発行してしまった場合、意図しない第三者にデータを書き換えられるおそれがあります。SNSなどでリンクが拡散されて不特定多数に中身を閲覧される危険もあるため、十分な注意が必要です。

また、月額のランニングコストが発生します。

法人向けファイル転送サービス

メールに添付できない大容量ファイルを、専用のサーバー経由で安全に受け渡すサービスです。クラウドストレージが「データの蓄積・共同編集」を主軸に置いているのに対し、法人向けファイル転送サービスは「安全かつ確実なデータやファイルの受け渡し」に特化しているものが多いのが特徴です。

メリット：「誰が・いつ・何を」ダウンロードしたかのログ管理が容易で、監査対応にも適しています。法人向けの有料サービス版ではあれば、外部から安全にファイルを受け取るための「受取専用URLの発効」や、送信後の取り消し機能、やパスワード自動生成など、誤送信や不正アクセスを防ぐ高度なセキュリティ機能が充実して備わっています。
デメリット：無料版は広告表示やログの不備など、コンプライアンス上のリスクが非常に高いです。ビジネス利用では必ず法人向けの有料版を選ぶ必要があります。

なお、デメリットは主に無料版に限定されており、有料版ではほとんどのリスクが解消されています。また、一般的な法人向けファイル転送サービスでは、あくまで「データ転送」が目的のため、クラウドストレージのようにファイルを蓄積・保存する使い方には向いていないものがあります。しかし、中にはクラウドストレージのように長期間のデータ保存が可能な法人向けファイル転送サービスもあります。

ファイル転送サービスには有料のものと無料のものがありますが、無料版はセキュリティやアクセスログの取得などに問題があるため、法人利用は推奨されません。また、多くの企業では個人向け無料サービスの業務利用は禁止されているため、法人向けの有料サービスを利用しましょう。

チャットツール・プロジェクト管理ツールの活用

日常的なコミュニケーションの中でファイルを共有するスタイルです。Slack やTeams Chatwork、 Chatwork などが主なサービスになります。

メリット：社内や継続的なパートナーとのやり取りにおいて、メールよりも圧倒的にスピーディーかつ安全に共有できます。やり取りの文脈が残るため、後からの確認もスムーズです。
デメリット：コミュニケーションを目的としたツールであるため、長期的な「ファイルの整理・保管」には不向きです。また、外部ユーザーを招待する際の権限管理を徹底しないと、部外者に不要な情報を閲覧される恐れがあります。

脱 PPAP を実現するための5つの具体的ステップ

脱 PPAP を成功させるためには、準備不足による混乱を防ぐための「段階的なアプローチ」が欠かせません。具体的には、以下の5つのステップに沿って進めるのが効果的です。

現状把握と社内ルールの整備
代替ツールの選定と検証（ PoC ）
セキュリティポリシーの改定
従業員への教育とマニュアル作成
取引先への事前アナウンス

ここでは、各ステップで取り組むべき内容を詳しく解説します。

ステップ1：現状把握と社内ルールの整理

ステップ1のポイントは、現状を可視化して「自社に最適な運用ルール」の土台を作ることです。

まずは、社内におけるファイル共有の実態を正しく把握しましょう。現状が見えていないままでは、適切な代替ツールの選定やルールの整備ができません。具体的には「どの部署が」「どのような頻度で」「誰に対して」 PPAP を利用しているのかを詳しく洗い出します。

あわせて、既存の社内ルールの確認と整理も欠かせません。現在、取引先とデータをやり取りする際にどのようなルールが設けられているか、またその運用に無理やリスクが生じていないかを精査しましょう。

ステップ2：代替ツールの選定と検証（ PoC ）

現状把握とルールの整理が完了したら、次は自社に最適な代替ツールの選定に移ります。代替ツールの候補には、クラウドストレージやファイル転送サービス、ビジネスチャットなど複数の選択肢がありますが、重要なのは「自社の業務形態に最もフィットするもの」を選ぶことです。

