SharePoint・Teams・OneDriveの違いと使い分け方｜Microsoft 365のコラボレーションツール活用

Microsoft 365 で組織の生産性を高めるには、チームで成果物を作り上げるための「コラボレーション」を仕組みとして定着させることが欠かせません。クラウド上のファイルやドキュメントを軸にコミュニケーションを行い、チームでスムーズに作業を進めることが重要になります。

たとえば、Teams 上でファイルを共有して共同編集を行う、チャットでフィードバックをもらいながらドキュメントをブラッシュアップする、といった使い方があげられます。また、SharePointは部門や全社で共有する情報やドキュメントを集約し、管理しやすい基盤として機能します。さらにOneDriveは、個人や限られたメンバー間でのファイル共有に適したクラウドストレージとして活用できます。

しかしながら、ドキュメントやファイルの管理・共有における SharePoint と Teams の違いや、SharePoint との関係を含めた OneDrive の違いが十分に整理されておらず、ファイルの置き場所や共有方法が人によってばらついてしまうケースも少なくありません。結果として、情報が分散したり、探す手間が増えたりすることがあります。

今回は、Microsoft 365 のコラボレーションツールを上手に使い分ける方法を紹介します。

SharePoint・Teams・OneDriveの違い

SharePoint は、社内サイトを作成してドキュメントや情報を集約し、部門・全社で共有、管理するための基盤となるプラットフォームです。

Teams は、チャットや会議、チャンネルを通じて複数メンバーがリアルタイムに連携し、意思決定や作業を前に進める場を提供します。

OneDrive はクラウドストレージです。ファイルを安全に保管しつつ、共有相手や権限（閲覧のみ／編集可）を指定して複数メンバーで共同作業できます。

SharePoint・Teams・OneDriveを使い分けるポイント

SharePoint・Teams・OneDrive の 3 つとも「情報共有」という共通の用途はありますが、適した共有単位と情報の性質が異なります。

SharePoint は部署や組織全体など広い単位で、マニュアルや規程、社内広報といった公式情報を体系的に蓄積・管理する用途に向きます。

Teams はプロジェクトやチームなど小規模な単位で、日々のコミュニケーションと作業を一体化させる用途に向きます。チャットでの指示や課題共有、会議の議論をそのままファイル共同編集につなげられます。なお、Teamsで扱うファイルは裏側でSharePointに保存されています。

OneDrive は個人を基本単位とし、下書きや作業中のファイルを保管し、必要に応じて限られたメンバーだけに共有する用途に適します。

ツール	主な共有単位	用途	使い分けの例
SharePoint	部署・全社	公式情報の蓄積と管理	規程、マニュアル、社内広報、ポータルを体系化する
Teams	チーム・チャネル	チームメンバーとの協働や意思決定	チャット、会議、課題共有を起点に作業を進める（チャネル内のファイルはSharePointに格納）
OneDrive	個人・限定メンバー	特定メンバーとのファイル共有や下書きファイルの管理	作業中のファイルなどを必要メンバーに絞って共有する（閲覧のみ／編集可）

Microsoft 365を使ってコラボレーションを実現しよう

Microsoft 365 には、ビジネスの目的やコミュニケーションのスタイルに合わせて多彩なコラボレーションツールが提供されています。

メールアプリである Exchange、個人向けファイル管理ツールの OneDrive、チームで情報共有ができる SharePoint Online、チャットやビデオ会議を軸にした Teams、部門横断型のプロジェクト管理を支える Microsoft 365 グループ、社内 SNS として使える Viva Engage、柔軟な共同作業を実現する Loop などです。

業務の効率化には、コラボレーションを仕組みとして定着させることが欠かせません。そのためには、ツールごとの特性や得意領域、共有単位の違いを理解し、目的に合わせて使い分けることが重要です。

今回は、とくに多くの企業で導入されている OneDrive、SharePoint、Teams の 3 つのツールに焦点を当て、それぞれの効果的な利用設計を解説します。

SharePoint

SharePoint は企業全体や部署単位での公式な情報共有に適したツールであり、利用設計を検討する際はチームや会社全体の情報基盤として位置づけることが大切です。

ドキュメントのバージョン管理で変更履歴を追跡でき、必要に応じて過去の版の確認や復元が可能です。承認ワークフローは Power Automate と連携して申請・承認・通知などの業務フローを自動化できます。さらに Power Apps で業務アプリをローコードで作成し、SharePoint のリストやライブラリと連携して運用できるのが強みです。

利用用途

SharePoint は社内ポータルサイトとして活用することができ、会社からの重要なお知らせや規程・規則、業務マニュアルなどを全社に周知する用途に有用です。ファイルサーバーのような運用もでき、全社あるいは部署単位でのドキュメントの集約・保管にも適しています。

社外の取引先や顧客に向けて契約書や提案資料などを共有したい場合には、個別に共有領域を作成することで安全なやり取りが可能です。

共有範囲

SharePoint は、オフィシャル情報を社内外に広く共有するのに最適なプラットフォームです。社内（全社、部署単位）だけでなく、社外コラボレーションにおいても情報を共有しやすい機能が搭載されています。

たとえば、業務フローや手順書、マニュアルなどを SharePoint 上で共有することで、プロジェクトメンバー全員が常に最新情報を確認できます。

また、OneDrive と違ってデータが個人に紐づいていないため、ユーザーアカウントの削除にともなってファイルが消失する心配がありません。

部門情報を蓄積して効率良くメンバーをアサイン

SharePoint は情報を広く発信できる特性を生かし、部門ポータルとしてナレッジを蓄積・更新していくと効果的です。業務ガイド、規程集、FAQ、申請先、テンプレート、会議体の資料、担当者一覧などを、ページやドキュメントライブラリ、リストに集約し、検索でたどり着ける形に整理します。

