Power Automate で Outlook の操作を自動化する方法を操作別に解説

Microsoft 社が提供する Microsoft 365 を利用していくなかで、より効率的かつ迅速に業務を進めたいと思った際、高い効果を発揮するのが Power Automate です。

本記事では、 Power Automate の概要を紹介したうえで、特に Outlook の操作を自動化する方法についてお伝えします。日々メールの管理が煩雑化している方はぜひ、参考にしてください。

Power Automate とは

Power Automate とは、 Microsoft 社が提供する RPA ツールです。 RPA とはロボティック・プロセス・オートメーションの略称で、パソコン上で動作するシステムやツールの動きを習得し、作業を自動化するソフトウェアロボットです。

通常、ソフトウェアに作業をさせるシステムを作成する場合、プログラミング知識が欠かせません。しかし、 Power Automate はノーコード・ローコードツールのため、プログラミング知識がない方であっても容易にシステムの作成が可能です。

また、 Power Automate は Word 、 Excel 、 Outlook 、 Teams などのほか、Dynamics 365 、 Salesforce など外部サービスとの連携も行えます。

Power Automate で Outlook の操作を自動化することでできることとは？

Power Automate を活用すれば、 Outlook の操作を自動化することも可能です。具体的には次のような操作を自動化できます。

メールに添付されたファイルを自動で保存する
週次、月次報告や日報などあらかじめ決まっている特定のメールを自動で送信する
重要な客先からのメールを見逃さないよう、通知を受け取る
定例会議やミーティングなど定期的に行われる連絡事項を自動化する
顧客からの問い合わせや資料請求など受信内容に応じて自動で返信をする

Power Automate によるメール業務の自動化については次の記事もご参考ください。

Power Automate で Outlook の操作を自動化する方法

ここからは、実際に Power Automate を使って Outlook の操作を自動化する方法について見ていきましょう。ここでは、 Outlook の起動と終了、メッセージの取得、応答、送信、保存、処理の方法について解説します。

Outlookを起動する・終了する

Outlook での操作を自動化させるには、まず Outlook を起動させる必要があります。具体的な方法は次のとおりです。

1. Power Automate を起動する
2. 画面左側に表示されるメニューの「 Outlook 」から「 Outlook を起動します」を選択する
3. この後、 Outlook で行うさまざまな操作を自動化するためのインスタンス「%OutlookInstance% 」と入力して「保存」をクリックする

すべての操作を終え、 Outlook を終了させる際の方法は次のとおりです。

1. 画面左側に表示されるメニューの「 Outlook 」から「 Outlook を閉じます」を選択する
2. OutLook インスタンスの欄に「 %OutlookInstance% 」と入力して「保存」をクリックする

メッセージを取得する

メッセージを取得する方法は次のとおりです。

1. 画面左側に表示されるメニューの「 Outlook 」から「 Outlook からメールメッセージを取得する」を選択する
2. 下記のようにパラメータの選択をする
  - Outlook インスタンス：%OutlookInstance%
  - アカウント：自身の Microsoft ・ Outlook のメールアカウント
  - メールフォルダー：取得したいメッセージが入るフォルダ、もしくは「受信トレイ」
  - 取得：すべてのメールメッセージ
3. 特定の相手や特定のテキストが含まれるメールを取得するのでなければ、以上を選択して「保存」をクリックする

メッセージに応答する

取得したメッセージに対して応答する方法は次のとおりです。

1. 画面左側に表示されるメニューの「 Outlook 」から「 Outlook メッセージに応答」を選択する
2. 応答アクション：返信・全員に返信・転送から選択下記のようにパラメータを選択する
  - Outlook インスタンス： %OutlookInstance%
  - アカウント：応答したい相手のメールアカウント
  - メールメッセージ： %RetrievedEmails%
  - 応答アクション：返信・全員に返信・転送から選択
3. 「本文」に応答する内容を記載して「保存」をクリックする

添付ファイルがある場合は、「貼付ファイル」の箇所にファイルのパスを入力します。

メッセージを送信する

作成したメッセージを送信する方法は次のとおりです。

1. 画面左側に表示されるメニューの「 Outlook 」から「 Outlook からのメールメッセージの送信」を選択する
2. 下記のようにパラメータを選択する
  - Outlook インスタンス： %OutlookInstance%
  - アカウント：自身の Microsoft ・ Outlook のメールアカウント
  - メールメッセージの送信元：アカウント
  - 宛先：送信する相手のメールアカウント
3. 最後に「件名」と「本文」を入力して「保存」をクリックする

なお、添付ファイルがある場合は、「貼付ファイル」の箇所にファイルのパスを入力します。

メッセージを保存する

取得したメッセージを保存する方法は次のとおりです。

1. 画面左側に表示されるメニューの「 Outlook 」から「 Outlook メールメッセージの保存」を選択する
2. 下記のようにパラメータを選択する
  - Outlook インスタンス： %OutlookInstance%
  - アカウント：保存するメッセージのあるアカウント
  - 保存するメールメッセージ： %RetrievedEmails%
  - 保存形式： txt や msg など複数の選択肢から選択
  - ファイル名：規定値もしくはカスタムのどちらかを選択
3. 以上を選択して保存する場所のパスを入力したら「保存」をクリックする

メッセージを処理する

取得したメッセージを「削除」「フォルダーに移動」「未読」など処理する方法は次のとおりです。

1. 画面左側に表示されるメニューの「 Outlook 」から「 Outlook でメールメッセージを処理」を選択する
2. 下記のようにパラメータを選択する
  - Outlook インスタンス： %OutlookInstance%
  - アカウント：処理をしたいメッセージのあるアカウント
  - 処理するメールメッセージ： %RetrievedEmails%
  - 操作：削除や未読、移動などから選択
  - メールフォルダ―：「操作」で移動を選択した場合は移動先フォルダーを入力
3. 以上を選択して「保存」をクリックする

Power Automate でメール業務を効率化しよう

Power Automate は Microsoft 社が提供する RPA ツールであり、 Microsoft 365 のツールで行う操作を自動化し、効率的な業務を実現します。

今回、 Microsoft 365 のなかでも特に頻繁に利用する Outlook の操作を自動化する方法を紹介しました。日々、送受信を繰り返すメール業務も Power Automate を利用すれば大幅な効率化が実現し、より生産性の高い業務に集中できるようになります。

Microsoft 365 を利用していて効率化を検討されている際は、ぜひ、Power Automate の利用を検討してみてはいかがでしょうか。