選定時に必ずチェックすべきポイントは、以下の3点です。

操作性：誰もが直感的に使えるか。操作が複雑すぎると現場に定着せず、ルールが形骸化する原因となります。
機能性とコスト：自社が必要とする機能が備わっているか、予算に見合っているか。
既存システムとの親和性：現在の業務フローや既存システムとスムーズに連携できるか。

候補となるツールを絞り込んだら、いきなり全社導入するのではなく、まずは特定の部署などで「 PoC （概念実証）」を実施しましょう。小規模な環境で実際に運用してみることで、全社導入時の課題やリスクを事前に洗い出すことができ、スムーズな移行が可能になります。

ステップ3：セキュリティポリシーの改定

代替ツールが決まったら、並行して社内のセキュリティポリシーを改定する必要があります。

セキュリティポリシーとは、企業や組織の顧客データや機密情報といった情報資産を、第三者からのサイバー攻撃や情報漏洩から守るためのルールや方針、体制、対策基準などをまとめたものです。これまでのルールは PPAP （パスワード付き ZIP 送信）を前提としていたケースが多いため、新しい運用に合わせて内容をアップデートしなければなりません。

具体的には、パスワード付き ZIP ファイルの原則禁止や、推奨される代替手段の定義、さらには外部とのファイル共有に関する許可基準などを明確に定めます。 ZIP 暗号化は長年慣れ親しんだやり方で慣習化しているケースも多く、運用をやめるのが難しいと考える人もいます。ルールを明文化することで、全社的な意識統一が図れるとともに、情報漏洩のリスクを組織的に抑止できるようになります。

ステップ4：従業員への教育とマニュアル作成

新しいルールやツールを導入する際、現場が最も戸惑うのは操作方法や運用の変化です。PPAP が抱える問題やリスクなどを従業員に伝えた上で、今後のファイル共有のやり方、ツールの使い方などの教育を継続的に行います。

ある日突然、古いやり方を禁止にしてしまうと現場が混乱する可能性があります。小規模な範囲で新しいツールを導入して運用するなど、従来の方法と併用しながら徐々に脱 PPAP を進めていくとよいでしょう。

混乱を最小限に抑えるために、具体的な操作手順を記したマニュアルを作成しましょう。マニュアルには、単なるツールの使い方だけでなく、 PPAP を廃止する背景、新しいルールに違反した場合のリスクも盛り込むと、従業員の理解と協力が得やすくなります。説明会の実施やチャットツールや社内ポータルサイトでの FAQ 設置など、不明点をすぐに解消できる体制を整えることも重要です。

ステップ5：取引先への事前アナウンス

社内の準備が整ったら、最後は取引先への周知です。 PPAP を廃止すると、これまで通りパスワード付き ZIP ファイルを送ってもらっても社内規定により受信ができなくなったり、こちらからの送付方法が変わったりするため、事前の通知が欠かせません。

具体的には、廃止の時期、今後推奨するファイルの受け渡し方法、そしてなぜ廃止に踏み切るのかという理由を丁寧に伝えます。十分な猶予期間を設けてアナウンスを行うことで、取引先側の混乱を防ぎ、スムーズな協力体制を築くことができます。例外対応のルールなども設定しておくとよいでしょう。

PPAP 対策導入時に直面する「よくある課題」と解決策

脱 PPAP をスムーズに進めるためには、以下の課題をあらかじめ想定し、対策を練っておくことが重要です。

取引先が特定のツール（クラウドストレージ等）を禁止している
IT リテラシーの個人差がある、あるいは全体的に低い現場で浸透させにくい
運用コストを抑えつつ、安全性の高いツールを選ぶ必要がある

各課題の詳細と具体的な解決策について詳しく解説します。

取引先がクラウドストレージを禁止している場合の対処法

PPAP の代替としてクラウドストレージを検討していても、取引先のセキュリティポリシーで利用が禁止されているケースがあります。外部サービスへの不正アクセスや情報漏洩のリスクを懸念し、社内規定で一律に制限している企業は少なくありません。