特に、プロジェクト開始時には、必要な情報をひとまとめにした参照先を用意しておくことで、オンボーディングの時間を短縮できます。新しくアサインされたメンバーも、最初にポータルを参照すれば必要情報に到達でき、さまざまな疑問点を自己解決しやすいです。メンバー間の業務引き継ぎや個別の質問対応にも役立つでしょう。

また、更新日と更新担当を明記し、古い情報はアーカイブする運用にすると、情報基盤としての信頼性も維持しやすくなります。

注意ポイント

SharePoint を運用する際には、ドキュメントやファイルを最新の状態を維持することが重要です。「SharePoint を確認すれば、常に最新かつ正確な情報がある」とユーザーに認識してもらうことで、利用促進と業務効率化を実現できます。

一方で、不要な外部共有を防ぐことが重要です。デフォルトでは社外への共有リンクが容易に発行できる設定になっていることに注意してください。

また、退職者のアカウントを削除し忘れると、引き続きアクセスされるリスクがあります。共有設定やアクセス権限を定期的に確認し、管理体制を万全にしておきましょう。

Teams

Teams はチャットやビデオ会議だけでなく、ドキュメント管理も含めた包括的なコミュニケーション基盤として活用するのに適しています。

利用用途

Teams は、部署やプロジェクトのメンバー同士でリアルタイムにコミュニケーションを取りながら、Microsoft 365 のほかのツールとも連携して作業を進められるビジネスチャットツールです。

チャットやオンライン会議、チャンネルごとのファイル共有などを通じて、プロジェクト単位の情報共有や意思決定を迅速に行えます。

とくに、作成途中の資料をチームで管理・共同編集する場所として適しており、完成後には SharePoint へ移動して保管する運用を徹底することで、ドキュメントの所在やバージョン管理を明確にできます。

共有範囲

Teams ではリアルタイムで機密情報を扱う機会が多いため、共有範囲を部署内やプロジェクト内に限定するのがよいでしょう。社外のメンバーをゲストユーザーとして招待することも可能ですが、情報漏洩につながらないようアクセス範囲を十分に検討する必要があります。

利用ルールを明確に定めて運用することで、管理負担やセキュリティリスクを抑制できます。

メンバーが意見を出し合って課題解決につなげる

Teamsは1対1のチャットはもちろん、チームやチャネルでの複数メンバー同士の会話も可能です。話題ごとにスレッドを立てて議論を整理し、@メンションやリアクションで意見を集めることで、認識合わせと意思決定をスムーズに進められます。会話・会議・共有ファイルを同じ場所に集約できるため、後から経緯をたどりやすく、決定事項の抜け漏れ防止にも役立ちます。

チャネルをテーマ別に分けて運用すれば、論点や担当範囲が整理されて、必要な情報へ迷わずアクセスできるでしょう。さらに、 Microsoft Forms を Teams に組み込んでアンケートや投票で要件・課題感を可視化することで、チームの合意形成や課題解決につなげられます。

注意ポイント

「パブリック」設定のチームは社内のだれでも閲覧・参加が可能になるため、機密情報を扱うときには注意が必要です。

ファイルは極力 Teams 上で管理し、ローカル保存を控えるよう指導することも大切です。これによって、ファイルの持ち出しや編集の競合を防ぐことができます。

また、チーム所有者が社外のユーザーを招待することで、ゲストユーザーとしてチャット参加やファイル共有が可能になりますが、不要なアクセス権限を与えると情報漏洩リスクが高まるので注意しましょう。

OneDrive

OneDrive は Microsoft 365 における個人用ストレージとしての役割があり、利用設計を考える際には、個人領域としての特性を意識して運用することが重要です。

利用用途

OneDrive は、個人のドキュメント管理や下書きの作成に最適です。

必要に応じて個人間でファイルを共有してフィードバックを得ることもできるため、チームの共同作業においても役立つツールです。

しかし、基本的には個人用ストレージとしての利用が推奨されます。共有を前提として使用するよりも、業務で思いついたアイデアをまとめたり、完成前の資料を保管しておいたりする場所としても活用するのがよいでしょう。

共有範囲

OneDrive ではファイルやフォルダを社内外問わず共有可能です。

しかし、個人の裁量で頻繁に共有を行うと、どのファイルを誰と共有しているかの管理が煩雑になりますし、情報漏洩リスクも高まります。

そのため、OneDrive では個人間の簡易的な共有までにとどめ、プロジェクト単位またはチーム単位での情報共有には SharePoint や Teams を活用するのがベターです。

範囲を決めた適切なファイル共有が可能

OneDrive は個人用ストレージですが、共有機能を使えば特定のメンバーとの共同作業も可能です。共有相手を指定したうえで「閲覧のみ／編集可」などの権限を切り替えられるため、最初は限られたメンバーだけでファイルを作成・編集し、完成後は他メンバーには閲覧のみを許可して周知するなど、業務フェーズに合わせた柔軟な共有設計ができます。

一方で、OneDrive の権限管理は複雑になりがちで、誤って社外へ情報が漏洩するリスクを懸念する声も少なくありません。そのため、企業のセキュリティ方針として外部共有機能そのものを無効化する運用もみられます。

外部共有を無効化すると、取引先や協力会社とのファイルのやり取りに支障が出てしまいます。そこで、AvePoint が提供する「DenshoBako for IT」を活用すれば、OneDrive や SharePoint の外部共有を OFF にしたまま、Microsoft 365 上のファイルを安全かつ簡単に外部へ送信できます。