組織全体で Microsoft 365 を安全に活用するには、適切な管理体制が不可欠です。多くの企業では、情シス部門が Microsoft 365 を管理する役割を担っています。
しかし、限られた人数ですべての運用業務を完璧に行うことは、現実的ではありません。
本記事では、セキュリティを確保しながら Microsoft 365 の運用工数を削減する、効果的な自動化や権限移譲の方法を解説します。
おすすめのソリューションも紹介するので、管理体制の最適化に役立ててみてくださいね。
情シス部門だけでは管理できない！その理由とは
ここでは、情シス部門だけでは Microsoft 365 を管理しきれない理由を解説します。
工数を割けない
情シス部門だけで Microsoft 365 を管理しきれない理由は、情シス部門のかかわる業務負担が大きいためです。
従業員からの問い合わせへの対応、システム障害などへの緊急対応、IT 関連・セキュリティ関連の情報のアップデート、他のシステムやツールの見直しなど、情シス部門の担当範囲は多岐にわたります。
業務負担が重なると Microsoft 365 の管理に手が回らなくなり、結果として適正な運用が難しくなります。
また、 Microsoft 365 のアップデートのたびに、新たな機能に対応できるようにする必要がありますが、業務負担が多く時間が取れない状態だと、アップデートに追いつけない状態になってしまう場合もあります。
判断できない領域がある
情シス部門の管理対象は、あくまでも Microsoft 365 の全体的な設定や環境整備です。各事業部門のニーズに沿った判断は、情シス部門だけでは対応が難しい側面があります。
たとえば、どのようなワークスペースが必要なのか、どのようなアクセス権の設定が必要かといった判断は、現場をよく理解している従業員でなければ難しいでしょう。Microsoft 365 の適切な運用には、事業部門の協力が必要になります。
運用工数削減に向けた解決策とは？
Microsoft 365 の運用工数削減に向け、自動化の推進と現場への権限移譲について解説します。情シス部門の業務負担を軽減することで、より安全かつ効率的に Microsoft 365 を運用できます。
可能な限り自動化する
運用工数削減に向けて、積極的に自動化を推進しましょう。
まずは Microsoft 365 に関連する業務フローを棚卸して、必要な業務と省略可能な作業を明確に区分します。その後、必要な業務のなかで、自動化できるポイントを洗い出してください。
たとえば、チャットボットを導入すると、社内からよく寄せられる問い合わせに自動で対応できます。Copilotエージェントを利用することで、データ整理やレポートの生成などを自動化することも可能です。
現場への権限移譲を行う
現場への適切な権限移譲も、Microsoft 365 の運用工数削減のポイントです。
多くの企業では、担当者が明確でない業務が情シス部門に集中している場合があります。情シス部門の業務範囲を明確にし、現場へ委譲できる権限を特定しましょう。
権限移譲を成功させるには、マニュアルや FAQ の整備が効果的です。従業員が現場で問題を解決できるようになれば、情シスへの問い合わせが大幅に減少します。
また、利用実態を明らかにするために、Microsoft 365 の活用状況をモニタリングする外部ツールの導入も検討するとよいでしょう。
AvePoint ソリューションを用いた管理もおすすめ
Microsoft 365 の管理に AvePoint のソリューションを使うことで、安全性を確保しつつ運用工数削減が期待できます。
ここでは、AvePoint のソリューション「Cloud Governance」で、どのようなことができるかを紹介します。
テンプレートに基づいた管理
テンプレートに基づいて業務を進めることで業務をスリム化でき、運用工数の削減が可能になります。
「Cloud Governance」を活用すれば、ワークスペース作成時の申請・承認フローの設定や、運用ルールに基づいた管理が可能。自動化を実現できます。
定期的なメンバーシップと権限の設定変更
コラボレーションが行われる際、情報セキュリティの観点から、定期的なメンバーシップや権限のチェックが必要になります。
「Cloud Governance」の活用で、ユーザー招待や共有のルールを統一して設定することができます。
アクセス範囲や期限の制御ができるので、情報セキュリティに対する安全性を確保しつつより効率的な運用が可能です。
使われていないワークスペースの棚卸
Microsoft 365 を長期間運用していると、未使用のワークスペースが増加し、管理負担とセキュリティリスクが高まります。
「Cloud Governance」は、使用されていないサイトやチームを自動的に検知し、事前に設定したポリシーに基づいてアーカイブや削除を実行します。定期的な棚卸作業や所有者確認のプロセスも自動化可能です。
運用工数の削減には外部ソリューションを活用してみて
Microsoft 365 の運用工数削減は、情シス部門だけでは難しい問題です。必要な業務の自動化と現場への適切な権限移譲が運用工数削減のポイントといえます。
AvePoint のソリューションは、Microsoft 365 の運用工数削減に対して包括的な解決策を提供し、安全性を確保しながら運用効率を高められます。
Microsoft 365 の安全かつ効率的な活用は、AvePoint におまかせください。