このような場合は、まず相手方のポリシーを尊重することが大前提です。その上で、クラウドストレージ以外の代替手段を検討しましょう。

代替手段にはチャットツールやファイル転送サービスなどがありますが、法人同士のやり取りであれば、法人向けの有料ファイル転送サービスが適しています。手軽に利用でき、有料サービスならではの高度なセキュリティ機能やログの取得・保存機能も備わっているため、厳しい基準を持つ企業間でも受け入れられやすいのが特徴です。

実際に導入する際は、利用するツールの安全性や仕組みを取引先に説明し、合意を得た上で運用を開始しましょう。

ITリテラシーが低い現場で浸透させるコツ

IT リテラシーの個人差が大きい現場では、 PPAP のリスクが十分に理解されなかったり、新しいツールの操作に抵抗感を持たれたりすることが少なくありません。移行に伴う手間が増えることを嫌い、結局元のやり方に戻ってしまうといった課題も生じがちです。

こうした現場で新ツールを浸透させるコツは、何よりも「操作の手間を増やさないこと」です。理想的なのは、これまでのメール送信と変わらない感覚で利用できる代替手段を選ぶこと。従来のオペレーションと大きな差がなければ、現場の心理的なハードルも下がり、スムーズな移行が期待できます。

また、最初から複数のツールを導入すると管理や使い分けが複雑になり、混乱を招く原因となります。まずは一つの手段に絞って導入し、シンプルな運用を心がけるのが得策です。

あわせて、代替手段に切り替えるメリットを丁寧に周知し、操作マニュアルの整備や定期的な研修を実施することも欠かせません。一部の部署から始めるスモールスタートを取り入れ、成功事例を作りながら徐々に全社へ広げていくアプローチも有効です。

運用コストを抑えるためのツール選びのポイント

脱 PPAP のために新ツールを導入する際は、コスト面の比較が欠かせません。既存のIT資産である Microsoft 365 などを有効活用できるか、あるいは導入後の管理負担が肥大化しないかを慎重に検討しましょう。

例えば、 Microsoft 365 に含まれる OneDrive や SharePoint などは、すでに契約していれば追加のライセンス費用をかけずに利用可能です。ただし、これらのツールは高度な設定ができる反面、共有範囲の管理や運用ルールの徹底が難しいという側面もあります。管理が複雑になると、結果的に情シス部門などの運用コスト（人件費）が増大してしまう恐れがあります。

コストを抑えつつスムーズに移行するには、既存システムとスムーズに連携でき、かつ管理が容易なツールを選ぶのがポイントです。操作性がよく、特別な教育を必要としないツールであれば、現場のサポートコストも最小限に抑えられます。

特に、信頼性の高い高速・大容量転送に特化したサービスや、機能がシンプルで迷わず直観的に使えるツールを選択することで、導入のハードルを下げながら効率的に脱 PPAP を進めることができます。

PPAP の代替案に最適なファイル共有サービス「 Denshobako 」

DenshoBako

PPAP の代替手段として特におすすめしたいのが、法人向けファイル転送サービスの「 Denshobako 」です。 Denshobako は、先ほど挙げたような一般的なファイル共有手段のデメリットを解消し、安全かつスムーズな脱 PPAP を実現します。

Denshobako は、政府が定めるクラウドサービスのセキュリティ評価制度「 ISMAP 」に登録されています。政府機関が求める厳しいセキュリティ基準を満たしているため、自社はもちろん、取引先に対しても高い安心感を与えられるのが大きな強みです。

また、 Microsoft 365 とシームレスに連携できる点も実務上の大きなメリットです。 OneDrive や Teams の画面から、あらかじめ定められた手順に沿って操作するだけで簡単にファイルを共有できます。操作が直感的で迷いにくいため、ヒューマンエラーによる情報流出を防ぎ、現場に負担をかけない安全な運用が可能です。

さらに、ログ情報を期間無制限で保持できるため、監査対応の強化にもつながります。誰がいつ資料を閲覧したかを可視化し、ファイル共有を一元管理できるため、万が一のインシデント発生時にも迅速な追跡が可能です。