Microsoft Forms は、簡単な操作でアンケートを作成できるツールです。 Microsoft 365 のさまざまなアプリと連携できるため、すでに Microsoft Teams を導入している企業なら、 Teams 上でメンバーとアンケート結果を共有することもできます。
本記事では、 Teams を利用した Forms でのアンケートの作り方、 そして Teams での使い方も併せて解説します。アンケートの活用例や、回答者に対する詳細設定・共有・回答・結果の確認と集計方法なども詳しく紹介するので参考にしてください。
Teams を活用してアンケート投票を実施しよう
Microsoft Teams（以下、 Teams ）にはチャットやチャネル上で投票やアンケートを実施できる機能があります。Microsoft Forms（以下、Forms）と連携することで、会議や日常の意見を簡単に集計し、意思決定に役立てることも可能です。
Teamsには、Formsをベースにした「Polls」アプリも用意されています。これは、選択式の即時アンケートやクイズ、「いいね」などの5段階評価といった、シンプルな投票・簡易アンケートに適した機能です。一方、Formsでは複数の質問を組み合わせたり、自由回答や条件分岐を設定したりできるため、本格的なアンケートや調査に向いています。質問形式や集計方法の柔軟性が高い点も特徴です。
以下では、Formsの概要を整理した上で、Formsを使ってどのような投票やアンケートを作成できるのかを解説します。
Microsoft Forms の機能をわかりやすく解説
Microsoft Forms とは、 Microsoft 365 に含まれるアンケート作成ツールです。 Microsoft アカウントがあれば、 Forms を利用できます。
Microsoft Teams と Forms を連携させると、 アンケートを共有して Teams のメンバーに回答してもらえます。 Teams はチャットや Web 会議を通して組織のコミュニケーションを促進するツールで、 Microsoft 365 のさまざまなアプリと連携可能です。
アンケートの作成から結果の確認まで、 Teams 上で一連の作業を完結できます。
Microsoft Forms で作成できる投票のタイプ
Microsoft Forms を用いた投票には、複数の形式が存在します。単一回答や複数回答を選択できる選択肢形式、5 段階などの数値で評価を得る評価形式のほか、特定の日付を回答させる日付形式などが用意されています。
さらに、「 1 位から 3 位まで」のように項目を並べ替えるランキング形式も設定可能です。これらのタイプを目的によって使い分けることで、効率的な意見収集が実現します。
Microsoft Formsを使ったアンケートの活用例
Forms を使ったアンケートは以下のような用途に活用できます。
- MTG （ミーティング）の日程調整
- 社内イベントの参加確認
- イベントや研修、勉強会後の満足度や理解度の調査
- 従業員エンゲージメントの調査
- 社内 FAQ の運用
- Teams を使った Web 会議中のメンバーの意思確認
Forms には複数のテンプレートがあるため、選択式の簡単なアンケートから長文による自由記述式のものまで手間をかけずに作成できます。また、Teams に Forms を連携すると、 Web 会議中でもアンケートを作成・共有でき、メンバーの意見を会議に反映することが可能です。
Microsoft Forms を利用できるプラン
Microsoft Forms は、 Microsoft アカウントを作成することで誰でも利用できます。利用できるプランには無料版と有料版があり、機能面で大きな違いはありません。ただし、無料版で受け取れる回答数は 200 件に制限されているため、個人利用に適しています。
ビジネスで利用したい場合は、以下の有料プランを契約すると上限が 1000 件に拡大され、規模の大きいアンケートを実施できます。大規模なデータが必要な場合には、有料版を検討するとよいでしょう。
- Microsoft365 Business Basic
- Microsoft365 Standard
- Microsoft365 Premium
- Microsoft 365 Apps for business
- Microsoft 365 A3 / A5 および E3 / E5 / F3
- Microsoft Forms でのアンケートの作り方
プランの内容については、将来変更される可能性もあります。そのため、利用前にホームページなどで詳細を確認しておくとよいでしょう。
Microsoft Forms のメリットとデメリット
Forms でフォームを作成する際に考えられるメリット、デメリットを紹介します。
Microsoft Forms のメリット
Forms には多くのメリットがあり、活用によりビジネスコミュニケーションの効果的な促進が実現します。主なメリットは次のとおりです。
テンプレートが豊富でフォームを簡単に作成できる
Microsoft Forms には、アンケートやクイズに最適なテンプレートが多数用意されています。利用者は目的に合致する雛形を選ぶだけで、構成を検討する手間を省いて作成できます。
質問項目をゼロから考える必要がないため、短時間で高品質なフォームが完成します。直感的な操作で項目をカスタマイズすれば、専門的な知識がなくても、自社に適したアンケートを容易に構築できるのは大きなメリットです。
回答結果のデータ分析がしやすい
