Microsoft 365 の外部共有は、従来のメール添付などでのファイル共有と比較すると、Microsoft 365 での外部共有はより効率的に業務を進められる機能生産性の向上に大きく寄与してくれる選択肢といえます。
本記事では、IT 部門担当者や情シス部門の方々向けに、Microsoft 365 で外部共有する方法とそのメリットを解説します。
Microsoft 365 の外部共有には 2 つの方法がある
Microsoft 365 でファイルなどを外部共有する際は、2 つの方法を用途に応じて使い分けましょう。以下では、共有リンクの送付、またはテナントへの招待により外部共有する方法を解説します。
共有リンクの送付
Microsoft 365 における外部共有方法のひとつが、共有リンクの送付です。共有リンクの送付により、社内の内部ユーザーと社外の外部ユーザー両方に、ファイルを共有できます。ファイルはドキュメントまたはフォルダ単位で共有でき、共有先のユーザーが Microsoft アカウントを持っていない場合でも共有可能です。
期間限定のプロジェクトなどで一時的にユーザーにファイルを共有する場合は、共有リンクの送付による外部共有が適しています。
共有リンクを外部ユーザーに共有するには、リンクを知っていれば誰でもアクセスが可能な匿名リンクや、特定のユーザーのみがアクセス可能な特定リンクを作成して共有しましょう。リンクを組織内のユーザー限定に設定してしまうと、外部ユーザーはアクセスできません。
匿名リンクを使うと、リンクを知るすべてのユーザーがファイルにアクセスできます。一方、特定リンクの場合は、指定された特定のユーザーのみがファイルにアクセスできます。
ゲストユーザーとしてテナントに招待
2 つめの Microsoft 365 における外部共有方法は、自社のテナントにゲストユーザーを招待する方法です。共有リンクの送付と同様に、自社のテナントに招待する際も、共有先の外部ユーザーが Microsoft アカウントを持っている必要はありません。
外部ユーザーと、長期的なプロジェクトに取り組む際は、自社のテナントにゲストユーザーを招待する形で外部共有するとよいでしょう。
自社のテナントへの招待は、SharePoint だけではなく Teams を含むいくつかの Microsoft 365 アプリでも利用可能です。
たとえば、Teams の自社のテナントに外部ユーザーを招待したとしましょう。招待された外部ユーザーは、テナント内でチャットでのやり取りや、共同作業のためのチャネルやファイル共有などもできるようになります。
外部共有することで何ができるようになる？
メールでのファイル添付よりも、Microsoft 365 の外部共有はより効率的で安全な方法といえます。
以下では、Microsoft 365 の外部共有により、できるようになることを紹介します。
容量を気にせずにファイルを社外に送ることができる
Microsoft 365 の外部共有を活用することで、ファイルの容量を気にせずデータを共有できるようになります。
共有リンクの URL を送付するだけであれば、メール送信時に悩まされがちな容量制限に引っかからずに済みます。また、テナントにゲストユーザーとして招待した場合でも、Teams を通じて最大 250GB までのファイルをやり取り可能です。
メールに添付する方法と比べると、大容量のデータをストレスなく共有できる外部共有は、業務効率を大幅に向上させます。
社外のユーザーとファイルを共同編集できる
Microsoft 365 の外部共有を活用すると、社外の人との共同編集作業がスムーズになります。同一のファイルに複数人が同時にアクセスし、リアルタイムで編集を加えられるためです。
ファイルを複製して編集するわけではないため、最新版がどれか分からなくなるリスクも防げます。
メールなどでファイルを送受信する手間も削減できれば、業務効率の向上も期待できますね。
即時的なコミュニケーションも可能
テナントにゲストユーザーを招待することで、Teams を通じた即時的なコミュニケーションが実現します。Teams では、「離席中」といったように相手の状況をステータス表示で確認できるため、コミュニケーションのタイミングを適切に判断できます。
状況が分かりにくい社外の人とであっても、Teams でつながっていると、円滑にコミュニケーションできるでしょう。
誤ってファイルを送ってしまっても後から共有を切ることができる
Microsoft 365 の外部共有では、万が一誤ったファイルを共有してしまった場合でも、迅速に対処できます。共有設定からアクセス権を変更すれば、先方はファイルにアクセスできなくなるためです。
メールによるファイル共有の場合は、一度送信したメールを取り消すことができないため、相手に添付ファイルが保存されてしまうリスクがあります。
Microsoft 365 ではいつでも共有状態をコントロールできるため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。
作業が終わったら共有を切ることも可能
誤共有の際と同じく、プロジェクト完了後や共同編集の必要がなくなった際には、不要となった共有リンクを簡単に終了できます。
共有リンクの設定は、手動でいつでも変更可能です。
また、期限付きの共有リンクを設定しておけば、期限後は自動的にアクセスできなくなります。不要な外部共有を適切に削除し、情報漏洩のリスクを抑えましょう。
Microsoft 365 の外部共有の設定方法
Microsoft 365 の外部共有の設定方法について、共有リンクの設定方法と、ゲスト招待に関して解説します。
共有リンクの設定方法
ドキュメントなどのコンテンツを、共有リンクで共有する手順は以下のとおりです。
- 共有したいファイルまたはフォルダを選択し、「共有」をクリックする
- 「リンクの設定」で、「すべてのユーザー」と記載された匿名リンクか、「特定のユーザー」と記載された特定リンクを選択する
- 「適用」をクリックする
- 共有したい相手のメールアドレスを入力し、「送信」をクリックする
外部共有の範囲は、SharePoint 管理センターで設定できます。
ゲスト招待
自社のテナントに、ゲストユーザーを招待する手順は以下のとおりです。
- 管理者権限アカウントで、Microsoft Entra 管理センターにサインインする
- ワンタイムパスコードによるサインインが有効になっていることを確認する
- 「ユーザー」、「すべてのユーザー」、「＋新しいユーザー」、「外部ユーザーの招待」の順にクリックする
- 必要事項を入力し、「招待」をクリックする
- ブラウザを更新し、ユーザー一覧にゲストが追加されていることを確認する
- 招待したいアプリ（今回は Teams）に、管理者権限アカウントでサインインする
- Teams 管理センターでゲストアクセスを「オンにする」
- Teams チームに、ゲストユーザーを追加する
「なぜ共有するのか？」という目的に合わせて考えてみて
Microsoft 365 でファイルを外部共有する際は、共有リンクの送付、またはテナントへの招待を選択します。一時的な共有なら共有リンクの送付が適しています。
一方、長期的なやり取りが予想される場合は、テナントへの招待が適切です。共有目的に沿って、外部共有方法を検討しましょう。
外部共有の利用状況を適切に監視・管理していないと、情報漏洩のリスクが高まります。外部共有の安全性を維持するために、管理体制の構築と定期的な共有状況の確認を徹底してください。