収集した回答はリアルタイムで自動集計され、管理画面上に視覚的なグラフやチャートとして表示されます。集計作業を自分で行う必要がなく、データの全体像を即座に把握できる点が特徴です。
さらに、個別の回答内容も詳細に確認できるため、多角的な分析も効率よく進められます。正確な統計情報が視覚化されることで、組織内での意思決定や現状把握をスピーディに行えます。
Microsoft 365 と連携して活用できる
このサービスはMicrosoft 365の各種アプリケーションと密接に連携します。たとえば、 Excel に回答データをエクスポートすれば、より高度な関数やピボットテーブルを用いた分析が可能です。
また、 Teams や SharePoint と組み合わせることで、チーム内での結果共有や共同編集が円滑に進みます。一連の作業を同一のエコシステム内で完結できるため、情報の転記ミスを防ぎ、業務全体の生産性向上に寄与します。
Microsoft Forms のデメリット
簡単にフォームが作成できる Microsoft Forms ですが、利用前に知っておきたい以下のようなデメリットもあります。
- あらかじめ用意されたテーマやレイアウトを使用するため、自社オリジナルのデザインなど自由にカスタマイズしたい場合には向いていない
- 回答を受け取るには、インターネットに接続できる環境が必要
- 受け取れる回答数は無料アカウントで最大 200 件の上限があり、大規模なデータの受け取りが必要な場合は、有料版の契約が必要
Microsoft Forms はテーマやレイアウトのカスタマイズ性が低く、オリジナリティのあるデザインは難しいです。自社の独自性を持たせたい場合にはあまり向いていません。
また、無料アカウントの場合は回答数の上限があるため、大規模なデータが必要な場合は有料版に移行する必要があります。そのため、利用状況によってはコストがかかってしまいます。
Teams で Microsoft Forms のアンケートを作る方法
ここでは、 Teams を使って Forms のアンケートを作る方法について解説します。
Teams で「チーム」を開く
まずは、 Teams にログインしてアンケートを実施したい「チーム」を開きます。 Teams 画面の左側からアンケートを取りたいチームをクリックしましょう。その後、右上にある「＋」ボタンをクリックすることで、「チーム」を開くことが可能です。
チャット欄に入力する
次に、 Teams の「チーム」チャット欄にフォームを作成するために、チャットを入力します。チャット欄に「 ＠forms 」と入力するだけで、候補として「 Forms 」が表示されます。「 Forms 」が表示されたらその項目をクリックしてください。選択すると、フォーム作成のオプションが表示されるため、次の工程に進みます。
新しい投票を作成する
フォーム作成オプションが表示されたら、新しいアンケートを作成しましょう。「操作項目」から「新しい投票を作成」をクリックすることで、新規のアンケートが作成可能です。また、新規にアンケートを作成する場合には、「チームが編集して結果を表示できる共有フォームを作成します」という項目にチェックが入っているかを確認しましょう。
フォームを設定する
次に、フォーム作成画面でアンケートフォームの詳細を設定します。フォーム作成画面から、質問のタイトルとオプション（選択肢）を入力しましょう。選択肢を増やしたい場合は、「＋オプションを追加」という項目を選んでクリックします。選択肢が追加されるため、必要に応じて追加しましょう。
フォームの設定が終わったら、「保存」をクリックしましょう。自動保存されるため、保存をしないままブラウザを閉じたとしても、そのままの状態が保存されます。
保存するとチームに投稿される
作成したフォームを保存すると、自動的に Teams 内のチャットにアンケートが投稿されます。保存し投稿することで、チームメンバーがアンケートに回答できるようになります。
アンケートの回答者に関する詳細設定
アンケートは、作成後に詳細設定が可能です。匿名で回答できるか・回答期限・回答後の通知などの項目が設定できます。
詳細設定は、 Forms 画面から以下の手順で行います。
- 設定するフォームを選択する
- 右端の「・・・」をクリックし、「設定」を開く
- 「このフォームに入力できるユーザー」で、回答者の制限や匿名での回答の有無を選択する
- 「回答のオプション」で、回答期限の設定とお礼メッセージを編集する
これらは、 Microsoft 365 から Forms でアンケートを作成する場合に設定できる項目です。 Teams でフォームを作成する場合、アンケートは所属するチーム内で公開されるため、個別に公開範囲の設定をする必要はありません。
Web で Forms でアンケートフォームを作成する方法
アンケートを Forms 上で作る場合は、 Microsoft 365 から行うことになります。実際に Forms でアンケートの様式を作成するにはどうしたらよいのでしょうか。ここでは、基本的な Forms のアンケート作成方法を紹介します。
- Microsoft 365 （ https://www.microsoft365.com/ ）にサインインする
- 左上の「アプリ起動ツール」の一覧から「 Forms 」を選択する
- Forms のダッシュボードで「新しいフォーム」をクリックする
- アンケートのタイトルと、必要に応じてフォームの説明を入力する
- 「新規追加」をクリックし、質問形式を選び質問を設定する
- 質問設定後に「プレビュー」で内容を確認する
編集内容はクラウド上に自動保存されるため、手動で保存する必要はありません。
Microsoft Forms のアンケートを共同編集する方法
フォームを共同編集すると、複数の視点から設問を精査でき、アンケートの品質向上が期待できます。
ここでは、 Teams のタブ機能を活用する手順や、 Web 版の Forms で共同作業用リンクを発行する手順について説明します。目的に合わせた最適な共有方法を選択し、効率的なフォーム作成を進めましょう。
Teamsでフォームを共同編集する方法
Teams のチャネルに Forms を追加すれば、メンバーとリアルタイムで共同編集が可能です。グループ内で意見を出し合いながら構築する際に有効な手段といえます。手順は次のとおりです。
- 対象のチャネルを開き、画面上部にある「＋」アイコンをクリックする
- アプリ一覧から「 Forms」を選択する
- 新しく作る場合は「チームが編集できる共有フォームの作成」を選び、名前を入力する。既に作成済みのフォームを共有したい場合は、「既存のフォームの追加」から対象を選び、設定を「共同作業」にする
この操作で、チャネルのタブにフォームが固定されます。メンバーは各自のTeams画面から直接、設問の追加や修正を行えるようになります。
Microsoft Formを共同編集する方法
Web 版の Forms では、特定の相手に共同作業の権限を付与して編集を進められます。特定のプロジェクトメンバーのみと作業したい場合に適した方法です。次の手順でコラボレーターを追加してください。
- 共同編集したいフォームを開き、画面右上の「共同作業または複製」をクリックします。 （※ボタンが見当たらない場合は「共有」ボタンをクリックします）
- 「表示と編集の共有リンク」の下にある「＋リンクの取得」を選択します。
- アクセス権限の範囲を次の中から選択します。
- 組織内の特定のユーザー： 指定した人やグループで最も安全
- 組織内のユーザー： 社内や校内の全員
- 職場または学校アカウントを持つすべてのユーザー： 社外のOffice 365ユーザーも含める場合
- 発行された URL をコピーし、メールやTeamsなどで共同編集者に共有します。
リンクを受け取ったユーザーは、作成者と同じように設問の変更や回答データの確認が可能です。共有相手を限定すれば、機密性の高い内容でも安全に共同作業を進められます。
Microsoft Forms で作成したアンケートの共有方法
Forms で作成したアンケートは、リンクを作成するとメールや SNS で共有できます。リンクの作成方法は以下の通りです。
- Forms を開き、共有したいアンケートを開く
- 「共有」画面の「応答の送信と収集」で、応答できる範囲を選択する
- 「リンク」ボタンを選択し、 URL の隣の「コピー」をクリックする
- メールや SNS にコピーしたアドレスを貼り付ける
リンクを貼り付ける方法以外に「 QR コード」ボタンを選択し、発行されたコードを印刷物に掲載することも可能です。また「埋め込み」ボタンでコードを使用すれば、ホームページやブログにアンケートを埋め込めます。
Microsoft Forms で作成したアンケートに投票する方法
Forms で作成したアンケートに投票する方法は次のとおりです。
- 共有された「リンク」にアクセスする
- アンケートが開くため回答し、「送信」を押す
- 回答が送信されると、「回答が送信されました」というメッセージが表示される
なお、 Forms のアンケートにはアクセス権限を設定できます。「すべてのユーザーが回答可能」を選択しておくと、アンケートを共有するすべての人にアクセス権限を付与できます。
Microsoft Forms のアンケート結果の確認と集計方法
作成したアンケートの回答は、 Forms 画面で以下の手順で確認しましょう。
- 確認したいフォームを選択する
- 「回答」タブを選択し、回答の概要を確認する
- 詳細な回答を確認したい場合は「結果の表示」をクリックする。または質問ごとに「詳細」を選択して詳細を確認することも可能
選択形式のアンケートの場合は、得票率がグラフで表示されるため視覚的に理解できます。メンバーがアンケートの回答に要した時間も確認することが可能です。
なお、 Teams 上でアンケート結果を確認する場合、簡易的な集計のみが表示されます。より詳細な回答を確認したい場合は、 Web から Forms へアクセスしてください。
アンケート結果を詳細に分析したいときは、結果を Excel ファイルとしてダウンロードして各自が所有するツールで分析しましょう。「 Excel で開く」をクリックすると、ファイルをダウンロードできます。
Microsoft Formsを活用してTeamsでアンケートを作成してみよう
Microsoft Forms は、テンプレートを使って目的に合わせたアンケートを速やかに作成できるツールです。
Teams を導入している場合は、 Teams 上でも Forms を使ってアンケートの作成ができ、結果の確認まで迅速に行えます。アンケートの結果は Teams のメンバー内で共有できるので、意思共有がスムーズです。
ただし、 Teams 上でのアンケートの設定や結果の確認は簡易的なものになります。より詳細な設定や確認をしたい場合は Forms から利用しましょう。目的に合わせてアンケート機能を使い分け、業務効率化に役立ててください。
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